Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaub in einem System

Ja. Neukunden, die bis zum 31. Dezember 2026 buchen, nutzen die ITN-Zeiterfassung 7 Monate lang kostenlos, gerechnet ab dem Buchungsmonat. Wer im Oktober 2026 bucht, zahlt also erstmals im Mai 2027. In den kostenlosen Monaten steht der volle Funktionsumfang der Zeiterfassung zur Verfügung — es ist keine abgespeckte Testversion. Danach gilt der reguläre Preis von 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat, für kirchliche, gemeinnützige und öffentliche Arbeitgeber 1,00 €, jeweils zzgl. MwSt. Kostenlos ist dabei ausschließlich die Nutzung der ITN-Zeiterfassung. Die Zusatzmodule Projektzeit und ITN Service sind nicht Teil der Aktion und werden auch in diesen Monaten berechnet: Projektzeit 1,90 €, ITN Service 1,90 €, jeweils pro Benutzer und Monat zzgl. MwSt.; ebenso ausgenommen sind feste Terminals, Zubehör und die Einrichtungshilfe, die unabhängig von der Aktion berechnet werden.

Sie können jederzeit innerhalb der sieben Monate kündigen, danach monatlich — eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Wer nicht kündigt, nutzt die Anwendung zum regulären Preis weiter: 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat, für kirchliche, gemeinnützige und öffentliche Arbeitgeber 1,00 €, jeweils zzgl. MwSt. Ihre erfassten Zeiten, Modelle und Auswertungen bleiben dabei erhalten; es ist kein Umzug und keine Neueinrichtung nötig.

Die Nutzung kostet 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. Abgerechnet wird monatlich nachträglich, und es zählt der Höchststand gleichzeitig freigeschalteter Benutzer im Monat — der Administrator zählt mit, deaktivierte und ausgetretene Mitarbeiter kosten ab dem Folgemonat nichts mehr. Alle Funktionen der Zeiterfassung sind enthalten; dazubuchbar sind die Zusatzmodule Projektzeit für 1,90 € und ITN Service für 1,90 €, jeweils pro Benutzer und Monat zzgl. MwSt. Auf Wunsch richten wir die Anwendung gemeinsam mit Ihnen ein und begleiten Sie telefonisch — die Einrichtungshilfe kostet einmalig 250 € pauschal zzgl. MwSt. Feste Terminals werden separat kalkuliert. Bei einer Buchung bis zum 31. Dezember 2026 ist die Zeiterfassung in den ersten 7 Monaten ab dem Buchungsmonat kostenlos; die Zusatzmodule Projektzeit und ITN Service sind nicht Teil der Aktion.

Nein. Die Schichtplanung gehört zur ITN-Zeiterfassung und ist im Preis von 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat enthalten — sie ist kein Zusatzmodul, es gibt keine höhere Paketstufe und keine gesonderte Lizenz. Sie sitzt im selben Programm wie Stempelungen, Urlaub und Lohnexport und rechnet mit denselben Zahlen.

Je Schicht werden Langname und Kürzel, Beginn, eine Toleranz in Minuten und eine Farbe hinterlegt — eine Frühschicht um 6:00 mit 25 Minuten Toleranz wird bei jedem Kommen zwischen 5:35 und 6:25 erkannt. Auf Wunsch kommen ein geplantes Ende mit Pause, eine Toleranz vor dem Schichtende und eigene Zuschläge der Schicht dazu; mit dem geplanten Ende steht in der Planung neben jedem Namen „geplant / Ziel“. Für rollierende Dienste bekommt jeder Mitarbeiter ein Schichtmuster: ein Wochenraster über bis zu zwölf Wochen, das sich danach wiederholt. „Automatisch vorbelegen“ erzeugt daraus den Monatsplan, nach einer Vorschau und auf Knopfdruck; von Hand lässt sich anschließend jeder Tag grafisch im Raster ändern. Beim Stempeln entscheidet die Uhrzeit, welche Schicht jemand tatsächlich arbeitet.

Die Planung bleibt sichtbar stehen und die tatsächliche Schicht tritt daneben — im Raster rot umrandet, in der Handy-App als ≠. Gerechnet wird immer nach der tatsächlich gearbeiteten Schicht: Wer nachts arbeitet, bekommt den Nachtzuschlag, auch wenn er für die Frühschicht eingeteilt war. Wer eingeplant ist und gar nicht kommt, bekommt das Soll der geplanten Schicht, sofern die Schicht ein eigenes Arbeitszeitmodell hat — ein Fehltag in einer Sechs-Stunden-Schicht mit eigenem Modell ergibt also sechs Stunden Minus, nicht acht. Ohne eigenes Modell der Schicht, dem Regelfall, bleibt es beim persönlichen Soll.

Ja. Für kirchliche, gemeinnützige und öffentliche Arbeitgeber kostet die Nutzung 1,00 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. — das gilt für Landeskirchen, Bistümer und Kirchengemeinden ebenso wie für Freikirchen. Sprechen Sie uns an, dann klären wir kurz, ob Ihre Einrichtung darunter fällt.

Nein. Gestempelt werden kann im Browser am Arbeitsplatz, mit der Handy-App, an einem gemeinsam genutzten Tablet als PIN-Terminal oder an einem festen Terminal. Sie entscheiden je Standort und Mitarbeitergruppe, welcher Weg passt — auch mehrere gleichzeitig.

Ja, auf allen dreien. Die ITN-Zeiterfassung ist eine Web-Anwendung und wird in einem aktuellen Browser bedient — Edge, Chrome, Firefox oder Safari. Es gibt nichts zu installieren und keine Version, die zum Betriebssystem passen muss. Am Smartphone kommen iOS und Android dazu, als PWA ohne App-Store, und für das PIN-Terminal genügt ein beliebiges Tablet mit Browser.

Nein. Weder auf den PCs noch auf den Telefonen wird Software installiert, und auf Ihren Servern läuft nichts. Die Anwendung wird als gehostete Cloud in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben, der Zugriff erfolgt über HTTPS im Browser.

Ja. Die Handy-App wird im Browser geöffnet und als PWA zum Startbildschirm hinzugefügt — ohne App-Store und ohne Rollout durch die IT. Nach der Anmeldung registriert sich das Gerät und muss vom Administrator freigegeben werden; erst danach erscheinen die Kacheln zum Stempeln.

Beim Stempeln über die Handy-App ist der Standort Pflicht. Zusätzlich lassen sich erlaubte Orte hinterlegen, gegen die der Standort geprüft wird. Die Stufe — aus, nur markieren oder blockieren — gilt für das ganze Konto, getrennt für Handy und PC. Einzelne Benutzer oder Geräte lassen sich von der Prüfung ausnehmen oder auf bestimmte erlaubte Orte beschränken. Ist die Ortung zu ungenau, wird der Stempel mit einem Hinweis abgelehnt.

Ja. Ohne Verbindung werden Stempel lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit ihrer originalen Uhrzeit übertragen. Jeder Eintrag zeigt seinen Status, damit erkennbar bleibt, was schon übertragen ist und was noch wartet.

Ja. Die Daten jeder Firma sind vollständig voneinander getrennt, und innerhalb einer Firma lassen sich Gruppen bilden, denen Bearbeiter mit eigenen Rechten zugeordnet werden. So pflegt eine Standortleitung die Zeiten ihres Bereichs und sieht dessen Konten und Auswertungen, die Zentrale das Ganze.

Über die Berichte und den Export. Der Monatsabschluss lässt sich als Übersicht je Mitarbeiter ausgeben, dazu Tagesdetails und ein eigener Bericht über die Zuschläge — als PDF, als CSV oder direkt per E-Mail an das Lohnbüro. Für die Lohnabrechnung gibt es die DATEV-Importdatei mit Lohnarten und Personalnummern und für jedes andere Lohnprogramm die Lohnübersicht als CSV oder PDF. Wer ausgetreten ist, steht darin bis einschließlich seines Austrittsmonats.

Ja. Die Export-Seite erzeugt eine Importdatei für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt, aufgebaut nach den Schnittstellenbeschreibungen von DATEV; Ihr Lohnbüro liest sie in sein Lohnprogramm ein. Die Lohnarten-Nummern für Stunden und Abwesenheiten stehen in den Einstellungen, die Lohnart eines Zuschlags steht direkt am Zuschlag, und die Personalnummer pflegen Sie je Benutzer. So landen die exportierten Werte im Lohnprogramm auf den richtigen Lohnarten. Für jedes andere Lohnprogramm gibt es die Lohnübersicht als CSV oder PDF.

Ja. Arbeitszeitmodelle kennen unterschiedliche Soll-Typen, Pausenregeln je Wochentag — gesetzlich, pauschal, gestaffelt oder als Pausenfenster zu festen Uhrzeiten —, Kernzeiten und Stempelfenster. Auf Wunsch zählt Aus- und Einstempeln zwischendurch als Pause. Das Gleitzeitkonto läuft mit und kann gekappt werden. Übernachtschichten werden korrekt dem richtigen Tag zugeordnet. Feiertage lassen sich als ganzer Tag, halber Tag oder mit festen Stunden frei werten — etwa Heiligabend als halber Tag.

Ja. Zuschlagsarten werden mit ihrem Anspruchsfenster hinterlegt — etwa nachts, an Sonn- und Feiertagen — und dann automatisch aus den Stempelungen ermittelt. Zugeordnet werden sie im Arbeitszeitmodell oder direkt an einer Schicht; steht derselbe Zuschlag an beiden Stellen, zählt er einmal. Je Zuschlag lässt sich festlegen, ob er ausgezahlt oder als Zeit gutgeschrieben wird. Dazu kommt auf Wunsch eine feste Pauschale je Schicht, etwa 20,00 € für jede Frühschicht: Sie wird immer als Lohn ausgewiesen und steht in den Berichten und der Lohnübersicht.

Abwesenheiten lassen sich in der Kalenderleiste direkt über die Tage aufziehen. Für die Gruppe gibt es eine Planungsansicht mit allen Mitarbeitern übereinander, Anträge werden auf dem Dashboard mit einem Klick genehmigt. Das Urlaubskonto zeigt Anspruch, genommene, geplante und frei verplanbare Tage. Ein halber Urlaubstag zählt 0,5 Tage und schreibt den halben Tageswert gut, die andere Hälfte wird gestempelt. Wird Urlaub über einen Zeitraum eingetragen, werden ganze, freie Feiertage darin übersprungen. Neben Urlaub, Krank und Freistellung kennt die Anwendung Kind krank, Reha, Wiedereingliederung, Mutterschutz, Elternzeit, Dienstreise und Fortbildung, Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub, Gleitzeitausgleich und Berufsschule — Elternzeit zählt neutral, ohne Minus im Konto.

Ja, wenn Sie die AU-Kontrolle einschalten. Am Krankheitszeitraum gibt es dann einen Haken „AU liegt vor“; ab dem eingestellten Krankheitstag — Vorgabe ist der dritte Kalendertag — steht „AU fehlt“ in der Zeiterfassung, der Planung, auf dem Dashboard und in den Berichten, bis abgehakt ist. Krankmeldungen, die Ihr Lohnprogramm als eAU abgerufen hat, lassen sich als CSV hochladen und gelten dann von selbst als vorliegend. Sichtbar ist das nur für diejenigen, die Zeiten bearbeiten dürfen — Admins für alle Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Bearbeiter für ihre Gruppen.

Ja. Beschäftigte stellen ihre Meldungen selbst — am PC oder unterwegs mit der Handy-App. Möglich sind Urlaub — auch als halber Tag —, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Dienstreise und Fortbildung, Gleitzeitausgleich, die Korrektur einer vergessenen oder falschen Stempelzeit und das Storno eines bereits eingetragenen Tages. Bis zur Entscheidung ändert sich nichts am Zeitkonto; beantragter Urlaub erscheint im Raster der Gruppe als geplant.

Zuständig ist der für die Person benannte Vorgesetzte. Die Rolle Abteilungsleiter entscheidet für die eigenen Gruppen, je Gruppe lässt sich zusätzlich eine Vertretung hinterlegen. Wer keinen eigenen Vorgesetzten hat, landet beim Status Geschäftsleitung, den mehrere Personen haben können. Den eigenen Antrag genehmigt niemand selbst — auch ein Abteilungsleiter nicht.

Auf Wunsch verschickt die Anwendung E-Mails über Ihren eigenen Mailserver in beide Richtungen: an die Zuständigen, wenn eine Meldung eingeht, und an den Mitarbeiter — als Eingangsbestätigung beim Einreichen, sobald entschieden wurde, und wenn vorgemerkter Urlaub bestätigt wird. Unter jeder Meldung steht, ob die Mail verschickt wurde; „verschickt“ heißt: Ihr Mailserver hat sie angenommen. Ist keine Benachrichtigungs-Adresse hinterlegt, erscheint die Meldung einfach in der Web- und der Handy-App — ein Postfach ist dafür nicht nötig.

Ja. Mitteilungen gehen an eine Person, eine ganze Abteilung oder alle. Der Empfänger bestätigt mit „Gelesen“, und der Absender sieht unter „Gesendet“, wer sie zur Kenntnis genommen hat — auf Wunsch mit Namen und Zeitpunkt. Als wichtig gekennzeichnete Mitteilungen öffnen sich beim nächsten Start als Fenster, das sich nur mit einer Bestätigung schließen lässt. Auf Wunsch geht eine Mitteilung zusätzlich als E-Mail über Ihren eigenen Mailserver hinaus; eine Push-Nachricht aufs Handy gibt es nicht. Schreiben dürfen Administratoren und Geschäftsleitung, Abteilungsleiter und Bearbeiter für ihre Gruppen sowie benannte Vorgesetzte; alle übrigen haben ein Postfach. Es ist bewusst kein Chat — für Anträge gibt es das Antragswesen.

Ja. Änderungen an Zeiten und Entscheidungen über Anträge werden mit Person, Zeitpunkt und Begründung festgehalten und lassen sich auf einer eigenen Protokollseite mit Filtern einsehen. Gelöschte Stempel landen im Papierkorb statt im Nichts.

Ja. Für Auszubildende lassen sich Berufsschulzeiten je Schuljahr hinterlegen, damit Schultage bei Soll und Saldo richtig behandelt werden und nicht von Hand nachgepflegt werden müssen.

Die Anwendung wird als gehostete Cloud in einem Rechenzentrum in Deutschland betrieben, der Zugriff erfolgt über HTTPS. Jede Datenabfrage bleibt auf die eigene Firma begrenzt, Änderungen werden protokolliert.

Die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung berührt die Mitbestimmung. In der Praxis geht es dabei vor allem um die Ausgestaltung — etwa welche Wege genutzt werden und wie mit Standortdaten umgegangen wird. Technisch unterstützt die Anwendung das über abgestufte Bearbeiterrechte und Protokollierung. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall ziehen Sie bitte Ihre Rechtsberatung hinzu.

Ja, auf Anfrage. Wir zeigen die Anwendung nach Terminvereinbarung an Ihren eigenen Abläufen — das ist aussagekräftiger als ein Testzugang ohne Bezug zu Ihren Arbeitszeitmodellen. Wer danach bis zum 31. Dezember 2026 bucht, testet die Anwendung 7 Monate lang kostenlos im eigenen Betrieb — mit Ihren Modellen, Ihrer Belegschaft und einem echten Monatsabschluss.

Für den Browser genügt ein aktueller PC, für die App ein iPhone oder Android-Gerät, für das PIN-Terminal ein beliebiges Tablet. Wer mit Chip stempeln möchte, nutzt das RFID-Terminal: einen Raspberry Pi mit 7-Zoll-Touch-Display und Chip-Leser, der dieselbe Stempeluhr zeigt — Chip vorhalten genügt, wer ihn vergessen hat, nimmt die PIN. Feste Terminals von Datafox mit RFID-Chip oder Fingerabdruck liefern und richten wir ein und binden sie an die Anwendung an.

Ein Einrichtungsassistent führt in achtzehn Schritten hindurch — von den Firmendaten über Feiertage, Arbeitszeitmodelle und das Team bis zu Terminals und Lohnexport. Er prüft an Ihren echten Daten, was schon stimmt und was noch fehlt, etwa Mitarbeiter ohne Eintrittsdatum, jeweils mit Namen. „Zeig mir wo“ öffnet die richtige Seite und hebt den Knopf hervor, an dem es weitergeht. Was Sie nicht brauchen, lassen Sie mit „Will ich nicht“ bewusst aus. Jeder Schritt steht zusätzlich im öffentlichen Handbuch.

Es gibt keine Mindestlaufzeit. Gekündigt wird mit einer Frist von einem Monat zum Ende eines Kalendermonats.

Per E-Mail an support@itn-network.de, montags bis donnerstags von 9 bis 16 Uhr und freitags von 9 bis 13 Uhr. Die Verfügbarkeit der Anwendung liegt bei 98 % im Monatsmittel. Jeder Schritt der Einrichtung steht außerdem im öffentlichen Handbuch.

Ja, als dazubuchbares Zusatzmodul Projektzeit für 1,90 € pro Benutzer und Monat zzgl. MwSt. Es ist nicht im Grundpreis enthalten und nur zusammen mit der ITN-Zeiterfassung buchbar. Zeiten werden auf Kunde, Projekt und Tätigkeit gestempelt — am PC oder am Handy, mit Fahrten und Besuchsbericht samt Unterschrift. Dazu kommen ein Einsatzplan und der Projektbericht. Je Projekt lässt sich ein Budget in Stunden und/oder Euro mit Warnschwelle hinterlegen; der Projektbericht zeigt den Verbrauch als Ampel. Die kostenlosen Monate der Neukunden-Aktion gelten nicht für das Zusatzmodul — es wird von Anfang an berechnet.

Ja, das Zusatzmodul ITN Service für 1,90 € pro Benutzer und Monat zzgl. MwSt. — gezählt werden dieselben Benutzer wie bei der Zeiterfassung. Das Büro legt Einsätze an, verteilt sie per Ziehen auf Tage und Monteure, teilt die Fahrzeuge ein und hinterlegt wiederkehrende Wartungen als Serie. Die Monteure erfassen am Handy Zeiten, Fahrtzeit, Material und Arbeiten, auch ohne Netz; der Kunde unterschreibt auf dem Handy, und daraus entsteht der Servicebericht als PDF. Geprüfte Einsätze leiten Sie als CSV oder PDF für Ihre Rechnungssoftware aus. Die Projektzeit wird dafür nicht gebraucht. ITN Service ist nicht Teil der Neukunden-Aktion und wird von Anfang an berechnet.