Zeiterfassung, Schichtplanung und Urlaub in einem System

Ja. Neukunden, die bis zum 31. Dezember 2026 buchen, nutzen die ITN-Zeiterfassung 7 Monate lang kostenlos, gerechnet ab dem Buchungsmonat. Wer im Oktober 2026 bucht, zahlt also erstmals im Mai 2027. In den kostenlosen Monaten steht der volle Funktionsumfang zur Verfügung — es ist keine abgespeckte Testversion. Danach gilt der reguläre Preis von 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat, für öffentliche Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen 1,00 €, jeweils zzgl. MwSt. Kostenlos ist dabei ausschließlich die Nutzung der Software; feste Terminals, Zubehör und die Einrichtung sind von der Aktion ausgenommen und werden unabhängig davon berechnet.

Sie können jederzeit innerhalb der sieben Monate kündigen, danach monatlich — eine Mindestlaufzeit gibt es nicht. Wer nicht kündigt, nutzt die Anwendung zum regulären Preis weiter: 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat, für öffentliche Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen 1,00 €, jeweils zzgl. MwSt. Ihre erfassten Zeiten, Modelle und Auswertungen bleiben dabei erhalten; es ist kein Umzug und keine Neueinrichtung nötig.

Die Nutzung kostet 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. Abgerechnet wird nach der Anzahl der eingerichteten Mitarbeiter, nicht nach Funktionsumfang — alle beschriebenen Funktionen sind enthalten. Terminals und die Einrichtung werden separat kalkuliert. Bei einer Buchung bis zum 31. Dezember 2026 sind die ersten 7 Monate ab dem Buchungsmonat kostenlos.

Nein. Die Schichtplanung gehört zur ITN-Zeiterfassung und ist im Preis von 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat enthalten — es gibt kein Zusatzmodul, keine höhere Paketstufe und keine gesonderte Lizenz. Sie sitzt im selben Programm wie Stempelungen, Urlaub und Lohnexport und rechnet mit denselben Zahlen.

Je Schicht werden Langname und Kürzel, Beginn, eine Toleranz in Minuten und eine Farbe hinterlegt — eine Frühschicht um 6:00 mit 25 Minuten Toleranz wird bei jedem Kommen zwischen 5:35 und 6:25 erkannt. Für rollierende Dienste bekommt jeder Mitarbeiter ein Schichtmuster: ein Wochenraster über bis zu zwölf Wochen, das sich danach wiederholt. „Automatisch vorbelegen“ erzeugt daraus den Monatsplan, nach einer Vorschau und auf Knopfdruck; von Hand lässt sich anschließend jeder Tag grafisch im Raster ändern. Beim Stempeln entscheidet die Uhrzeit, welche Schicht jemand tatsächlich arbeitet.

Die Planung bleibt sichtbar stehen und die tatsächliche Schicht tritt daneben — im Raster rot umrandet, in der Handy-App als ≠. Gerechnet wird immer nach der tatsächlich gearbeiteten Schicht: Wer nachts arbeitet, bekommt den Nachtzuschlag, auch wenn er für die Frühschicht eingeteilt war. Wer eingeplant ist und gar nicht kommt, bekommt das Soll des geplanten Tages — ein Fehltag in einer Sechs-Stunden-Schicht erzeugt sechs Stunden Minus, nicht acht.

Ja. Für öffentliche Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen kostet die Nutzung 1,00 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. Sprechen Sie uns an, dann klären wir kurz, ob Ihre Einrichtung darunter fällt.

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzuführen. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, dass die geplante Änderung des Arbeitszeitgesetzes noch nicht in Kraft ist. Stand: August 2026. Diese Angabe ist keine Rechtsberatung.

Nach der derzeitigen Rechtslage nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System zur Erfassung, schreibt aber keine elektronische Form vor. Eine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung ist Gegenstand der geplanten Novelle des Arbeitszeitgesetzes, die Stand August 2026 nicht in Kraft ist. Wer heute elektronisch erfasst, ist auf eine solche Änderung vorbereitet.

Nein. Gestempelt werden kann im Browser am Arbeitsplatz, mit der Handy-App, an einem gemeinsam genutzten Tablet als PIN-Terminal oder an einem festen Terminal. Sie entscheiden je Standort und Mitarbeitergruppe, welcher Weg passt — auch mehrere gleichzeitig.

Ja, auf allen dreien. Die ITN-Zeiterfassung ist eine Web-Anwendung und wird in einem aktuellen Browser bedient — Edge, Chrome, Firefox oder Safari. Es gibt nichts zu installieren und keine Version, die zum Betriebssystem passen muss. Am Smartphone kommen iOS und Android dazu, als PWA ohne App-Store, und für das PIN-Terminal genügt ein beliebiges Tablet mit Browser.

Nein. Weder auf den PCs noch auf den Telefonen wird Software installiert, und auf Ihren Servern läuft nichts. Die Anwendung wird als gehostete Cloud auf Infrastruktur in Deutschland betrieben, der Zugriff erfolgt über HTTPS im Browser.

Ja. Die Handy-App wird im Browser geöffnet und als PWA zum Startbildschirm hinzugefügt — ohne App-Store und ohne Rollout durch die IT. Nach der Anmeldung registriert sich das Gerät und muss vom Administrator freigegeben werden; erst danach erscheinen die Kacheln zum Stempeln.

Beim Stempeln über die Handy-App ist der Standort Pflicht. Zusätzlich lassen sich erlaubte Orte hinterlegen, gegen die der Standort geprüft wird — mit abgestuften Reaktionen, die Sie je Mitarbeitergruppe zuweisen. Ist die Ortung zu ungenau, wird der Stempel mit einem Hinweis abgelehnt.

Ja. Ohne Verbindung werden Stempel lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit ihrer originalen Uhrzeit übertragen. Jeder Eintrag zeigt seinen Status, damit erkennbar bleibt, was schon übertragen ist und was noch wartet.

Ja. Die Daten jeder Firma sind vollständig voneinander getrennt, und innerhalb einer Firma lassen sich Gruppen bilden, denen Bearbeiter mit eigenen Rechten zugeordnet werden. So sieht eine Standortleitung nur ihren Bereich, die Zentrale das Ganze.

Über die Berichte und den Export. Der Monatsabschluss lässt sich als Übersicht je Mitarbeiter ausgeben, dazu Tagesdetails und ein eigener Bericht über die Zuschläge. Für die Lohnabrechnung gibt es einen Export mit Lohnarten und Personalnummern.

Ja, für den Lohnexport steht eine DATEV-Anbindung zur Verfügung. Lohnarten und Personalnummern werden dafür in den Einstellungen zugeordnet, damit die exportierten Werte im Lohnprogramm auf den richtigen Konten landen.

Ja. Arbeitszeitmodelle kennen unterschiedliche Soll-Typen, Pausenregeln je Wochentag, Kernzeiten und Stempelfenster. Das Gleitzeitkonto läuft mit und kann gekappt werden. Übernachtschichten werden korrekt dem richtigen Tag zugeordnet.

Ja. Zuschlagsarten werden mit ihrem Anspruchsfenster hinterlegt — etwa nachts, an Sonn- und Feiertagen — und dann automatisch aus den Stempelungen ermittelt. Je Zuschlag lässt sich festlegen, ob er ausgezahlt oder als Zeit gutgeschrieben wird.

Abwesenheiten lassen sich in der Kalenderleiste direkt über die Tage aufziehen. Für die Gruppe gibt es eine Planungsansicht mit allen Mitarbeitern übereinander, Anträge werden auf dem Dashboard mit einem Klick genehmigt. Das Urlaubskonto zeigt Anspruch, genommene, geplante und frei verplanbare Tage.

Ja. Beschäftigte stellen ihre Meldungen selbst — am PC oder unterwegs mit der Handy-App. Möglich sind Urlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Dienstreise und Fortbildung, Gleitzeitausgleich, die Korrektur einer vergessenen oder falschen Stempelzeit und das Storno eines bereits eingetragenen Tages. Bis zur Entscheidung ändert sich nichts am Zeitkonto; beantragter Urlaub erscheint im Raster der Gruppe als geplant.

Zuständig ist der für die Person benannte Vorgesetzte. Die Rolle Abteilungsleiter entscheidet für die eigenen Gruppen, je Gruppe lässt sich zusätzlich eine Vertretung hinterlegen. Wer keinen eigenen Vorgesetzten hat, landet beim Status Geschäftsleitung, den mehrere Personen haben können. Den eigenen Antrag genehmigt niemand selbst — auch ein Abteilungsleiter nicht.

Auf Wunsch verschickt die Anwendung E-Mails in beide Richtungen: an die Zuständigen, wenn eine Meldung eingeht, und an den Mitarbeiter, sobald entschieden wurde. Ist keine Benachrichtigungs-Adresse hinterlegt, erscheint die Meldung einfach in der Web- und der Handy-App — ein Postfach ist dafür nicht nötig.

Ja. Mitteilungen gehen an eine Person, eine ganze Abteilung oder alle. Der Empfänger bestätigt mit „Gelesen“, und der Absender sieht unter „Gesendet“, wer sie zur Kenntnis genommen hat — auf Wunsch mit Namen und Zeitpunkt. Als wichtig gekennzeichnete Mitteilungen öffnen sich beim nächsten Start als Fenster, das sich nur mit einer Bestätigung schließen lässt. Schreiben dürfen Administratoren, Geschäftsleitung, Abteilungsleiter für ihre Abteilungen und benannte Vorgesetzte; alle übrigen haben ein Postfach. Es ist bewusst kein Chat — für Anträge gibt es das Antragswesen.

Ja. Änderungen an Zeiten und Entscheidungen über Anträge werden mit Person, Zeitpunkt und Begründung festgehalten und lassen sich auf einer eigenen Protokollseite mit Filtern einsehen. Gelöschte Stempel landen im Papierkorb statt im Nichts.

Ja. Für Auszubildende lassen sich Berufsschulzeiten je Schuljahr hinterlegen, damit Schultage bei Soll und Saldo richtig behandelt werden und nicht von Hand nachgepflegt werden müssen.

Die Anwendung wird als gehostete Cloud auf Infrastruktur in Deutschland betrieben, der Zugriff erfolgt über HTTPS. Jede Datenabfrage bleibt auf die eigene Firma begrenzt, Änderungen werden protokolliert.

Die Einführung eines Systems zur Zeiterfassung berührt die Mitbestimmung. Weil die Pflicht zur Erfassung selbst gesetzlich besteht, betrifft die Mitbestimmung vor allem die Ausgestaltung — etwa welche Wege genutzt werden und wie mit Standortdaten umgegangen wird. Technisch unterstützt die Anwendung das über abgestufte Bearbeiterrechte und Protokollierung. Für die rechtliche Bewertung im Einzelfall ziehen Sie bitte Ihre Rechtsberatung hinzu.

Ja, auf Anfrage. Wir zeigen die Anwendung nach Terminvereinbarung an Ihren eigenen Abläufen — das ist aussagekräftiger als ein Testzugang ohne Bezug zu Ihren Arbeitszeitmodellen. Wer danach bis zum 31. Dezember 2026 bucht, testet die Anwendung 7 Monate lang kostenlos im eigenen Betrieb — mit Ihren Modellen, Ihrer Belegschaft und einem echten Monatsabschluss.

Für den Browser genügt ein aktueller PC, für die App ein iPhone oder Android-Gerät, für das PIN-Terminal ein beliebiges Tablet. Feste Terminals von Datafox mit RFID-Chip oder Fingerabdruck liefern und richten wir ein und binden sie an die Anwendung an.