ITN-Zeiterfassung — Funktionen im Detail

Überblick & Zugangswege

Die ITN-Zeiterfassung ist eine mehrmandantenfähige Web-Anwendung. Kommen-, Gehen- und Pause-Stempel werden je Benutzer mit dem zugewiesenen Arbeitszeitmodell verrechnet; Soll, Ist, Pausen, Zuschläge und Saldo entstehen dabei automatisch. Gestempelt wird auf dem Gerät, das gerade zur Hand ist.

Welche Menüpunkte sichtbar sind, hängt von der Rolle ab: Mitarbeiter stempeln und sehen ihr eigenes Konto, Bearbeiter dürfen Zeiten bearbeiten (ggf. nur für zugeteilte Gruppen), Admins verwalten Benutzer, Modelle und Einstellungen und genehmigen Urlaub.

Dashboard — das Admin-Cockpit

Das Dashboard ist Startseite zum Stempeln und zugleich Überblick über den Betrieb. Mitarbeiter sehen ihre Tageskennzahlen, Admins zusätzlich offene Aufgaben und den Status der gesamten Belegschaft.

Kennzahlen & Stempeln

Oben stehen die Kacheln für den laufenden Tag: heute gearbeitet, Tages-Soll und Saldo sowie eine Resturlaub-Kachel mit den verbleibenden Tagen. An Feiertagen ist das Soll 0. Gestempelt wird über die großen Tasten, wobei nur die gerade zulässigen Aktionen aktiv sind — nach dem Einstempeln etwa Gehen und Pause. Eigene Stempelgründe (z. B. „Geht zum Arzt“) erscheinen als zusätzliche Tasten; darunter stehen die heutigen Stempelungen samt Quelle.

Offene Aufgaben für Admins

Für Admins ergänzt das Dashboard eine Betriebsübersicht. Offene Zeitenmeldungen stehen als Kennzahl und Karte bereit und lassen sich direkt genehmigen oder ablehnen; geplanter Urlaub wird mit einem Klick zu echtem Urlaub. Wer vergessen hat auszustempeln, taucht ebenso auf wie unvollständige Tage (Kommen ohne Gehen) und Saldo-Auffälligkeiten. Der Status der Terminals (online/offline) und anstehende Termine runden die Sicht ab.

Die beiden Fehlerlisten sind anklickbar: Ein Klick auf „vergessen auszustempeln“ oder eine unvollständige Tageszeile öffnet die Zeiterfassung mit ausgewähltem Mitarbeiter, gesetztem Monat und hervorgehobenem Tag — der Fehler ist also mit einem Klick erreicht statt gesucht.

Anwesenheit nach Gruppen

Eine Übersicht zeigt je Gruppe, wer gerade anwesend ist. So lässt sich mit einem Blick erkennen, ob eine Abteilung vollständig da ist.

Genehmigter Urlaub verschwindet erst nach kurzer Zeit aus der Liste, sobald die Übersicht neu lädt.

Zeiterfassung — die Monatsansicht

In der Zeiterfassung prüfen und korrigieren Bearbeiter die Zeiten eines Mitarbeiters Monat für Monat. Nach der Auswahl von Gruppe und Benutzer wird der aktuelle Monat geladen; über die Pfeile oder das Feld oben wechselt man den Monat. Das Prinzip der Seite ist die nachvollziehbare Berechnung: neben jeder Tageszeile steht, wie eine Zahl zustande kommt.

Kontokarte im Monatskopf

Die Kontokarte fasst das Zeitkonto zusammen. Der Monatssaldo zeigt die Gleitzeit inklusive Übertrag aus dem Vormonat, wobei nur die Tage bis heute zählen — künftige Solls wirken nicht als Minus. Der Resturlaub ergibt sich aus dem Verfügbaren (Anspruch + Übertrag Vorjahr + Korrekturen) abzüglich der genommenen Tage; ein Link führt zum zugewiesenen Arbeitszeitmodell.

„Urlaub geplant/zukünftig“ und der frei verplanbare Rest ergeben sich aus dem Rest abzüglich des noch nicht genehmigten geplanten Urlaubs. Geplanter Urlaub wird erst bei der Genehmigung vom Konto abgezogen.

Kalenderleiste — Abwesenheiten malen

Über der Tagesliste liegt eine Kalenderleiste. Nach Wahl eines Werkzeugs (Urlaub geplant, Urlaub, Krank, Freistellung oder Radierer) zieht man mit der Maus über die Tage und trägt Abwesenheiten flächig ein. Modell-freie Tage werden beim Ziehen übersprungen; „Link“ springt vom angeklickten Tag nach unten zur passenden Tageszeile.

Transparente Tagesberechnung

Jede Tageszeile zeigt links die Stempelungen mit ihrer Herkunft, in der Mitte die Berechnung — abgezogene Pause nach der Modellregel, Tages-Soll, Ist und Differenz — und rechts die Korrekturen und Fehlzeitengründe. Nichts ist versteckt: Man sieht, welche Pausenregel griff und wie der Saldo entstand. Die Herkunft der Stempel ist an Symbolen erkennbar (🌐 Web, 🖥️ Kiosk, 📍 Handy, ✍️ manuell, ✏️ nachträglich geändert); unvollständige Stempelungen werden als Stempelfehler markiert.

Stempel nachtragen & korrigieren

Je Tag lassen sich Stempel korrigieren, löschen oder mit „+ Stempel“ nachtragen. „+ Grund“ trägt eine echte Abwesenheit ein — ganztags oder mit Uhrzeit von–bis (= halber Tag). Ein vergessener Urlaubstag gehört als „+ Grund → Urlaub“ eingetragen, nicht als Saldenkorrektur.

Saldenkorrekturen

Über „+ Saldenkorrektur“ stehen drei Arten bereit. Zeit bucht ± Stunden/Minuten wahlweise für den Tag oder den Monat und wirkt auf Ist und Saldo. Urlaub bucht ± Tage aufs Urlaubskonto (etwa −Auszahlung oder +Sonderurlaub); solche Buchungen zählen nicht als genommener Tag und erscheinen nicht im Lohnexport. Krank bucht ± gezählte Kranktage und erscheint in Berichten und Export.

Papierkorb für gelöschte Stempel

Das ✕ an einer Stempelung löscht nicht endgültig, sondern verschiebt sie in den Papierkorb. Tage mit gelöschten Stempeln zeigen links an der Tageszeile einen gelben Balken; ein Klick darauf öffnet das Fenster zum Wiederherstellen — je Eintrag oder „Alle wiederherstellen“.

Endgültig entfernt werden gelöschte Stempel erst nach der in den Einstellungen festgelegten Papierkorb-Frist (0 = nie).

Urlaub & Abwesenheiten

Urlaub, Krankheit und Freistellung werden grafisch im Kalender geplant — für einzelne Mitarbeiter wie für ganze Gruppen — und wirken direkt auf Konto und Berechnung. Ein Urlaubskonto je Mitarbeiter hält Anspruch, Übertrag und Rest fest.

Grafisch eingeben: Abwesenheiten einfach aufziehen

Die Eingabe kommt ohne Formulare aus: In der Kalenderleiste wird das gewünschte Werkzeug gewählt — Urlaub (geplant), Urlaub, Krank, Freistellung bezahlt/unbezahlt oder der Radierer — und anschließend mit der Maus über die Tage gezogen. Die Spanne färbt sich sofort ein (Urlaub grün, geplant schraffiert, Krank rot, Freistellung gelb), das Konto rechnet unmittelbar mit; der Radierer entfernt eine Markierung genauso schnell wieder.

Die ganze Gruppe auf einen Blick: Planung

Die Seite Planung zeigt den Kalender einer ganzen Gruppe — jede Person eine Zeile, jeder Tag eine Spalte. Urlaub, geplante Anträge und Krankheitstage aller Mitarbeiter liegen farbig nebeneinander, sodass Überschneidungen und Engpässe (etwa zwei Verkäuferinnen in derselben Woche) sofort ins Auge fallen. Auch hier wird direkt in der Ansicht geplant, nicht in Listen.

Beantragen statt zurufen

Beschäftigte können Urlaub und die übrigen Abwesenheiten selbst beantragen — am PC oder mit dem Handy. Bis zur Entscheidung ändert sich nichts an den Zeiten; beantragter Urlaub erscheint lediglich als „geplant“ im Raster. Der ganze Ablauf steht im Kapitel Antragswesen.

Genehmigen mit einem Klick

Geplanter Urlaub erscheint als offener Antrag im Dashboard. Die zuständige Person sieht Mitarbeiter, Gruppe, Zeitraum und Tagesanzahl und genehmigt mit einem Klick — aus der Vormerkung wird gezählter Urlaub.

Urlaubsdatenaustausch mit Ihrem Mailserver

Ist die Kalender-Anbindung an den Firmen-Mailserver aktiviert, trägt die Zeiterfassung jede ganztägige Abwesenheit automatisch als Termin in den persönlichen Kalender des Mitarbeiters ein. Geplanter Urlaub erscheint dort als vorläufiger Termin; mit der Genehmigung wird derselbe Termin automatisch auf bestätigt gesetzt — und beim Entfernen der Abwesenheit auch wieder aus dem Kalender gelöscht. So sehen Mitarbeiter ihren Urlaub direkt im Mail-Programm, am Handy oder im Webmail, ohne etwas doppelt zu pflegen. Die Anbindung ist freiwillig und wird je Mitarbeiter mit eigenem, verschlüsselt gespeichertem App-Passwort eingerichtet.

Abwesenheitsarten

• Urlaub geplant: Vormerkung, die noch keine Wirkung aufs Konto hat und erst mit der Genehmigung zu echtem Urlaub wird.
• Urlaub: genehmigter, gezählter Urlaubstag; Halbtage in Schritten von 0,5.
• Krank: Krankheitstag, ganztags oder mit Uhrzeit von–bis.
• Freistellung bezahlt oder unbezahlt: bezahlt deckt das Tages-Soll (Saldo 0), unbezahlt deckt es nicht und wird nur dokumentiert.
• Dienstreise / Fortbildung: bezahlt, deckt das Tages-Soll.
• Sonderurlaub: bezahlt, deckt das Soll — zählt aber nicht als genommener Urlaubstag.
• Unbezahlter Urlaub: das Soll bleibt stehen, der Tag ist dokumentiert.
• Gleitzeitausgleich: abgebummelt — das Minus des Tages zehrt den angesparten Gleitzeitstand ab.
• Berufsschule: wird aus dem Schulplan des Azubis erzeugt (eigenes Kapitel).

Bei einer bezahlten ganztägigen Abwesenheit ohne Stempelung gilt der Tag als abgedeckt: Ist = Soll, Saldo 0, keine Pause. Wurde an einem solchen Tag dennoch gearbeitet (etwa Urlaub nachträglich auf einen bestempelten Tag eingetragen), zählt die geleistete Zeit zusätzlich, und der Urlaubstag bleibt im Konto verbraucht.

Urlaubskonto

Das Urlaubskonto weist Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr und Rest aus. Der Rest ergibt sich als Anspruch zuzüglich Übertrag abzüglich der genommenen Tage; der Übertrag läuft rekursiv ins Folgejahr, ein automatischer Verfall findet nicht statt. Genommen werden echte Urlaubstage gezählt, Halbtage mit 0,5.

Datierter Anspruchs-Verlauf

Ändert sich der Anspruch — etwa drei Tage mehr ab einem bestimmten Jahr —, wird statt des einfachen Jahreswerts der Anspruchs-Verlauf gepflegt („ab Jahr X: N Tage“). Jedes Jahr rechnet dann mit seinem damaligen Wert; Vorjahre und Überträge bleiben korrekt. Ist ein Verlauf gepflegt, gilt ausschließlich er, das einfache Feld bleibt ohne Wirkung. Über Saldenkorrekturen lassen sich einzelne Tage gutschreiben oder abziehen (z. B. Sonderurlaub, Auszahlung).

Antragswesen — Urlaub, Korrekturen, Genehmigung

Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise, Gleitzeitausgleich, eine vergessene Stempelzeit oder ein Storno: Die Beschäftigten melden das selbst — am PC oder unterwegs mit dem Handy. Bis zur Entscheidung ändert sich nichts an den Zeiten; genehmigt die Leitung, trägt das Programm die Änderung ein und hält fest, wer sie entschieden hat. Der Zettel auf dem Schreibtisch und die Rückfrage per Zuruf entfallen.

Melden

Eine Meldung besteht aus Art, Zeitraum und Grund. Für den Grund stehen die häufigen Fälle zur Auswahl (vergessen zu stempeln, falsche Zeit, doppelt gestempelt, Terminal nicht erreichbar, Arzttermin, Dienstgang); freier Text bleibt möglich. Bei einer Zeitenkorrektur zeigt das Formular die Stempelungen des gewählten Tages: Ein zu viel gesetzter Stempel wird gestrichen, eine fehlende Zeit über Art und Uhrzeit nachgetragen. Beantragter Urlaub erscheint sofort als „geplant“ im Raster — die Abteilung sieht also frühzeitig, wer weg möchte, ohne dass schon etwas gebucht wäre.

Entscheiden

Zuständig ist der benannte Vorgesetzte der Person; ist keiner hinterlegt, entscheidet die Geschäftsleitung, sonst die Administratoren. Offene Meldungen stehen als Kennzahl und Karte auf dem Dashboard und lassen sich dort direkt genehmigen oder mit Begründung ablehnen. Die eigene Meldung darf niemand selbst genehmigen — auch ein Abteilungsleiter nicht; dafür ist der Knopf gar nicht erst da.

Bei einer genehmigten Zeitenkorrektur prüft der Server vorher, ob sich der Tag seit dem Antrag verändert hat. Ist das der Fall, wird die Genehmigung abgelehnt statt eine veraltete Korrektur über eine neuere Änderung zu bügeln.

Zuständigkeiten

Die Rolle Abteilungsleiter pflegt die Zeiten ihrer Gruppen und entscheidet deren Meldungen, kommt aber an keine Verwaltungsseite. Je Gruppe lässt sich zusätzlich eine Vertretung hinterlegen, damit im Urlaub nichts liegen bleibt. Der Status Geschäftsleitung — für beliebig viele Personen vergebbar — entscheidet alle Meldungen ohne eigenen Vorgesetzten und gibt sonst keine Rechte: keine Verwaltung, keine fremden Zeiten. Wer selbst nur Mitarbeiter ist, kann keine Urlaube genehmigen; als Vorgesetzter steht deshalb nur zur Auswahl, wer entscheiden darf.

Auf Wunsch versendet das System E-Mails in beide Richtungen: an die Zuständigen, wenn eine Meldung eingeht, und an den Mitarbeiter, sobald entschieden wurde. Ist keine Benachrichtigungs-Adresse hinterlegt, erscheint die Meldung einfach in der Web- und der Handy-App — niemand braucht dafür ein Postfach.

Am Handy

In der Handy-App gibt es die Meldungen als eigene Kachel: stellen, im Stand verfolgen und zurückziehen. Entschieden wird bewusst nur am PC. Jede so beantragte Korrektur bleibt später erkennbar — in der Zeiterfassung trägt der Stempel den Hinweis „per Handy beantragt“ samt Namen des Genehmigenden.

Mitteilungen an die Mannschaft

„Die Anlieferung kommt morgen erst um 7 Uhr“ — solche Nachrichten liefen bisher über Telefonketten und private Messenger, an der Zeiterfassung vorbei und ohne Nachweis. Mitteilungen erreichen dieselben Leute im selben Programm: eine Person, eine ganze Abteilung oder alle. Der Empfänger bestätigt mit „Gelesen“, der Absender sieht, wer sie zur Kenntnis genommen hat. Bewusst einseitig — kein Chat, keine Diskussion; für Anträge gibt es das Antragswesen.

Schreiben darf, wer Verantwortung trägt

Administratoren und die Geschäftsleitung erreichen alle, Abteilungsleiter ihre eigenen Abteilungen (die hinterlegte Vertretung zählt mit), ein benannter Vorgesetzter zusätzlich die ihm zugeordneten Personen. In der Empfängerauswahl stehen ausschließlich Personen und Gruppen, die man auch erreichen darf. Alle übrigen Beschäftigten haben ein Postfach, aber keinen Schreibzugriff.

Normal oder wichtig

Eine normale Mitteilung wartet im Postfach; die Glocke in der Kopfzeile und die Kachel in der Handy-App zeigen die Zahl der ungelesenen. Eine als wichtig gekennzeichnete Mitteilung öffnet sich beim nächsten Start als Fenster, das sich nur mit „Gelesen“ schließen lässt — für den Fall, dass eine Nachricht wirklich jeden erreichen muss.

Nachweis statt Nachfragen

Unter „Gesendet“ steht bei jeder Mitteilung, wie viele Empfänger sie gelesen haben — auf Wunsch mit Namen und Zeitpunkt. So ist belegbar, wer die Information hatte. Eine Mitteilung lässt sich zurückziehen; sie verschwindet dann aus allen Postfächern. Jeder Versand steht mit Absender, Betreff und Empfängerzahl im Protokoll.

Auf dem Handy

In der Handy-App gibt es eine eigene Kachel mit Zähler der ungelesenen Mitteilungen. Es ist nichts einzurichten und nichts einzuschalten: Die Mitteilungen kommen mit den übrigen Daten in die App. Benachrichtigungen des Betriebssystems werden bewusst nicht verwendet — so gibt es keine Erlaubnis, die jemand verweigern könnte, und keine Nachricht auf dem Sperrbildschirm. Die zuletzt geladenen Mitteilungen bleiben auch ohne Netz lesbar.

Arbeitszeitmodelle

Ein Arbeitszeitmodell legt Soll-Zeit, Pausenabzug, Zuschläge und die Feiertagsregel fest — es ist das Rückgrat jeder Auswertung. Modelle werden unter Zeiterfassung → Modelle gepflegt.

Soll-Typen

• Je Wochentag: eigenes Soll pro Wochentag (z. B. Mo–Do 8,0 / Fr 6,0).
• Wochensoll: eine Wochenstundenzahl plus Auswahl der Arbeitstage; optional ein eigenes Tagessoll, der Rest wird gleichmäßig auf die übrigen Arbeitstage verteilt.
• Monats-Gleitzeit: ein Monatssoll, die tägliche Verteilung bleibt frei.
• Frei: kein Soll — die gesamte erfasste Zeit zählt.

Pausenregeln je Wochentag

Der Pausenabzug wird je Tag gewählt:

• Frei / gestempelt: es wird nur die tatsächlich gestempelte Pause abgezogen.
• Gesetzlich (ArbZG): mehr als 6 h ⇒ 30 min, mehr als 9 h ⇒ 45 min.
• Pauschal: fester Abzug je Tag.
• Stufen: gestaffelter Abzug je nach Arbeitsdauer.

Der tatsächliche Abzug ist stets das Maximum aus gestempelter und vorgeschriebener Pause; bei „gestempelt“ zählt nur die tatsächlich gestempelte Pause.

Feiertagsregel, Kernzeit & Stempelfenster

Über die Feiertags-Karte wird festgelegt, wie an Feiertagen gerechnet wird — meist Soll 0 zuzüglich der Feiertagszuschläge. Zusätzlich lassen sich eine Kernzeit, ein Stempelfenster (Kommt–Geht, mit Begrenzung der gewerteten Anwesenheit) und eine Karenz auf die erste Stempelung definieren.

Übernachtschichten

Läuft eine Schicht über Mitternacht (z. B. 22:00→06:00), so bestimmt eine Modell-Einstellung, welcher Kalendertag die Schicht trägt — standardmäßig der Geht-Tag, wahlweise der Kommt-Tag. Arbeitszeit und Pause der Schicht liegen ausschließlich auf diesem einen Trägertag; eine Doppelzählung ist ausgeschlossen. Ist der Trägertag laut Modell frei, zählt die Arbeit dort trotzdem als Plus (ggf. mit Sonntags-/Feiertagszuschlag).

Gleitzeitkonto & Kappung

Je Modell lässt sich das Gleitzeitkonto ein- oder ausschalten. Ist es aus, gibt es keinen Übertrag: Jeder Monat startet bei 0 und ein Monats-Überschuss wird als „zur Auszahlung“ ausgewiesen. Ist es an, wandert der Saldo aller Vormonate als Übertrag in den neuen Monat. Optional begrenzt eine Kappungsgrenze den Gleitzeitstand beim Monatswechsel — die Kappung wirkt nur nach oben.

Zuweisung je Mitarbeiter

Ein Modell wird je Benutzer und datiert zugewiesen: Es gilt ab einem Stichtag, frühere Zeiträume behalten ihr altes Modell. Der Verlauf steht in der Personalakte.

Ist einem Benutzer kein Modell zugewiesen, wird für ihn keine Soll-Zeit berechnet. Ein gelöschtes Modell wirkt rückwirkend auf alle damit ausgewerteten Zeiträume — das Löschen verlangt daher das Admin-Passwort.

Berufsschule für Auszubildende

Schultage, Blockwochen und Schulferien werden einmal je Schuljahr bei der Person hinterlegt — nicht am Arbeitszeitmodell. Daraus erzeugt das System die Schultage automatisch, rollend acht Monate im Voraus, und trägt sie bei eingerichtetem Kalender auch dort ein.

Ein ganzer Schultag gilt als Tagessoll erfüllt, der Saldo bleibt 0. Bei einem halben Schultag wird die Unterrichtszeit gutgeschrieben; die Arbeit danach kommt normal obendrauf. Feiertage, modellfreie Tage und bereits belegte Tage werden ausgelassen. In der Planung sind Schultage an eigener Farbe und Symbol zu erkennen — halbe Tage nur zur Hälfte gefüllt.

Fällt Unterricht aus, wird der Tag einfach herausradiert und kommt nicht von allein zurück; ein zusätzlicher Schultag lässt sich jederzeit von Hand setzen. Beim Schuljahreswechsel genügt ein neuer Eintrag ab Datum: Die vorausberechneten Tage des alten Rhythmus verschwinden ab diesem Tag samt Kalender-Terminen und werden nach dem neuen Plan aufgebaut — ohne Dubletten. Das Arbeitszeitmodell bleibt davon unberührt, es braucht also kein eigenes Modell je Lehrjahr.

Zuschläge

Zuschläge sind ein firmenweiter Katalog von Zeit- oder Geldvergütungen — Nacht, Sonntag, Feiertag, Überstunden oder eigene Arten —, der in den Arbeitszeitmodellen zugeordnet wird. Gepflegt wird er unter Zeiterfassung → Modelle → Zuschläge.

Arten & Anspruchsfenster

• Nacht / Sonntag / Feiertag: gelten in einem Von–Bis-Fenster; ein Fenster darf über Mitternacht reichen (z. B. 22:00–06:00), mehrere getrennte Fenster sind möglich.
• Überstunden: täglich als max(0, Ist − Soll); wöchentlich kumulativ.
• Eigene Zuschläge: frei anlegbar für betriebsspezifische Fälle.

Auszahlung oder Zeitgutschrift

Je Zuschlag wird die Wirkung festgelegt — Auszahlung als Geld oder Zeitgutschrift aufs Zeitkonto — sowie der Prozentsatz. Ein Zuschlag wirkt erst, wenn er im Arbeitszeitmodell einer Tageskarte zugeordnet ist; so können unterschiedliche Wochentage unterschiedliche Zuschläge tragen.

Die am Zuschlag hinterlegte Nummer entspricht der DATEV-Lohnart und hat Vorrang vor dem allgemeinen Lohnarten-Mapping unter Einstellungen → DATEV.

Berichte

Berichte werten Zeiten je Person oder Gruppe aus — für einen Monat oder eine freie Von–Bis-Spanne, als Tabelle, PDF und CSV. Die Wahl zwischen „Monat“ und „Zeitraum“ oben steuert alle Berichte der Seite.

Monatsübersicht

Der Einzelbericht in der Variante Monatsübersicht zeigt Tageszeilen mit Summen, dazu die Kennzahlen Übertrag, Ist, Soll, Differenz und Gleitzeitstand. Ausgewiesen werden außerdem Zuschläge als Bonus sowie Abwesenheits-Tage (Halbtage als 0,5, Krank inklusive Krank-Korrekturen). Der Gleitzeitstand gilt bis heute; eine Kappung wird ausgewiesen, sofern sie vorhanden ist.

Tagesübersicht

Die Variante Tagesübersicht listet die einzelnen Buchungen samt Berechnung. Im Tages-PDF wird das Kommen einer über Mitternacht laufenden Schicht dem Geht-Tag zugeordnet.

Zuschläge-Bericht

Die Variante Zuschläge zeigt je Tag Kommt, Geht, Soll und Ist und danach für jeden Zuschlag eine Spalte mit der zuschlagspflichtigen Zeit (nicht dem Bonus). Der Spaltenkopf nennt Name und Satz, z. B. „Nacht 25 %“; oben stehen alle Zuschläge des Zeitraums in einer Legende, unten die Summen. Kommt und Geht sind die erste und letzte Stempelung der Schicht; fällt das Gehen einer Nachtschicht auf den Folgetag, wird es mit „*“ markiert. Der CSV-Export enthält dieselben Spalten.

Gruppenbericht

Der Gruppenbericht stellt alle Mitarbeiter einer Gruppe mit Ist, Soll, Differenz, Übertrag und Abwesenheiten gegenüber. „PDF Übersicht“ fasst die Gruppe zusammen, „PDF Gesamtbericht“ bündelt die Einzelberichte aller.

Systemgruppen (Nicht aktive / Ausgetretene) erlauben nur Einzelberichte, keinen Gruppenbericht.

Lohnbüro & DATEV

Am Monatsende erzeugt die Export-Seite eine DATEV-Importdatei für die Lohnbuchhaltung — als Lohn & Gehalt (LuG, ASCII/CSV) oder als LODAS. Monat, Umfang (alle, eine Gruppe oder eine Person), Format und Ebene werden vor dem Download gewählt.

Was exportiert wird

• Ist-Stunden, Überstunden und Zuschläge.
• Urlaub, Krank und Freistellung als Tage (Halbtage 0,5).
• Ebene wahlweise nur Monatswerte oder Monats- plus Tageswerte.

Lohnarten & Personalnummern

Die Lohnarten-Nummern stammen aus den Einstellungen unter DATEV (samt Berater- und Mandantennummer); eine am Zuschlag hinterlegte Nummer hat Vorrang. Personalnummern werden je Benutzer gepflegt. Fehlen Lohnarten oder eine Personalnummer, erscheint eine Warnung, und die betroffenen Mitarbeiter werden übersprungen.

Mitglieder der Systemgruppen (Nicht aktive / Ausgetretene) werden nicht exportiert. Urlaubs-Konto-Korrekturen erscheinen nicht im Export — nur echte Urlaubstage; Krank-Korrekturen dagegen schon.

Handy-App

Die Handy-App läuft als installierbare PWA im Browser unter …/app — ohne App-Store und ohne IT-Rollout. Sie richtet sich an Beschäftigte, die dort stempeln, wo gearbeitet wird.

Installation & Geräte-Kopplung

Die App wird im Browser geöffnet und zum Startbildschirm hinzugefügt. Nach der ersten Anmeldung registriert sich das Gerät und zeigt eine Geräte-Nummer. Diese nennt der Mitarbeiter dem Administrator, der das Handy unter Verwaltung → Geräte einem Benutzer zuordnet und freigibt. Erst nach der Freigabe erscheinen die berechtigten Kacheln zum Stempeln und für die Berichte.

GPS-Pflicht

Beim Stempeln ist der Standort Pflicht; beim ersten Mal muss „Genauer Standort“ erlaubt werden. Ist die Ortung zu ungenau, wird der Stempel mit einem Hinweis abgelehnt — dann kurz warten und erneut versuchen.

Auf dem iPhone muss der Standort in den Einstellungen für Safari bzw. die Website auf „Erlauben“ stehen, sonst schlägt jedes Stempeln fehl.

Offline-Warteschlange

Ohne Verbindung werden Stempel lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit ihrer originalen Uhrzeit übertragen. Das gelingt auch, wenn die App vor dem Standort-Fix geschlossen wurde — sie holt das selbst nach. Jeder Eintrag zeigt seinen Status: übertragen ✓ oder wartet ⏳.

Zeitenmeldungen unterwegs

Eine eigene Kachel führt zu den Zeitenmeldungen: Urlaub und andere Abwesenheiten beantragen, eine vergessene Stempelzeit für einen einzelnen Tag nachtragen oder eine bereits eingetragene Abwesenheit stornieren. Der Stand jeder Meldung ist dort sichtbar, offene lassen sich zurückziehen; über die Monatswahl kommt man an ältere heran. Entschieden wird bewusst nur am PC.

Kontokarte & eigene Berichte

Die Startseite zeigt geleistete Stunden, Soll, Saldo, Resturlaub, geplanten bzw. zukünftigen Urlaub und den frei verplanbaren Rest. Über „Berichte“ ruft der Mitarbeiter seinen eigenen Monatsbericht direkt am Telefon ab.

Damit gepufferte Stempel ankommen, sollte die App gelegentlich mit Internet und aktivem Standort geöffnet werden.

Stempeluhr / Kiosk

Der Kiosk verwandelt ein Tablet in eine feste Stempeluhr für das ganze Team. Geöffnet wird er im Browser unter …/kiosk: Aktion antippen, persönliche PIN eingeben, fertig — die PIN identifiziert die stempelnde Person und ersetzt die Anmeldung.

Bedienung & Bestätigung

Nach dem Stempeln erscheint kurz eine Bestätigung mit Namen und dem aktuellen Zeitkonto (Gleitzeitstand, Ist/Soll). In der Marken-Ecke wird das Firmenlogo eingeblendet. Die Anzeigegröße skaliert die komplette Kiosk-Anzeige per Auswahl von Klein bis Extra groß und wirkt sofort — „Standard“ ist auf 8–9-Zoll-Tablets abgestimmt.

Eigene Berichte per PIN

Über das Berichts-Symbol und die eigene PIN sieht jede Person ihren eigenen Monats- oder Tagesbericht; es werden nur die eigenen Zeiten angezeigt.

Offline-Puffer & Einstellungen

Fällt das Netz aus, funktioniert das Stempeln weiter: Der Stempel wird mit seiner Original-Zeit auf dem Gerät gespeichert, die Bestätigung meldet „Gespeichert · kein Netz“. Sobald die Verbindung zurück ist, überträgt der Kiosk alle Stempel von selbst; eine Zeile auf dem Startbildschirm zeigt, wie viele noch warten. Beim ersten Start werden Terminal-ID und Secret aus der Verwaltung eingegeben; das Zahnrad öffnet nach Eingabe der Admin-PIN die Einstellungen, darunter die Vollbild-Sperre.

Für den unbeaufsichtigten Dauerbetrieb steht zusätzlich eine eigene Android-Kiosk-App mit Autostart bereit, die das Tablet nach dem Einschalten direkt in die Stempeluhr sperrt.

Datafox-Hardware-Terminals

Für Eingangsbereich, Produktion und Außenbereich stehen robuste RFID-Terminals der Datafox-EVO-Serie zur Verfügung. Sie lesen RFID-Chips — je nach Modell auch Fingerabdrücke — und melden jede Buchung direkt und verschlüsselt an den Server; der Browser ist nicht beteiligt, ein eigener Server vor Ort ist nicht nötig.

Chips, Biometrie & Zuordnung

Die Chips werden je Mitarbeiter als Transponder in der Personalakte hinterlegt (Nummer = Chip-UID); mehrere Chips je Person sind möglich, und „aktiv“ steuert, ob damit gestempelt werden darf. Bei Modellen mit Fingerprint-Sensor bleibt die biometrische Zuordnung im Gerät — es verlässt kein Fingerabdruck das Terminal. Fällt das Netz aus, puffert das Gerät die Buchungen und sendet sie später mit Original-Zeit nach.

EVO 2.8

Der kompakte Klassiker fürs Kommen und Gehen: 2,8-Zoll-Farbdisplay, robuste Tasten und RFID-Leser — die schlanke Lösung neben der Tür.

EVO 3.5 Pure Fingerprint

3,5-Zoll-Touchdisplay mit RFID plus biometrischer Identifikation per Fingerabdruck — stempeln ohne Chip und ohne PIN.

EVO 5.0 Pure

Großzügiges 5-Zoll-Touchdisplay mit frei gestaltbaren Tasten — viel Platz für klare Beschriftung, auf Wunsch mit Handschuh-Bedienung.

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten: Das Terminal wird in der App unter Verwaltung → Einstellungen → Terminals angelegt und erhält eine ID und ein Secret. Am Gerät wird als Zugang HTTP(S) mit Basic-Auth eingestellt — Benutzername = Terminal-ID, Passwort = Secret — und als Sende-Pfad /terminal/datafox mit der Mandanten-ID eingetragen. Die Seriennummer erscheint automatisch in der Terminal-Liste, sobald sich das Gerät erstmals gemeldet hat.

Anwesenheit live

Die Anwesenheits-Tafel zeigt in Echtzeit, wer gerade da ist. Sie eignet sich für Anwesenheits-Terminals und aktualisiert sich selbstständig.

Die Tafel gliedert sich in drei Spalten:

• Anwesend: aktuell eingestempelt, mit Uhrzeit seit wann.
• Fehlt (sollte da sein): Soll heute größer 0, aber nicht anwesend.
• Abwesend (kein Soll): heute ohne Tagessoll — frei, Urlaub oder Krank.

Über „Gruppe“ lässt sich die Anzeige einschränken. Die Sichtbarkeit einzelner Personen kann je Benutzer abgeschaltet werden.

Standortprüfung / Geofencing

Standorte definieren erlaubte Orte (Geofence), an denen per Handy oder PC-Widget gestempelt werden darf. Die Prüfung ist opt-in und standardmäßig aus; ohne Aktivierung dienen Standorte nur der Information.

Erlaubte Orte anlegen

Ein Standort besteht aus Name, Koordinaten und Radius. Die Koordinaten lassen sich aus einer Adresse ermitteln oder aus einem echten Handy-Stempel übernehmen (➕📍 in der Zeiterfassung). Als Toleranz gilt der Radius zuzüglich der aktuellen GPS-Genauigkeit (nach oben gedeckelt), damit ungenaue Ortungen nicht sofort abgelehnt werden.

Stufen & Zuweisung

Die Prüfung wird unter Einstellungen → Standort-Prüfung eingeschaltet, getrennt für Handy und PC-Widget. Je Kanal stehen drei Stufen zur Wahl: Aus (keine Prüfung), Nur markieren (Stempel wird zugelassen, aber mit ⚠️ gekennzeichnet) und Blockieren (Stempel außerhalb wird verhindert). Je Gerät lässt sich festlegen, ob es von der Prüfung ausgenommen ist (z. B. Außendienst) und auf welche erlaubten Standorte es beschränkt wird.

Offline erfasste Nachträge werden nie blockiert, sondern nur markiert. Normales Stempeln über das Dashboard bleibt grundsätzlich ungeprüft.

Protokoll — wer hat was geändert

Jede Änderung an Zeiten, Abwesenheiten, Stammdaten und Einstellungen wird mitgeschrieben. Das Protokoll zeigt Zeitpunkt, verantwortliche Person, Vorgang und betroffenen Mitarbeiter — und auf Klick die Einzelheiten, bei einer korrigierten Stempelung also auch den Wert davor.

Gefiltert wird nach Zeitraum, Bereich (Stempelungen, Abwesenheiten, Zeitenmeldungen, Benutzer, Einstellungen …) und Person; die gefilterte Liste lässt sich als CSV ausleiten. Vorgänge ohne Person stammen aus automatischen Läufen, etwa dem Leeren des Papierkorbs nach Ablauf der Frist.

Wer was sieht, ist eng gefasst: Administratoren sehen alle Vorgänge ihrer Firma, Abteilungsleiter nur die ihrer eigenen Gruppen, Mitarbeiter gar nichts. Das Protokoll ist eine Nachweis-Ansicht — Einträge lassen sich weder ändern noch löschen. Gelöschte Stempelungen holt man über den Papierkorb in der Zeiterfassung zurück.

Verwaltung & Sicherheit

Die Verwaltung bündelt Benutzer, Gruppen, Geräte, Terminals, Feiertage, Einstellungen und Lizenzen. Der Betrieb erfolgt als gehostete Cloud mit Zugriff per HTTPS in Deutschland.

Rollen & Zuständigkeiten

Es gibt vier Rollen: Mitarbeiter (stempeln, eigene Zeiten sehen, Meldungen stellen), Abteilungsleiter (zusätzlich Zeiten der eigenen Gruppen pflegen und deren Meldungen entscheiden, ohne Zugriff auf die Verwaltung), Admin und Superadmin. Dazu kommen Zusatzrechte wie „Zeiten bearbeiten“ (auf bestimmte Gruppen begrenzbar), „Einsatzplan sehen“ oder die Sichtbarkeit der Projekt-Kalkulation.

Für die Zeitenmeldungen lässt sich unabhängig davon der Status Geschäftsleitung vergeben — an beliebig viele Personen. Er entscheidet die Meldungen aller, für die kein eigener Vorgesetzter hinterlegt ist, und gibt sonst keine Rechte. Je Person kann ein Vorgesetzter benannt werden; zur Auswahl steht nur, wer selbst entscheiden darf.

Personalakte

Ein Klick auf den Namen öffnet die Personalakte. Über allem steht eine Kerndaten-Zeile (aktiv, Rolle, Gruppe, Arbeitszeitmodell, Resturlaub, Zuständigkeit), darunter fünf Register: Stammdaten (Anschrift, Eintritt und Austritt der Zeiterfassung, Urlaubsanspruch samt Anspruchs-Verlauf, interner Stundensatz), Konto & Zugang (Rolle, Rechte, Passwort, Kiosk-PIN), Zeitenmeldung & Schule (Zuständigkeit, Schulpläne), Erfassung (Standorte, Transponder, Kalender) und Dokumente (Memo, Dateiablage). Jede Karte trägt ein (i) mit der Erklärung ihrer Felder.

Gruppen & Bearbeiter-Rechte

Gruppen bündeln Beschäftigte für Ansicht und Auswertung; jeder Benutzer gehört zu genau einer Gruppe und wird per Drag & Drop verschoben. Zwei Systemgruppen — „Nicht aktive Mitarbeiter“ und „Ausgetretene Mitarbeiter“ — stehen stets als letzte zwei Gruppen und lassen sich nicht löschen oder umbenennen. Wer dorthin verschoben wird, dessen Konto wird deaktiviert (kein Login, kein Stempeln, keine Änderungen, kein Export) und zählt nicht mehr zur Lizenz.

Geräte & Terminals

Unter Geräte werden die Handys freigegeben, einem Mitarbeiter zugeordnet und in ihren Rechten eingestellt (Stempeln an/aus, maximale GPS-Ungenauigkeit, Standort-Ausnahmen). Terminals — Kiosk-Stempeluhren, Anwesenheits-Tafeln oder Datafox-Hardware — erhalten je eine ID und ein Secret zur Einrichtung am Gerät.

Feiertage & Einstellungen

Feiertage werden je Region importiert und um eigene, einmalige oder jährlich wiederkehrende Termine (z. B. Betriebsruhe) ergänzt; an einem Feiertag richtet sich das Soll nach der Feiertagsregel des Modells. Die Einstellungen bündeln Zeitzone und Datumsformat, die globalen Stempeltasten, die Papierkorb-Frist, die Standort-Prüfung sowie die Schnittstellen (DATEV, E-Mail/SMTP).

Lizenzen & Peak-Übersicht

Die Lizenzseite zeigt, wie viele Konten gleichzeitig aktiv sind. Maßgeblich ist der höchste Stand gleichzeitig aktiver Konten innerhalb eines Monats (Peak), nicht der Stand am Monatsende. Ausgewiesen werden der aktuelle Stand, der bisherige Monatshöchststand, die inaktiven Konten sowie ein Monatsverlauf und eine freie Zeitraum-Abfrage.

Mandantenfähigkeit & Betrieb

Die Anwendung ist mehrmandantenfähig; jede Datenabfrage ist mandantengebunden. Der Betrieb erfolgt als gehostete Cloud mit HTTPS-Zugriff in Deutschland. Für Mitarbeiter und Admins genügt ein aktueller Browser, für die Handy-App iPhone oder Android als PWA und für den Kiosk ein beliebiges Tablet. Wer dieselbe Kennung in mehreren Mandanten hat, wählt beim Anmelden aus, in welchen er möchte.

Absicherung gegen Angriffe von außen

Die Auslieferung ist gehärtet: strenge Browser-Regeln (Content-Security-Policy, kein Einbetten in fremde Seiten, erzwungenes HTTPS), ein Sitzungs-Cookie, das für Skripte unsichtbar und hinter HTTPS zusätzlich als „Secure“ markiert ist, sowie gesperrte fremde Herkünfte. Gegen das Durchprobieren von Zugangsdaten greifen Bremsen: bei der Anmeldung je Herkunft, bei Einrichtungs-Links und bei der Kiosk-PIN je Terminal — letztere sperrt nach mehreren Fehlversuchen für kurze Zeit und gibt bei richtiger PIN sofort wieder frei.

Jede Änderung an Zeiten, Abwesenheiten, Stammdaten und Einstellungen landet im Protokoll. Das Löschen einer Stempelung ist ein Papierkorb-Vorgang mit Frist, kein sofortiges Entfernen — eine Fehlbedienung bleibt also heilbar.