ITN-Zeiterfassung — Funktionen im Detail

Überblick & Zugangswege

Die ITN-Zeiterfassung ist eine mehrmandantenfähige Web-Anwendung. Kommen-, Gehen- und Pause-Stempel werden je Benutzer mit dem zugewiesenen Arbeitszeitmodell verrechnet; Soll, Ist, Pausen, Zuschläge und Saldo entstehen dabei automatisch. Gestempelt wird auf dem Gerät, das gerade zur Hand ist.

Welche Menüpunkte sichtbar sind, hängt von der Rolle ab: Mitarbeiter stempeln und sehen ihr eigenes Konto, Abteilungsleiter und Bearbeiter dürfen Zeiten bearbeiten (ggf. nur für zugeteilte Gruppen), Admins verwalten Benutzer, Modelle und Einstellungen und genehmigen Urlaub.

Einrichtung mit dem Assistenten

Neu in Version 1.0.54: Ein Assistent führt Administratoren Schritt für Schritt durch die Einrichtung — und prüft dabei an den echten Daten, was schon stimmt und was noch fehlt. Er ergänzt das Hilfe-Kapitel „Schnellstart“, das dieselben Schritte mit Bildern und Warnhinweisen beschreibt.

Was er prüft

Achtzehn Schritte in der Reihenfolge, in der eine Einrichtung funktioniert: Firmendaten, Zeitzone und Datumsformat, Stempeltasten, Feiertage, eigene Stempelgründe, Zuschläge, Arbeitszeitmodelle, Gruppen, Benutzer, Eintritt und Urlaubsanspruch, Modell-Zuordnung, PIN oder Chip, Terminals, Handys, Standorte, Benachrichtigungen per E-Mail, Lohnexport und zum Schluss eine Probe. Jeder Schritt zeigt, ob er erledigt, angefangen oder offen ist — und was genau fehlt: etwa „Bei 5 von 15 Mitarbeitern fehlt noch etwas.“ samt Namen, ein Arbeitszeitmodell, das an keinem Tag ein Soll erzeugt, Feiertage, die für das laufende Jahr noch nicht importiert sind, oder Handys, die auf die Freigabe warten. Ein Klick auf einen Namen öffnet die Personalakte am passenden Reiter.

„Zeig mir wo“

Ein Klick öffnet die passende Seite, dunkelt den Rest ab und hebt das Feld oder den Knopf hervor, an dem es weitergeht — mit einer Sprechblase wie „Hier klicken: + neues Modell“. Die Seite bleibt dabei voll bedienbar. Während gearbeitet wird, aktualisiert sich das Fenster von selbst: Was gespeichert ist, wird abgehakt.

„Will ich nicht“ und „Passt so“

Nicht jede Firma braucht jeden Schritt. Mit „Will ich nicht“ wird ein Schritt bewusst ausgelassen; er zählt dann als erledigt — für alle Administratoren des Mandanten — und lässt sich mit „Doch einrichten“ zurückholen. Was sich nicht aus den Daten ablesen lässt, etwa die Zeitzone oder die abschließende Probe, schließt „Passt so“ ab.

Wo er zu finden ist

In einem neuen Mandanten öffnet sich der Assistent von selbst, solange noch niemand gestempelt hat. Sonst steht er in der Seitenleiste ganz unten über der Hilfe — „🚀 Einrichtung“, mit dem Stand, etwa 8/18 — und als Knopf im Hilfe-Kapitel „Schnellstart“. Er ist nur für Administratoren sichtbar und ändert selbst nichts: Gespeichert wird wie gewohnt auf den jeweiligen Seiten.

Als Mitarbeiter zählen aktive Konten außerhalb der Systemgruppen; reine Verwaltungskonten ohne Arbeitszeitmodell und ohne Stempelung bleiben außen vor.

Dashboard — das Admin-Cockpit

Das Dashboard ist Startseite zum Stempeln und zugleich Überblick über den Betrieb. Mitarbeiter sehen ihre Tageskennzahlen; alle, die Zeiten bearbeiten dürfen — Admins, Abteilungsleiter und Bearbeiter —, sehen stattdessen offene Aufgaben und den Status der Mitarbeiter, deren Zeiten sie bearbeiten dürfen.

Kennzahlen & Stempeln

Oben stehen die Kacheln für den laufenden Tag: heute gearbeitet, Tages-Soll und Saldo sowie eine Resturlaub-Kachel mit den verbleibenden Tagen. An Feiertagen gilt die Feiertagsregel des Modells (meist Soll 0); an einem halben Feiertag nennt das Dashboard das gekürzte Soll. Gestempelt wird über die großen Tasten, wobei nur die gerade zulässigen Aktionen aktiv sind — nach dem Einstempeln etwa Gehen und Pause. Eigene Stempelgründe (z. B. „Geht zum Arzt“) erscheinen als zusätzliche Tasten — auch als bezahlte Pause, die zur Arbeitszeit zählt; darunter stehen die heutigen Stempelungen samt Quelle.

Offene Aufgaben in der Betriebsübersicht

Statt der Stempeltasten sehen Admins, Abteilungsleiter und Bearbeiter hier eine Betriebsübersicht über ihren Bereich. Offene Zeitenmeldungen stehen als Kennzahl und Karte bereit und lassen sich direkt genehmigen oder ablehnen; geplanter Urlaub wird mit einem Klick zu echtem Urlaub. Wer vergessen hat auszustempeln, taucht ebenso auf wie unvollständige Tage (Kommen ohne Gehen) und Saldo-Auffälligkeiten. Der Status der Terminals (online/offline) und anstehende Termine runden die Sicht ab.

Die beiden Fehlerlisten sind anklickbar: Ein Klick auf „vergessen auszustempeln“ oder eine unvollständige Tageszeile öffnet die Zeiterfassung mit ausgewähltem Mitarbeiter, gesetztem Monat und hervorgehobenem Tag — der Fehler ist also mit einem Klick erreicht statt gesucht.

Anwesenheit nach Gruppen

Eine Übersicht zeigt je Gruppe, wer gerade anwesend ist. So lässt sich mit einem Blick erkennen, ob eine Abteilung vollständig da ist. Die Karte sehen Admins für alle Gruppen, Abteilungsleiter und Bearbeiter nur für die ihnen zugeteilten.

Genehmigter Urlaub verschwindet erst nach kurzer Zeit aus der Liste, sobald die Übersicht neu lädt.

Zeiterfassung — die Monatsansicht

In der Zeiterfassung prüfen und korrigieren Bearbeiter die Zeiten eines Mitarbeiters Monat für Monat. Nach der Auswahl von Gruppe und Benutzer wird der aktuelle Monat geladen; über die Pfeile oder das Feld oben wechselt man den Monat. Das Prinzip der Seite ist die nachvollziehbare Berechnung: neben jeder Tageszeile steht, wie eine Zahl zustande kommt.

Kontokarte im Monatskopf

Die Kontokarte fasst das Zeitkonto zusammen. Der Monatssaldo zeigt die Gleitzeit inklusive Übertrag aus dem Vormonat, wobei nur die Tage bis heute zählen — künftige Solls wirken nicht als Minus. Der Resturlaub ergibt sich aus dem Verfügbaren (Anspruch + Übertrag Vorjahr + Korrekturen) abzüglich der genommenen Tage; ein Link führt zum zugewiesenen Arbeitszeitmodell.

„Urlaub geplant/zukünftig“ und der frei verplanbare Rest ergeben sich aus dem Rest abzüglich des noch nicht genehmigten geplanten Urlaubs. Geplanter Urlaub wird erst bei der Genehmigung vom Konto abgezogen.

Kalenderleiste — Abwesenheiten malen

Über der Tagesliste liegt eine Kalenderleiste. Nach Wahl eines Werkzeugs (Urlaub geplant, Urlaub, Krank, Freistellung oder Radierer) zieht man mit der Maus über die Tage und trägt Abwesenheiten flächig ein. Seltenere Arten wie Kind krank, Reha oder Elternzeit stehen in der Auswahl „weitere Arten …“. Modell-freie Tage werden beim Ziehen übersprungen; „Link“ springt vom angeklickten Tag nach unten zur passenden Tageszeile.

Transparente Tagesberechnung

Jede Tageszeile zeigt links die Stempelungen mit ihrer Herkunft, in der Mitte die Berechnung — abgezogene Pause nach der Modellregel, Tages-Soll, Ist und Differenz — und rechts die Korrekturen und Fehlzeitengründe. Nichts ist versteckt: Man sieht, welche Pausenregel griff und wie der Saldo entstand. Die Herkunft der Stempel ist an Symbolen erkennbar (🌐 Web, 🖥️ PIN-Terminal, 📍 Handy, ✍️ manuell, ✏️ nachträglich geändert); unvollständige Stempelungen werden als Stempelfehler markiert. Wurde ein Gehen kurz vor dem geplanten Schichtende bis zum Ende aufgefüllt, steht auch das am Tag: „Kurz vor Schichtende gegangen — gewertet bis 22:00 (0:20 angerechnet)“ (Kapitel 9, „Toleranz vor dem Ende“).

Stempel nachtragen & korrigieren

Je Tag lassen sich Stempel korrigieren, löschen oder mit „+ Stempel“ nachtragen. „+ Grund“ trägt eine echte Abwesenheit ein — ganztags, Freistellung und Berufsschule auch mit Uhrzeit von–bis. Urlaub gibt es mit dem Haken „halber Tag“ auch als halben Urlaubstag: Er zählt 0,5 Urlaubstage und schreibt den halben Tageswert gut, die andere Hälfte wird normal gestempelt. Ein vergessener Urlaubstag gehört als „+ Grund → Urlaub“ eingetragen, nicht als Saldenkorrektur.

Geht jemand im Laufe des Tages krank nach Hause, gibt es unter „+ Grund → Krank“ (ebenso bei „Kind krank“) den Haken „Rest des Tages als „Krank“ werten“: Ab dem letzten „Gehen“ wird die Zeit bis zum Tagessoll gutgeschrieben, der Tag ist damit erfüllt. Ein ganztägiges Krank würde dagegen das volle Soll und zusätzlich die gearbeitete Zeit gutschreiben.

Saldenkorrekturen

Über „+ Saldenkorrektur“ stehen drei Arten bereit. Zeit bucht ± Stunden/Minuten wahlweise für den Tag oder den Monat und wirkt auf Ist und Saldo. Urlaub bucht ± Tage aufs Urlaubskonto (etwa −Auszahlung oder +Sonderurlaub); solche Buchungen zählen nicht als genommener Tag und erscheinen nicht im Lohnexport. Krank bucht ± gezählte Kranktage und erscheint in Berichten und Export.

Papierkorb für gelöschte Stempel

Das ✕ an einer Stempelung löscht nicht endgültig, sondern verschiebt sie in den Papierkorb. Tage mit gelöschten Stempeln zeigen links an der Tageszeile einen gelben Balken; ein Klick darauf öffnet das Fenster zum Wiederherstellen — je Eintrag oder „Alle wiederherstellen“.

Endgültig entfernt werden gelöschte Stempel erst nach der in den Einstellungen festgelegten Papierkorb-Frist (0 = nie).

Urlaub & Abwesenheiten

Urlaub, Krankheit und Freistellung werden grafisch im Kalender geplant — für einzelne Mitarbeiter wie für ganze Gruppen — und wirken direkt auf Konto und Berechnung. Ein Urlaubskonto je Mitarbeiter hält Anspruch, Übertrag und Rest fest.

Grafisch eingeben: Abwesenheiten einfach aufziehen

Die Eingabe kommt ohne Formulare aus: In der Kalenderleiste wird das gewünschte Werkzeug gewählt — Urlaub (geplant), Urlaub, Krank, Freistellung bezahlt/unbezahlt, eine Art aus „weitere Arten …“ oder der Radierer — und anschließend mit der Maus über die Tage gezogen. Die Spanne färbt sich sofort ein (Urlaub grün, geplant schraffiert, Krank rot, Freistellung gelb), das Konto rechnet unmittelbar mit; der Radierer entfernt eine Markierung genauso schnell wieder.

Die ganze Gruppe auf einen Blick: Planung

Die Seite Planung zeigt den Kalender einer ganzen Gruppe — jede Person eine Zeile, jeder Tag eine Spalte. Urlaub, geplante Anträge und Krankheitstage aller Mitarbeiter liegen farbig nebeneinander, sodass Überschneidungen und Engpässe (etwa zwei Verkäuferinnen in derselben Woche) sofort ins Auge fallen. Auch hier wird direkt in der Ansicht geplant, nicht in Listen. Neben Urlaub, Krank und Freistellung stehen hier auch Reha, Wiedereingliederung, Mutterschutz und Elternzeit als eigene Knöpfe bereit; Kind krank und die übrigen selteneren Arten liegen in „weitere Arten …“ — dort auch „½ Urlaub“ und „½ Urlaub (geplant)“ für halbe Urlaubstage, die im Raster zur Hälfte gefüllt sind. Halbe Feiertage und Feiertage mit festen Stunden frei sind eigens gefärbt; dort wird mit gekürztem Soll gearbeitet.

Beantragen statt zurufen

Beschäftigte können Urlaub und die übrigen Abwesenheiten selbst beantragen — am PC oder mit dem Handy. Bis zur Entscheidung ändert sich nichts an den Zeiten; beantragter Urlaub erscheint lediglich als „geplant“ im Raster. Der ganze Ablauf steht im Kapitel Antragswesen.

Genehmigen mit einem Klick

Geplanter Urlaub erscheint als offener Antrag im Dashboard. Die zuständige Person sieht Mitarbeiter, Gruppe, Zeitraum und Tagesanzahl und genehmigt mit einem Klick — aus der Vormerkung wird gezählter Urlaub.

Urlaubsdatenaustausch mit Ihrem Mailserver

Ist die Kalender-Anbindung an den Firmen-Mailserver aktiviert, trägt die Zeiterfassung jede Abwesenheit automatisch als Termin in den persönlichen Kalender des Mitarbeiters ein — einen ganzen Tag zur üblichen Arbeitszeit von 8 bis 17 Uhr, einen Teil-Tag (etwa einen halben Schultag) mit seinen echten Uhrzeiten. Geplanter Urlaub erscheint dort als vorläufiger Termin; mit der Genehmigung wird derselbe Termin automatisch auf bestätigt gesetzt — und beim Entfernen der Abwesenheit auch wieder aus dem Kalender gelöscht. So sehen Mitarbeiter ihren Urlaub direkt im Mail-Programm, am Handy oder im Webmail, ohne etwas doppelt zu pflegen. Die Anbindung ist freiwillig und wird je Mitarbeiter mit eigenem, verschlüsselt gespeichertem App-Passwort eingerichtet.

Datensparsam: Der Termin nennt die Art der Abwesenheit, etwa „Urlaub“ oder „Dienstreise/Fortbildung“. Krank, Kind krank, Reha, Wiedereingliederung und Mutterschutz heißen dort aber alle nur „Krank“ — die genaue Art und eine Notiz stehen nie im Kalender, denn das sind Gesundheitsdaten, und Kalender werden oft mit Kollegen geteilt. Soll gar keine Art zu sehen sein, stellt ein Admin unter Einstellungen → Kalender-Anbindung „Abwesend“ ein: Dann steht in jedem Termin statt der Art nur „Abwesend“, und auch der Status „vorläufig“ beim geplanten Urlaub entfällt; ein Teil-Tag bleibt an seiner Uhrzeit erkennbar, ein halber Urlaubstag am Zusatz „(halber Tag)“ im Titel. Dieselbe Regel gilt für das persönliche Kalender-Abo (ICS) aus dem Einsatzplan des Zusatzmoduls Projektzeit. Schon eingetragene Termine benennt die Zeiterfassung nach einer Änderung einmal im Hintergrund um (90 Tage zurück bis ein Jahr voraus).

Abwesenheitsarten

• Urlaub geplant: Vormerkung, die noch keine Wirkung aufs Konto hat und erst mit der Genehmigung zu echtem Urlaub wird.
• Urlaub: genehmigter, gezählter Urlaubstag. Als halber Urlaubstag zählt er 0,5 Tage und schreibt den halben Tageswert gut; die andere Hälfte wird gestempelt. Ganze, freie Feiertage im Zeitraum werden beim Eintragen ausgelassen.
• Krank: Krankheitstag, ganztags oder mit Uhrzeit von–bis.
• Kind krank: Der Mitarbeiter ist selbst gesund, betreut aber sein Kind; bezahlt und gerechnet wie Krank, in den Auswertungen aber eigens ausgewiesen.
• Reha, Wiedereingliederung, Mutterschutz: bezahlt, rechnen wie Krank. Wird an einem Tag der Wiedereingliederung gestempelt, zählt die Zeit zusätzlich.
• Elternzeit: neutral — der Tag gilt als erfüllt, es entsteht weder ein Minus noch Arbeitszeit im Lohnexport.
• Freistellung bezahlt oder unbezahlt: bezahlt deckt das Tages-Soll (Saldo 0), unbezahlt deckt es nicht und wird nur dokumentiert.
• Dienstreise / Fortbildung: bezahlt, deckt das Tages-Soll.
• Sonderurlaub: bezahlt, deckt das Soll — zählt aber nicht als genommener Urlaubstag.
• Unbezahlter Urlaub: das Soll bleibt stehen, der Tag ist dokumentiert.
• Gleitzeitausgleich: abgebummelt — das Minus des Tages zehrt den angesparten Gleitzeitstand ab.
• Berufsschule: wird aus dem Schulplan des Azubis erzeugt (eigenes Kapitel).

Bei einer bezahlten ganztägigen Abwesenheit ohne Stempelung gilt der Tag als abgedeckt: Ist = Soll, Saldo 0, keine Pause. Wurde an einem solchen Tag dennoch gearbeitet (etwa Urlaub nachträglich auf einen bestempelten Tag eingetragen), zählt die geleistete Zeit zusätzlich, und der Urlaubstag bleibt im Konto verbraucht.

AU-Kontrolle: liegt die Bescheinigung vor?

Ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt, ist kein zweiter Status, sondern ein Haken „AU“ am Krankheitszeitraum; abgehakt heißt „AU liegt vor“ und gilt für den ganzen zusammenhängenden Zeitraum. Die Kontrolle ist standardmäßig aus und wird unter Einstellungen in der Karte „Arbeitsunfähigkeit (AU)“ eingeschaltet. Dort steht auch, ab dem wievielten Krankheitstag eine AU nötig ist — Vorgabe ist der 3. Tag, gezählt in Kalendertagen. Ab diesem Tag steht „AU fehlt“ in der Zeiterfassung, in der Planung, im Dashboard und in der Abwesenheitsübersicht der Berichte, bis der Zeitraum abgehakt ist. Das gilt für Krank und Kind krank; Krankmeldungen aus dem Lohnprogramm (Kapitel 13) zählen von selbst als „AU liegt vor“.

Sichtbar nur für diejenigen, die Zeiten bearbeiten dürfen — Admins für alle Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Bearbeiter für ihre Gruppen; die übrigen Mitarbeiter sehen davon nichts. An Soll, Ist und Lohn ändert die AU-Kontrolle nichts.

Urlaubskonto

Das Urlaubskonto weist Anspruch, Übertrag aus dem Vorjahr und Rest aus. Der Rest ergibt sich als Anspruch zuzüglich Übertrag abzüglich der genommenen Tage; der Übertrag läuft rekursiv ins Folgejahr, ein automatischer Verfall findet nicht statt. Genommen werden echte Urlaubstage gezählt, Halbtage mit 0,5.

Datierter Anspruchs-Verlauf

Ändert sich der Anspruch — etwa drei Tage mehr ab einem bestimmten Jahr —, wird statt des einfachen Jahreswerts der Anspruchs-Verlauf gepflegt („ab Jahr X: N Tage“). Jedes Jahr rechnet dann mit seinem damaligen Wert; Vorjahre und Überträge bleiben korrekt. Ist ein Verlauf gepflegt, gilt ausschließlich er, das einfache Feld bleibt ohne Wirkung. Über Saldenkorrekturen lassen sich einzelne Tage gutschreiben oder abziehen (z. B. Sonderurlaub, Auszahlung).

Antragswesen — Urlaub, Korrekturen, Genehmigung

Urlaub, Sonderurlaub, Dienstreise, Gleitzeitausgleich, eine vergessene Stempelzeit, nicht gestempelte Zeit oder ein Storno: Die Beschäftigten melden das selbst — am PC oder unterwegs mit dem Handy. Bis zur Entscheidung ändert sich nichts an den Zeiten; genehmigt die Leitung, trägt das Programm die Änderung ein und hält fest, wer sie entschieden hat. Der Zettel auf dem Schreibtisch und die Rückfrage per Zuruf entfallen.

Melden

Eine Meldung besteht aus Art, Zeitraum und Grund. Für den Grund stehen die häufigen Fälle zur Auswahl (vergessen zu stempeln, falsche Zeit, doppelt gestempelt, Terminal nicht erreichbar, Arzttermin, Dienstgang); freier Text bleibt möglich. Bei einer Zeitenkorrektur zeigt das Formular die Stempelungen des gewählten Tages: Ein zu viel gesetzter Stempel wird gestrichen, eine fehlende Zeit über Art und Uhrzeit nachgetragen. Beantragter Urlaub erscheint sofort als „geplant“ im Raster — wer die Abteilung plant, sieht also frühzeitig, wer weg möchte, ohne dass schon etwas gebucht wäre.

Entscheiden

Zuständig ist der benannte Vorgesetzte der Person; ist keiner hinterlegt, entscheidet die Geschäftsleitung, sonst die Administratoren. Offene Meldungen stehen als Kennzahl und Karte auf dem Dashboard und lassen sich dort direkt genehmigen oder mit Begründung ablehnen. Die eigene Meldung darf niemand selbst genehmigen — auch ein Abteilungsleiter nicht; dafür ist der Knopf gar nicht erst da.

Bei einer genehmigten Zeitenkorrektur prüft der Server vorher, ob sich der Tag seit dem Antrag verändert hat. Ist das der Fall, wird die Genehmigung abgelehnt statt eine veraltete Korrektur über eine neuere Änderung zu bügeln.

Zuständigkeiten

Die Rolle Abteilungsleiter pflegt die Zeiten ihrer Gruppen und entscheidet deren Meldungen, kommt aber an keine Verwaltungsseite. Je Gruppe lässt sich zusätzlich eine Vertretung hinterlegen, damit im Urlaub nichts liegen bleibt. Der Status Geschäftsleitung — für beliebig viele Personen vergebbar — entscheidet alle Meldungen ohne eigenen Vorgesetzten und darf Mitteilungen an alle schreiben, gibt sonst aber keine Rechte: keine Verwaltung, keine fremden Zeiten. Wer selbst nur Mitarbeiter ist, kann keine Urlaube genehmigen; als Vorgesetzter steht deshalb nur zur Auswahl, wer entscheiden darf.

Auf Wunsch versendet das System E-Mails in beide Richtungen: an die Zuständigen, wenn eine Meldung eingeht, und an den Mitarbeiter — als Eingangsbestätigung beim Einreichen, sobald entschieden wurde, und wenn vorgemerkter Urlaub gesammelt bestätigt wird (eine Mail je Person mit den eingetragenen Tagen). Ist keine Benachrichtigungs-Adresse hinterlegt, erscheint die Meldung einfach in der Web- und der Handy-App — niemand braucht dafür ein Postfach. Alle Mails sprechen den Empfänger mit „Sie“ an.

Unter jeder Meldung steht, was mit den Mails geschah: Der Mitarbeiter sieht etwa „Eingangsbestätigung verschickt“ und wie viele Zuständige benachrichtigt wurden, wer entscheidet, sieht jeden Empfänger einzeln. „Verschickt“ heißt: Der Mailserver hat die Mail angenommen — ob sie im Postfach ankommt, sieht die Zeiterfassung nicht. Für Administratoren gibt es dazu ein Versandprotokoll der letzten 30 Tage; Adressen und Mailtexte werden darin nicht gespeichert.

Am Handy

In der Handy-App gibt es die Meldungen als eigene Kachel: stellen, im Stand verfolgen und zurückziehen. Entschieden wird bewusst nur am PC. Jede so beantragte Korrektur bleibt später erkennbar — in der Zeiterfassung trägt der Stempel den Hinweis „per Handy beantragt“ samt Namen des Genehmigenden.

Zeitgutschrift für nicht gestempelte Zeit

Nicht jede Arbeitszeit lässt sich stempeln: die Stunde im Außenlager, die Fahrt vor Arbeitsbeginn oder die Bereitschaft mit dem Diensthandy, die pauschal vergütet wird. Dafür gibt es die Zeitenmeldung Zeitgutschrift. Der Administrator legt einmal fest, wofür es sie gibt — je Grund mit freier Zeit oder mit einer Vorgabe, auf Wunsch fest, und mit der Häufigkeit „beliebig oft je Tag“ oder „einmal je Woche“. Eine Wochenpauschale wird immer am Sonntag der Woche gebucht und frühestens dann genehmigt. Solange kein Grund angelegt ist, bleibt das Formular wie bisher.

Beantragt wird wie jede andere Meldung — am PC oder in der Handy-App: Grund wählen, Tag wählen, Zeit eintragen. Bei einer festen Vorgabe steht die Zeit schon da. Die Leitung sieht die Meldung unter „Zu entscheiden“ und darf die Zeit vor dem Genehmigen anpassen. Mit der Genehmigung steht die Zeit als Korrektur am Tag im Zeitkonto — ohne Pausenabzug und ohne Zuschlag —, mit dem Grund als Notiz und im Protokoll. Ein fehlender Stempel an diesem Tag bleibt dabei sichtbar, statt von der Gutschrift verdeckt zu werden.

Mitteilungen an die Mannschaft

„Die Anlieferung kommt morgen erst um 7 Uhr“ — solche Nachrichten liefen bisher über Telefonketten und private Messenger, an der Zeiterfassung vorbei und ohne Nachweis. Mitteilungen erreichen dieselben Leute im selben Programm: eine Person, eine ganze Abteilung oder alle. Der Empfänger bestätigt mit „Gelesen“, der Absender sieht, wer sie zur Kenntnis genommen hat. Bewusst einseitig — kein Chat, keine Diskussion; für Anträge gibt es das Antragswesen.

Schreiben darf, wer Verantwortung trägt

Administratoren und die Geschäftsleitung erreichen alle, Abteilungsleiter und Bearbeiter die ihnen zugeteilten Gruppen (die hinterlegte Vertretung zählt mit), ein benannter Vorgesetzter zusätzlich die ihm zugeordneten Personen. In der Empfängerauswahl stehen ausschließlich Personen und Gruppen, die man auch erreichen darf. Alle übrigen Beschäftigten haben ein Postfach, aber keinen Schreibzugriff.

Normal oder wichtig

Eine normale Mitteilung wartet im Postfach; die Glocke in der Kopfzeile und die Kachel in der Handy-App zeigen die Zahl der ungelesenen. Eine als wichtig gekennzeichnete Mitteilung öffnet sich beim nächsten Start als Fenster, das sich nur mit „Gelesen“ schließen lässt — für den Fall, dass eine Nachricht wirklich jeden erreichen muss.

Auch an der Stempeluhr kommt sie an: Wer eine wichtige Mitteilung noch nicht gelesen hat, sieht sie direkt nach der PIN groß als „⚠️ ACHTUNG“-Fenster und bestätigt sie mit „Gelesen und verstanden“ — so erreicht sie auch Kollegen, die weder Handy-App noch PC nutzen. Normale Mitteilungen erscheinen dort nicht.

Auch per E-Mail

Wer zusätzlich ein Postfach außerhalb der Zeiterfassung erreichen will, setzt beim Verfassen den Haken „Auch per E-Mail senden“ (Standard: aus) — am PC, am Handy und bei „Änderungen mitteilen“ in der Schichtplanung. In der App ändert sich nichts: Die Mitteilung steht bei allen Empfängern im Postfach wie ohne Haken. Zusätzlich bekommt jeder Empfänger mit einer gültigen „E-Mail für Benachrichtigungen“ aus den Stammdaten eine eigene E-Mail; niemand sieht die Adressen der anderen. Antworten auf die E-Mail gehen an den Absender, sofern er selbst eine solche Adresse hat. Bestätigt wird weiter nur in der App: Eine gelesene E-Mail zählt nicht als „Gelesen“.

Verschickt wird über den Mailversand der Firma (Einstellungen → „E-Mail (SMTP)“); ist keiner eingerichtet, ist der Haken ausgegraut. Höchstens 200 E-Mail-Empfänger je Mitteilung und höchstens 10 Mitteilungen mit E-Mail je Absender und Stunde. Mit dem Haken verlässt der Text die Zeiterfassung und landet in fremden, womöglich privaten Postfächern — vertrauliche Personaldaten gehören deshalb nicht hinein.

Nachweis statt Nachfragen

Unter „Gesendet“ steht bei jeder Mitteilung, wie viele Empfänger sie gelesen haben — auf Wunsch mit Namen und Zeitpunkt. So ist belegbar, wer die Information hatte. Ging sie auch per E-Mail, steht dort zusätzlich, wie viele E-Mails verschickt wurden. Eine Mitteilung lässt sich zurückziehen; sie verschwindet dann aus allen Postfächern und bleibt unter „Gesendet“ als zurückgezogen stehen — bereits verschickte E-Mails lassen sich allerdings nicht zurückholen. Jeder Versand steht mit Absender, Betreff und Empfängerzahl im Protokoll. Gelesene Mitteilungen bleiben 10 volle Jahre ab Ende des Jahres, in dem sie geschrieben wurden, gespeichert (gesetzliche Aufbewahrungsfrist) und werden erst danach automatisch entfernt; ungelesene bleiben stehen.

Auf dem Handy

In der Handy-App gibt es eine eigene Kachel mit Zähler der ungelesenen Mitteilungen. Es ist nichts einzurichten und nichts einzuschalten: Die Mitteilungen kommen mit den übrigen Daten in die App. Benachrichtigungen des Betriebssystems werden bewusst nicht verwendet — so gibt es keine Erlaubnis, die jemand verweigern könnte, und keine Nachricht auf dem Sperrbildschirm. Die zuletzt geladenen Mitteilungen bleiben auch ohne Netz lesbar. Auf Wunsch des Absenders kommt eine Mitteilung zusätzlich per E-Mail (siehe „Auch per E-Mail“).

Arbeitszeitmodelle

Ein Arbeitszeitmodell legt Soll-Zeit, Pausenabzug, Zuschläge und die Feiertagsregel fest — es ist das Rückgrat jeder Auswertung. Modelle werden unter Zeiterfassung → Modelle gepflegt. Zuschläge, die an einer Schicht hängen, kommen zu denen des Modells noch hinzu (Kapitel 9 und 11).

Soll-Typen

• Je Wochentag: eigenes Soll pro Wochentag (z. B. Mo–Do 8,0 / Fr 6,0).
• Wochensoll: eine Wochenstundenzahl plus Auswahl der Arbeitstage; optional ein eigenes Tagessoll, der Rest wird gleichmäßig auf die übrigen Arbeitstage verteilt.
• Monats-Gleitzeit: ein Monatssoll, die tägliche Verteilung bleibt frei.
• Frei („Alle gearbeiteten Stunden zählen“): kein Soll — die gesamte erfasste Zeit zählt. Ohne Tageskarten gibt es keine Pausenregel und keine Zuschläge aus dem Modell; Zuschläge, die an einer Schicht hängen, gelten trotzdem.

Aushilfen ohne festes Soll lassen sich auf zwei Wegen abbilden. „Alle gearbeiteten Stunden zählen“ kennt weder Urlaub noch Gleitzeitausgleich; Krank, Kind krank, Reha, Wiedereingliederung, Mutterschutz und Elternzeit lassen sich als Nachweis eintragen und zählen als Tage, schreiben aber keine Stunden gut. „Pro Wochentag“ mit Tagessoll 0:00 und einem Abwesenheitswert an den üblichen Einsatztagen kennt dagegen Urlaub und Krankheit: An diesen Tagen zählt ein Urlaubs- oder Kranktag und schreibt den eingetragenen Wert gut. Ob und in welchem Umfang Aushilfen Urlaub und Entgeltfortzahlung bekommen, klärt das Lohnbüro.

Freie Tageswahl — das Monatsziel zählt

Manche Betriebe lassen ihre Leute selbst entscheiden, wann sie arbeiten; verbindlich ist allein eine Stundenzahl im Monat. Beim Monatssoll gibt es dafür den Haken Freie Tageswahl: Das Monatssoll wird dann nicht auf die Tage verteilt. Jeder Tag hat Soll 0, es entsteht nirgends ein Tagesminus, und wer an einem Tag nicht stempelt, bekommt keinen Hinweis „Arbeitstag ohne Stempelung“ — er hat ja nichts versäumt. Im Kopf der Zeiterfassung steht dafür Monatsziel, Erreicht und getrennt davon die Überstunden — 167 erreicht plus 10 Überstunden heißt 177 gearbeitet. Das Monatsziel gilt als Soll des Zeitraums; Überstunden sind also „Ist minus Ziel“. Ein Gleitzeitkonto ist auch hier möglich — wer es auslässt, bekommt den Überschuss als „zur Auszahlung“ ausgewiesen.

Stempelfehler werden auch hier gemeldet: Ein „Kommen“ ohne „Gehen“ (oder umgekehrt) ist rot umrandet wie bei jedem anderen Modell. Grün unterstrichen ist nur ein Tag, an dem überhaupt nicht gestempelt wurde. Arbeit über Mitternacht ist in Ordnung, wenn das Gehen am Folgetag höchstens 24 Stunden nach dem Kommen folgt; wer gerade noch eingestempelt ist, wird erst nach 24 Stunden als Stempelfehler gemeldet.

Feiertage bei freier Tageswahl: Was ein freier Feiertag an einem Arbeitstag gutschreibt, steht allein auf der Feiertagskarte (FE) des Modells unter „Abwesenheit“ — etwa 8:00; ein halber Feiertag schreibt die Hälfte gut, 0:00 heißt keine Gutschrift. Das Monatsziel bleibt stehen. Einen Gleitzeitausgleich gibt es bei freier Tageswahl nicht: Mehr- und Minderstunden gleichen sich über das Monatsziel aus.

Was ein Urlaubstag wert ist

Ein ganzer Urlaubs-, Krank- oder Freistellungstag deckt normalerweise genau das Tagessoll — und das ist richtig, solange es eines gibt. Bei freier Tageswahl steht dort aber eine Null, und ein Urlaubstag wäre damit nichts wert.

Deshalb trägt jede Tageskarte einen Abwesenheitswert: wie viele Stunden ein ganzer Abwesenheitstag an diesem Wochentag zählt. Leer heißt weiterhin „das Tagessoll“. Ein Rechner schlägt den Wert vor — Monatsziel geteilt durch die Arbeitstage des Monats. Weil diese Zahl von Monat zu Monat schwankt, empfiehlt er einen festen Wert: Sonst wäre derselbe Urlaubstag im Februar mehr wert als im Oktober.

Pausenregeln je Wochentag

Der Pausenabzug wird je Tag gewählt:

• Frei / gestempelt: es wird nur die tatsächlich gestempelte Pause abgezogen.
• Gesetzlich (ArbZG): mehr als 6 h ⇒ mindestens 30 min, mehr als 9 h ⇒ mindestens 45 min.
• Pauschal: mindestens eine feste Dauer an jedem Tag mit Anwesenheit.
• Stufen: gestaffelte Mindestpause je nach Arbeitsdauer; die höchste erreichte Stufe gilt.
• Pausenfenster (Uhrzeit): feste Pausen zu festen Uhrzeiten, etwa 15 Minuten zwischen 09:00 und 09:30 und 30 Minuten zwischen 12:00 und 12:30. Je Fenster wird die Pause nur abgezogen, wenn jemand darin mindestens so lange im Dienst war, wie sie dauert; eine Pause, die das Fenster berührt, zählt darauf.

Der tatsächliche Abzug ist stets das Maximum aus gestempelter und vorgeschriebener Pause (bei Pausenfenstern je Fenster); bei „gestempelt“ zählt nur die tatsächlich gestempelte Pause. Die Schwellen messen die Anwesenheit ohne gestempelte Pausen, und an Tagen ohne Anwesenheit wird keine Pause angesetzt.

Gehen/Kommen als Pause: Wer sich zwischendurch aus- und wieder einstempelt, statt „Pause Beginn“ und „Pause Ende“ zu drücken, hatte in dieser Zeit Pause. Mit dem Modellschalter „Gehen/Kommen während des Tages als Pause anrechnen“ zählt die ausgestempelte Zeit auf die Mindestpause — abgezogen wird nur, was dann noch fehlt. Ein Zeitraum (etwa 08:00 bis 17:00) begrenzt, welche Unterbrechungen zählen: Wer abends noch einmal kommt, hatte dazwischen keine Pause. Der Schalter ist standardmäßig aus.

Feiertagsregel, Kernzeit & Stempelfenster

Über die Feiertags-Karte wird festgelegt, wie an Feiertagen gerechnet wird — meist Soll 0 zuzüglich der Feiertagszuschläge. Ob das Feiertags-Soll greift, entscheidet „FE“ in der Arbeitstage-Auswahl hinter Mo–So (bei allen Soll-Typen außer „Alle gearbeiteten Stunden zählen“): Nicht angewählt ist jeder Feiertag frei — ein in der Feiertags-Karte eingetragenes Soll zählt dann nicht. Angewählt gilt an jedem Feiertag das Feiertags-Soll — auch wenn er auf einen Samstag fällt; das Wochensoll verteilt sich dabei weiter nur auf Mo–So. An einem ganzen Feiertag gelten Pausenregel und Zuschläge der Feiertags-Karte statt der des Wochentags; die Zuschläge der Schicht des Tages kommen auch am Feiertag zusätzlich dazu. Zusätzlich lassen sich eine Kernzeit, ein Stempelfenster (Kommt–Geht, mit Begrenzung der gewerteten Anwesenheit) und eine Karenz auf die erste Stempelung definieren.

Halbe Feiertage und Feiertage mit Stunden: Jeder Feiertag trägt eine Wertung — ganzer Tag, halber Tag oder feste Stunden frei, etwa Heiligabend als halber Tag und Silvester mit 4:00 Stunden frei. Am halben Feiertag sinkt das Soll auf die Hälfte des Tagessolls, bei festen Stunden um diese Stunden (nie unter 0); es gelten Pause und Zuschläge des Wochentags, ohne Feiertagszuschlag. Ein ganztägiger Urlaub zählt dort nur den Rest, Krank zählt als ganzer Tag.

Übernachtschichten

Läuft eine Schicht über Mitternacht (z. B. 22:00→06:00), so bestimmt eine Modell-Einstellung, welcher Kalendertag die Schicht trägt — standardmäßig der Geht-Tag, wahlweise der Kommt-Tag. Arbeitszeit und Pause der Schicht liegen ausschließlich auf diesem einen Trägertag; eine Doppelzählung ist ausgeschlossen. Ist der Trägertag laut Modell frei, zählt die Arbeit dort trotzdem als Plus (ggf. mit Sonntags-/Feiertagszuschlag).

Gleitzeitkonto & Kappung

Je Modell lässt sich das Gleitzeitkonto ein- oder ausschalten. Ist es aus, gibt es keinen Übertrag: Jeder Monat startet bei 0 und ein Monats-Überschuss wird als „zur Auszahlung“ ausgewiesen. Ist es an, wandert der Saldo aller Vormonate als Übertrag in den neuen Monat. Optional begrenzt eine Kappungsgrenze den Gleitzeitstand beim Monatswechsel — die Kappung wirkt nur nach oben.

Zuweisung je Mitarbeiter

Ein Modell wird je Benutzer und datiert zugewiesen: Es gilt ab einem Stichtag, frühere Zeiträume behalten ihr altes Modell. Der Verlauf steht in der Personalakte.

Ist einem Benutzer kein Modell zugewiesen, wird für ihn keine Soll-Zeit berechnet. Ein gelöschtes Modell wirkt rückwirkend auf alle damit ausgewerteten Zeiträume — das Löschen verlangt daher das Admin-Passwort.

Schichtplanung

„Wer steht nächste Woche in der Spätschicht?“ — wo in wechselnden Diensten gearbeitet wird, hängt die Antwort meist an einem Aushang, den einer pflegt und alle suchen. Die Schichtplanung macht daraus ein Monatsraster, das sich aus hinterlegten Mustern selbst füllt: Schichtgruppe und Monat wählen, „Automatisch vorbelegen“ — fertig. Und weil beim Stempeln erkannt wird, welche Schicht jemand tatsächlich gearbeitet hat, steht neben dem Plan immer auch die Wirklichkeit.

Schichtgruppen und Schichten

Unter Zeiterfassung → Schichtplanung → Schichtgruppen bündelt eine Gruppe die Schichten eines Bereichs, etwa „Produktion“ oder „Verkauf“. Je Schicht werden ein Langname und ein Kürzel festgelegt, dazu der Schichtbeginn, eine Toleranz in Minuten vor und nach dem Beginn — sie ergibt das Zeitfenster, in dem die Schicht beim Stempeln erkannt wird — sowie eine Farbe. Freiwillig kommen hinzu: ein „Geplantes Ende“ mit „Geplante Pause (Min.)“, eine „Toleranz vor dem Ende (Min.)“ und „Zuschläge dieser Schicht“ (alle drei weiter unten). Geschrieben wird überall „Langname (Kürzel)“; im Rasterfeld und auf dem Aushang steht das Kürzel oben und die Anfangszeit darunter.

Darunter steht, wer zur Schichtgruppe gehört: links „Nicht in der Schichtgruppe“, rechts „In der Schichtgruppe“. Mitarbeiter werden hinübergezogen oder mit „+“ aufgenommen — auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Genau diese Mitglieder haben im Planungsraster eine Zeile. Eine Zuordnung zu einer Schicht oder ein Schichtmuster braucht dafür niemand; beides verlangt erst die automatische Vorbelegung.

Zeitfenster dürfen sich überschneiden — bei Schichten im Viertelstundenabstand geht es gar nicht anders. Wer innerhalb mehrerer passender Fenster stempelt, landet in der Schicht, für die er eingeplant ist. Passt die geplante nicht, ist es nur dann eine Abweichung, wenn das Kommen näher am Beginn einer anderen passenden Schicht liegt als am geplanten Beginn — bei gleichem Abstand gilt der Plan.

Tätigkeiten: wo statt wann

Neben den Schichten gibt es Tätigkeiten — Büro, Lager, Qualitätsmanagement, Homeoffice. Eine Schicht sagt, wann gearbeitet wird; eine Tätigkeit sagt, wo oder was. Sie hat keine eigene Anfangszeit und wird beim Stempeln nicht erkannt, steht im Raster aber gleichberechtigt neben den Schichten.

Woher die Stunden kommen

Ein Arbeitszeitmodell an der Schicht ist freiwillig. Hat eine Schicht keines — der Regelfall —, rechnet der Tag mit dem persönlichen Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters; jeder behält also seine eigenen Stunden, auch wenn zehn Leute dieselbe Schicht arbeiten. Hat die Schicht eines, gewinnt es: Dann gelten für diesen Tag Soll, Pausenregel und Zuschläge der Schicht. Zuschläge, die an der Schicht selbst hängen („Zuschläge dieser Schicht“), gelten in beiden Fällen zusätzlich.

Dieses Modell ist datiert, wie bei den Mitarbeitern auch: „ab 01.01.2026 dieses, ab 01.10.2026 jenes“. Ein vergangener Tag rechnet mit dem Modell, das an diesem Tag galt — wer ein neues ab einem künftigen Stichtag hinterlegt, ändert an der Vergangenheit nichts.

Erst ab Schichtbeginn werten

Je Schicht lässt sich einschalten, dass eine frühere Stempelung erst ab dem Schichtbeginn zählt. Beispiel: Schicht 07:00, gestempelt um 06:45 — gewertet ab 07:00. Wer später kommt, zählt ab seiner Stempelung; gekappt wird nur nach vorn, nie nach hinten. Ausgeschaltet gilt die Stempelzeit, wie überall sonst.

Geplantes Ende und geplante Stunden

Damit beim Planen nicht nachgerechnet werden muss, wie viele Stunden jemand im Monat eingeplant ist, kann jede Schicht ein „Geplantes Ende“ und eine „Geplante Pause (Min.)“ tragen (an der Schicht „ändern“; beides freiwillig). Unter den Feldern steht sofort das Ergebnis, etwa „= 8:00 Std. geplant“ für 13:30 bis 22:00 mit 30 Minuten Pause. Liegt das Ende vor dem Beginn, endet die Schicht am Folgetag: 22:00 bis 06:00 sind 8 Stunden, mit 30 Minuten Pause 7:30.

In der Schichtplanung steht dann neben jedem Namen „geplant / Ziel“, zum Beispiel „152:00 / 168:00“: die eingeplanten Stunden des Kalendermonats und das Ziel — das Soll des Monats aus dem Arbeitszeitmodell, bei freier Tageswahl das Monatsziel. Gezählt werden alle Tage mit einer Schicht, die ein geplantes Ende hat, ob von Hand gesetzt, aus dem Schichtmuster oder beim Stempeln erkannt. Nicht mit zählen „frei“-Tage, Tätigkeiten und Tage, an denen jemand ganztägig abwesend ist. „+ 3 ohne Ende“ unter der Zahl heißt: drei eingeplante Tage haben eine Schicht ohne geplantes Ende. „gedeckt“ ist der Teil des Ziels, den Urlaub, Krank & Co. schon gutschreiben; die Sprechblase rechnet „noch … einzuplanen“ ohne ihn und zeigt die Summen je Kalenderwoche.

Ende und Pause sind Planung: Sie ändern weder das Soll noch die gestempelte Zeit, und erkannt wird eine Schicht weiterhin allein an der Kommen-Uhrzeit. Wer länger bleibt, bekommt die Zeit wie bisher gutgeschrieben. Die Zahlen sehen nur Planende, und nur für die Mitarbeiter, die sie selbst planen dürfen; solange keine Schicht ein geplantes Ende hat, bleibt die Anzeige ganz weg.

Toleranz vor dem Ende

Hat eine Schicht ein geplantes Ende, kann sie zusätzlich eine „Toleranz vor dem Ende (Min.)“ tragen (Standard 0 = aus). Wer innerhalb dieser Minuten vor dem geplanten Schichtende geht, bekommt die Zeit bis zum Ende angerechnet; die Stempelung selbst bleibt unverändert. Wer zum Ende oder später geht, bekommt seine tatsächliche Zeit — Überstunden zählen wie bisher —, und wer vor der Toleranz geht, ebenfalls.

Es zählt nur das letzte Gehen des Tages: Ein Gehen und Wiederkommen zwischendurch bleibt, wie es ist, und wer noch eingestempelt ist, bekommt nichts aufgefüllt. Bei einer Schicht über Mitternacht gilt das Ende am Folgetag — Nachtschicht 22:00 bis 06:00 mit 15 Minuten Toleranz: Wer um 05:50 geht, wird bis 06:00 gewertet. Am Tag steht zum Beispiel bei der Spätschicht bis 22:00 „Kurz vor Schichtende gegangen — gewertet bis 22:00 (0:20 angerechnet)“ — in den Berichten und in der Handy-App, für alle, die Zeiten bearbeiten dürfen, auch in der Zeiterfassung.

Die angerechnete Zeit zählt wie gearbeitete Zeit, auch für Zuschläge. Ob eine gesetzliche Pause fällig ist, richtet sich aber nach der Zeit ohne die Auffüllung: Wer 11:50 bis 17:40 da war (5:50), bekommt bis 18:00 angerechnet (6:10) und keine Pause abgezogen — so bringt die Toleranz nie weniger als ohne sie. Ist im Fenster eine bezahlte Teil-Abwesenheit eingetragen, etwa ein Arzttermin, wird nur bis zu deren Beginn aufgefüllt; sie wird ja schon gutgeschrieben. Bringt das Arbeitszeitmodell ein Stempelfenster mit eigenem Ende mit, wird höchstens bis dahin aufgefüllt. Tätigkeiten haben keine Toleranz. Weil die Toleranz auch auf vergangene Tage wirkt, verlangt das Eintragen und Ändern das Admin-Passwort, sobald Tage an der Schicht hängen.

Zuschläge dieser Schicht

Jede Schicht und jede Tätigkeit kann eigene Zuschläge aus dem Katalog tragen (an der Schicht „ändern“ → „Zuschläge dieser Schicht“). Sie gelten an jedem Tag, an dem jemand diese Schicht hat — eingeplant oder beim Stempeln erkannt —, zusätzlich zu den Zuschlägen des Arbeitszeitmodells und auch an Feiertagen. Steht derselbe Zuschlag an Schicht und Modell, zählt er nur einmal. Dazu gehört auch die feste Pauschale je Schicht, etwa 20,00 € für jede Frühschicht (Kapitel 11). Bei einer Nachtschicht gehören die Zuschläge zur Schicht des Kommen-Tags und zählen auf dem Tag, auf den die Schicht gerechnet wird.

Das Ändern der Zuschläge einer Schicht wertet auch vergangene Tage neu; sobald Tage an der Schicht hängen, fragt die Seite nach dem Admin-Passwort.

Zuordnungen: das Schichtmuster

Unter Zeiterfassung → Schichtplanung → Zuordnungen steht links jeder Mitarbeiter, rechts alle Schichten, und in der Mitte sein Schichtmuster: ein Wochenraster von Montag bis Sonntag, dazu eine eigene Spalte für Feiertage. Schichten werden aus der Liste rechts in einen Tag gezogen. Der Zyklus reicht über bis zu zwölf Wochen und wiederholt sich danach — ein 2-Wochen-Wechsel zwischen Früh und Spät ist damit ebenso abgebildet wie eine feste Woche, die sich nie ändert.

• Mehrere Schichten an einem Tag sind Alternativen mit Rangfolge, keine Doppelschichten: Der Planer nimmt die Priorität 1 und weicht auf die 2 aus, wenn diese Schicht an dem Tag schon voll besetzt ist.
• Die Feiertagsspalte überstimmt den Wochentag — aber nur, wenn sie gefüllt ist. Bleibt sie leer, gilt am Feiertag der normale Wochentag; in Schichtbetrieben wird schließlich auch an Feiertagen gearbeitet.
• Ohne Muster wird jemand von der automatischen Planung übersprungen. Von Hand einteilen lässt sich trotzdem jedes Mitglied der Schichtgruppe — das Muster bremst nur die Automatik.

Den Monat verplanen

Geplant wird grafisch unter Zeiterfassung → Schichtplanung: Schichtgruppe und Monat wählen, oben eine Schicht als Werkzeug antippen und im Raster über die Tage ziehen — genau wie in der Urlaubsplanung. Ein Doppelklick auf einen Tag setzt die ganze Kalenderwoche, der Radierer nimmt eine Planung zurück, und „frei“ lässt einen Tag ausdrücklich leer — anders als ein radierter Tag wird er von der nächsten Vorbelegung nicht wieder vorgeschlagen. Von Hand ist jeder Tag planbar, auch Samstag, Sonntag und Feiertage.

Bei vielen Schichten hilft die Zeile über den Werkzeugen: „Sortieren“ ordnet die Schichten nach Uhrzeit, nach Farbe oder alphabetisch, und „Schicht suchen…“ findet eine Schicht nach Langname oder Kürzel — passt genau eine, übernimmt Enter sie gleich als Werkzeug.

Das Raster zeigt ganze Wochen: Überschneidet sich eine Woche mit dem Nachbarmonat, ist sie trotzdem vollständig zu sehen. Die angehängten Tage sind gedämpft dargestellt und lassen sich ganz normal bearbeiten. Unter den Mitarbeitern steht die Zeile „Termine“: je Tag ein Termin der Schichtgruppe mit Kürzel (etwa „TÜV“), Uhrzeit und einem längeren Text; im Feld stehen Kürzel und Uhrzeit wie bei einer Schicht. Die Termine erscheinen auch auf den Aushängen „PDF Mitarbeiter“ und „PDF Alles“ und auf dem Whiteboard.

Den Großteil der Arbeit nimmt aber „Automatisch vorbelegen“ ab: Es erzeugt den Plan aus den Schichtmustern, wahlweise über einen bis drei Monate. Vorher erscheint eine Vorschau — wie viele Tage neu gesetzt, wie viele geändert, wie viele unberührt bleiben und welche Konflikte es gibt. Geschrieben wird erst auf Knopfdruck, und von Hand gesetzte sowie bereits gestempelte Tage bleiben dabei stehen.

Wer eine Mindest- und Höchstbesetzung je Wochentag hinterlegt, bekommt zweierlei: Unter dem Raster steht je Schicht und Tag, wie viele Leute dort stehen — rot bei Unterbesetzung, gelb über dem Höchstmaß, grün wenn es passt. Und die Vorbelegung füllt offene Plätze bis zum Minimum auf, gleichmäßig nach Anzahl der Dienste. Lässt sich das Minimum nicht erreichen, wird trotzdem geplant, was geht — und der Rest gemeldet.

Die Reihenfolge der Mitarbeiter lässt sich am Griff ziehen und bleibt so stehen — damit lassen sich Leute zu Blöcken gruppieren, die zusammengehören. Dieselbe Reihenfolge nutzt der PDF-Aushang: Der Ausdruck sieht aus wie der Bildschirm.

Besetzungsposten: wenn es auf die Zahl ankommt

Die Soll-Besetzung hängt normalerweise an der einzelnen Schicht. Führt ein Bereich aber mehrere Schichten, die sich nur im Beginn unterscheiden — 5:00, 6:00, 7:00, 7:15 —, lässt sich „vier Leute in der Frühschicht“ so nicht sagen: Dort zählt jede Anfangszeit für sich, und wer von 6:00 auf 7:00 wechselt, reißt in der einen Zeile ein Loch und füllt die andere über.

Ein Besetzungsposten fasst deshalb mehrere Schichten zu einer Vorgabe zusammen: Schichten werden am Griff hineingezogen, gezählt wird die Summe, und unter dem Raster steht eine Zeile für den Posten statt einer je Schicht. Auch das automatische Vorbelegen richtet sich danach — und trägt jedem die Schicht ein, die ihm am besten passt: die Mitgliedsschicht mit seiner höchsten Rangziffer.

Eine Schicht ohne Posten bleibt, wie sie war. Ihre eigene Vorgabe wird auch im Posten nicht gelöscht, sondern nur ignoriert: Herausgenommen gilt wieder ihre eigene Zahl.

Was die Zeichen im Raster bedeuten

• Gestrichelter Rand — erst geplant, noch nicht gestempelt. Ein künftiger Monat besteht deshalb ganz aus gestrichelten Feldern.
• Weiß gestrichelt — eine geplante Tätigkeit.
• Ohne Rand — gestempelt wie geplant, der Dienst ist bestätigt.
• Roter Rand — abweichend gestempelt: Es kam jemand zu einer anderen Schicht als geplant.
• Punkt in der Ecke — automatisch aus dem Muster erzeugt, nicht von Hand gesetzt. Solche Tage darf die nächste Vorbelegung überschreiben, ebenso automatisch aufgefüllte Tage, die keinen Punkt tragen.
• 🚫 — ausdrücklich frei gelassen. Bleibt bei der nächsten Vorbelegung leer.

Plan und Wirklichkeit

Stempelt jemand zur geplanten Schicht, gilt der Plan als bestätigt. Kommt er zu einer anderen, bleibt die Planung sichtbar stehen und die tatsächliche Schicht tritt daneben — im Raster als roter Rahmen, in der Handy-App als ≠, im PDF ebenfalls rot umrandet. Gerechnet wird immer nach der tatsächlich gearbeiteten Schicht: Wer nachts arbeitet, bekommt den Nachtzuschlag, auch wenn er für die Frühschicht eingeteilt war.

Wer eingeplant ist und gar nicht kommt, bekommt das Soll der geplanten Schicht, sofern die Schicht ein eigenes Arbeitszeitmodell hat — ein Fehltag in einer Sechs-Stunden-Schicht mit eigenem Modell ergibt also sechs Stunden Minus, nicht acht. Ohne eigenes Modell (der Regelfall) bleibt es beim persönlichen Soll. Wer für einen Tag nicht eingeplant ist, rechnet unverändert mit seinem eigenen Arbeitszeitmodell — die Schichtplanung rührt ihn nicht an.

In der Zeiterfassung steht die erkannte Schicht bei jedem Tag in der rechten Spalte, in ihrer Farbe. Über die Auswahl lässt sie sich umstellen, über das ✕ ganz entfernen; dann gilt für diesen Tag wieder das persönliche Modell. Eine von Hand gesetzte Schicht bleibt stehen, ein weiterer Stempel überschreibt sie nicht.

Wird die Kommen-Zeit nachträglich geändert, stellt sich die Schicht nicht von selbst um; sie ist dann eigens zu korrigieren.

Nachtschichten über Mitternacht

Ein Zeitfenster darf über den Tageswechsel laufen, und unter dem Formular steht immer, welcher Zeitraum sich aus Beginn und Toleranz ergibt. Zugeordnet wird die Schicht dem Tag, an dem sie beginnt: Eine Nachtschicht von 23:40 bis 07:10 gehört zum Tag des Kommens, auch wenn sie erst am Morgen darauf endet. Auf welchem Kalendertag die Stunden selbst landen, entscheidet das Arbeitszeitmodell — der Trägertag aus Kapitel 8.

Schichten nachtragen

Die Erkennung läuft im Moment des Stempelns. Wer einen Monat nachträglich verplant, für den schon gestempelt wurde, hat deshalb lauter unbestätigte Tage. Der Knopf „Schichten nachtragen“ geht die vorhandenen Kommen-Stempel des angezeigten Monats durch und gleicht sie mit der Planung ab. Dabei gilt immer die aktuelle Regel: Eine früher eingetragene Abweichung wird zurück auf die geplante Schicht gesetzt, wenn das Kommen mindestens so nah am geplanten Beginn liegt wie am Beginn der eingetragenen Schicht. Von Hand gesetzte Tage bleiben unangetastet, und ein zweiter Lauf ändert nichts mehr.

Drei Aushänge

Der Plan geht in drei Zuschnitten aufs Papier, alle im Querformat mit Farblegende:

• PDF Mitarbeiter — nur das Raster, fürs schwarze Brett. Wer wann arbeitet; die Besetzungszahlen interessieren dort niemanden.
• PDF Alles — Raster und Besetzung, für die Leitung.
• PDF Besetzung — nur die Besetzung, ohne Namen: der Blick auf die Abdeckung.

Auf dem Blatt steht der Monat im Titel, unten auf jeder Seite Ausdruckszeit und Seitenzahl — so ist am Aushang zu erkennen, welcher Stand dort hängt. Daneben gibt es einen Zettel je Mitarbeiter, der nur dessen eigene Schichttage mit Datum, Schicht und Beginn auflistet.

Als Tabelle für Excel

Neben den PDF-Knöpfen steht „Excel (CSV)“: dasselbe Raster als Tabelle, eine Spalte je Tag und eine Zeile je Mitarbeiter, darunter die Termine und die Besetzung. Die letzte Spalte „geplante Std.“ trägt die geplanten Stunden des Monats je Mitarbeiter — nach denselben Regeln wie „geplant / Ziel“, als Dezimalzahl (162,50 = 162 Stunden 30 Minuten), damit Excel damit weiterrechnen kann; der PDF-Aushang zeigt keine Stunden. Gedacht ist die Tabelle zum Lesen und Weiterrechnen — eine in Excel geänderte Datei lässt sich nicht zurückladen, geplant wird in der Zeiterfassung.

Einen Monat als Vorlage nehmen

„Monat kopieren“ übernimmt den Plan eines anderen Monats — Wochentag auf Wochentag, nicht Datum auf Datum: Wer in der Vorlage montags Frühschicht hatte, hat sie im neuen Monat wieder montags. Gefüllt werden nur leere Tage; was im Zielmonat schon steht, bleibt unangetastet. Vorher zeigt eine Vorschau, was übernommen wird und welche Tage am Rand herausfallen; geschrieben wird erst auf Knopfdruck.

Änderungen mitteilen

Ein geänderter Plan nützt nichts, wenn niemand davon erfährt. „Änderungen mitteilen“ schickt jeder betroffenen Person eine Mitteilung ins Postfach — nur mit ihren eigenen Tagen, jeweils als neu, geändert oder entfallen, verglichen mit dem zuletzt mitgeteilten Stand. Verschickt wird nur auf Knopfdruck, nie von allein. Vorher zeigt ein Fenster, wer was bekäme; eine Bemerkung lässt sich voranstellen, und die Mitteilung kann als wichtig gekennzeichnet werden. Kennen alle den Plan schon, setzt „Stand übernehmen, nichts senden“ den Vergleichsstand, ohne etwas zu verschicken.

Was die Mitarbeiter sehen

Unter Zeiterfassung → Meine Schichten findet jeder Mitarbeiter seine eigenen Schichten des Monats und darunter das Raster seiner Abteilung — nur zur Ansicht, damit man weiß, wann die Kollegen kommen. Eine fremde Abteilung bleibt verschlossen. Leitung und Admin planen stattdessen unter „Schichtplanung“. In der Handy-App führt die Kachel „Meine Schichten“ zu den kommenden Wochen; sie lässt sich je Gerät abschalten (Verwaltung → Einstellungen → Geräte), ein Tablet zum Stempeln in der Werkstatt bleibt damit frei davon.

Hat eine Schicht ein geplantes Ende, steht dort statt „ab 13:30“ die Zeit von–bis („13:30–22:00“), und unter der Liste „Geplant in diesem Monat“ mit der Summe der eigenen geplanten Stunden — am PC wie am Handy. Es ist nur die Planung: Gezählt wird, was gestempelt wird. Die Stunden der Kollegen sieht ein Mitarbeiter nicht.

Der Plan an der Wand: das Whiteboard

Ein Bildschirm im Flur zeigt den Monatsplan einer Schichtgruppe im Vollbild — wie ein Aushang am schwarzen Brett, nur immer aktuell. Eine Benutzer-Anmeldung braucht er nicht: Er wird in der Verwaltung als Terminal der Art „Whiteboard (Schichtplan-Anzeige)“ angelegt, im Browser unter …/whiteboard geöffnet und weist sich einmalig mit Kennung und Geheimnis aus. Zu sehen sind dieselben Zeilen wie im Planungsraster, ganztägige Abwesenheiten mit ihrem Kürzel, die Zeile „Termine“ (dort nur mit Kürzel und Uhrzeit) und ganze Wochen.

Welche Schichtgruppe und welcher Monat erscheinen — laufender, nächster oder ein fester —, dazu Ausrichtung, Zoom und wie oft sich die Tafel selbst auffrischt, wird in der Terminal-Liste eingestellt. Geplant wird am Whiteboard nichts; jede Änderung aus der Schichtplanung erscheint beim nächsten Auffrischen von selbst.

Wer darf was — und was geschützt ist

Planen darf, wer die Zeiten der Abteilung pflegt: Abteilungsleiter und Bearbeiter für ihre Gruppen, der Admin überall. Schichten und Schichtgruppen selbst verwaltet der Admin. Mitarbeiter sehen den Plan, ändern können sie nichts — auch nicht bei sich selbst.

Eine Schicht zu löschen verlangt das Admin-Passwort, und vorher steht im Dialog, was daran hängt: wie viele geplante Tage sie verlieren, wie viele davon in bereits abgeschlossenen Monaten liegen, wie viele Schichtmuster darauf verweisen. Vergangene Tage bleiben danach stehen — sie sind das Protokoll dessen, was war — und rechnen mit dem persönlichen Modell weiter; künftige Planungen auf diese Schicht verschwinden. Nach dem Admin-Passwort fragt die Seite auch, wenn an einer Schicht, an der schon Tage hängen, die „Toleranz vor dem Ende“ oder die „Zuschläge dieser Schicht“ geändert werden — beides wertet vergangene Tage neu.

Einen ganzen Monat im Ganzen zu leeren geht ebenfalls, aber nur solange er noch nicht begonnen hat. Ab dem ersten Tag arbeiten Leute nach diesem Plan und stempeln darauf; einzelne Tage lassen sich weiterhin jederzeit mit dem Radierer zurücknehmen.

Berufsschule für Auszubildende

Schultage, Blockwochen und Schulferien werden einmal je Schuljahr bei der Person hinterlegt — nicht am Arbeitszeitmodell. Daraus erzeugt das System die Schultage automatisch, rollend acht Monate im Voraus, und trägt sie bei eingerichtetem Kalender auch dort ein.

Ein ganzer Schultag gilt als Tagessoll erfüllt, der Saldo bleibt 0. Bei einem halben Schultag wird die Unterrichtszeit gutgeschrieben; die Arbeit danach kommt normal obendrauf. Feiertage, modellfreie Tage und bereits belegte Tage werden ausgelassen. In der Planung sind Schultage an eigener Farbe und Symbol zu erkennen — halbe Tage nur zur Hälfte gefüllt.

Fällt Unterricht aus, wird der Tag einfach herausradiert und kommt nicht von allein zurück; ein zusätzlicher Schultag lässt sich jederzeit von Hand setzen. Beim Schuljahreswechsel genügt ein neuer Eintrag ab Datum: Die vorausberechneten Tage des alten Rhythmus verschwinden ab diesem Tag samt Kalender-Terminen und werden nach dem neuen Plan aufgebaut — ohne Dubletten. Das Arbeitszeitmodell bleibt davon unberührt, es braucht also kein eigenes Modell je Lehrjahr.

Zuschläge

Zuschläge — auch Zulage, Bonus oder Prämie genannt — sind ein firmenweiter Katalog von Zeit- oder Geldvergütungen: Nacht, Sonntag, Feiertag, Überstunden, frei definierte Arten oder ein fester Betrag je Schicht. Zugeordnet werden sie in den Arbeitszeitmodellen und an Schichten. Gepflegt wird der Katalog unter Zeiterfassung → Modelle → Zuschläge.

Arten & Anspruchsfenster

• Nacht und „Frei definiert“: gelten in einem Von–Bis-Zeitfenster; es darf über Mitternacht reichen (z. B. 22:00–06:00). Gezählt werden nur die Netto-Arbeitsminuten innerhalb des Fensters. Von und Bis müssen verschieden sein — 00:00–00:00 wäre ein leeres Fenster, das nie zählt; das Formular lässt es deshalb nicht zu, und ältere Einträge dieser Art stehen im Katalog mit „⚠️ Zeitfenster leer – zählt nie“. Auf bestimmte Wochentage beschränkt man einen Zuschlag, indem man ihn nur diesen Tageskarten zuordnet.
• Sonntag und Feiertag: ebenfalls mit Von–Bis; Von = Bis heißt hier „ganzer Tag“.
• Überstunden: statt eines Fensters die Basis „täglich (über Tagessoll)“ oder „wöchentlich“ (was in der Kalenderwoche über dem Soll liegt).
• Pauschale je Schicht: ein fester Betrag statt eines Prozentsatzes (siehe unten).

Je Art sind mehrere Zuschläge möglich, etwa Nacht 25 % und Nacht 40 % mit unterschiedlichen Lohnarten. Jeder Zuschlag mit Zeitfenster und jede Pauschale kann zusätzlich ein Anspruchsfenster nach Einstempel-Zeit (Kommt) tragen: Dann gilt er nur, wenn das erste gewertete Kommen des Tages in diesem Fenster liegt — sonst entfällt er an diesem Tag ganz. Bei „Erst ab Schichtbeginn werten“ ist das erste gewertete Kommen der Schichtbeginn, wenn früher gestempelt wurde.

Auszahlung oder Zeitgutschrift

Je Zuschlag wird die Wirkung festgelegt — Auszahlung als Lohn oder Zeitgutschrift aufs Zeitkonto — sowie der Prozentsatz. Ein Zuschlag wirkt erst, wenn er im Arbeitszeitmodell einer Tageskarte oder an einer Schicht zugeordnet ist (Kapitel 9, „Zuschläge dieser Schicht“); so können unterschiedliche Wochentage und unterschiedliche Schichten unterschiedliche Zuschläge tragen. Steht derselbe Zuschlag an Tageskarte und Schicht, zählt er nur einmal. An einem Feiertag gelten von den Tageskarten nur die Zuschläge der Feiertagskarte (FE); die Zuschläge der Schicht kommen auch dann dazu.

Pauschale je Schicht

Die Art „Pauschale je Schicht“ zahlt einen festen „Betrag je Schicht (€)“ statt eines Prozentsatzes — etwa 20,00 € für jede Frühschicht, höchstens 999,99 €. Sie hat kein Zeitfenster; ein Anspruchsfenster nach Kommen-Zeit ist möglich. Gezählt wird einmal je Tag, an dem die Pauschale gilt (über die Schicht oder über die Tageskarte) und Arbeitszeit gewertet wurde — auch wenn sie an beiden Stellen steht. Ein Urlaubs- oder Krankheitstag ohne Stempel zählt nicht. Die Wirkung ist immer Lohn; eine Zeitgutschrift gibt es bei der Pauschale nicht.

Berichte zeigen eine Pauschale je Tag als Anzahl und in der Summe als Anzahl × Betrag = Summe, etwa „5 × 20,00 € = 100,00 €“ (Kapitel 12); die Lohnübersicht hat je Pauschale die Spalten Anzahl und Summe (€) (Kapitel 13).

Die am Zuschlag hinterlegte Nummer ist seine DATEV-Lohnart — sie wird nur dort gepflegt, nicht unter Einstellungen → DATEV. Ohne Nummer erscheint der Zuschlag nicht im DATEV-Export; die Export-Seite warnt davor. Exportiert werden die Stunden, die unter den Zuschlag fallen. Pauschalen gehen nie in die DATEV-Datei: Für Anzahl und Betrag ist dort kein Bearbeitungsschlüssel belegt. Die Export-Seite weist darauf hin; übertragen werden sie aus der Lohnübersicht. Änderungen am Katalog wirken rückwirkend auf alle Auswertungen — auch auf vergangene Monate und einen erneut erzeugten Export.

Berichte

Berichte werten Zeiten je Person oder Gruppe aus — für einen Monat oder eine freie Von–Bis-Spanne, als Tabelle, PDF und CSV. Monat oder „Zeitraum …“ wird direkt beim jeweiligen Bericht gewählt, neben den PDF-Knöpfen; die Wahl gilt für alle Berichte der Seite.

Der Zeitraum bestimmt auch, wer zur Auswahl steht: Eine Person erscheint nur, wenn sie im Zeitraum an der Zeiterfassung teilgenommen hat — maßgeblich sind „Eintritt Zeiterfassung“ und „Austritt Zeiterfassung“ in der Personalakte, ist „Austritt Zeiterfassung“ leer, „Austritt Firma“. Wer am 01.09. ausgetreten ist, steht im September-Bericht noch, ab Oktober in keinem Bericht mehr; wer erst im November eintritt, erscheint ab November.

Monatsübersicht

Der Einzelbericht in der Variante Monatsübersicht zeigt Tageszeilen mit Summen, dazu die Kennzahlen Übertrag, Ist, Soll, Differenz und Gleitzeitstand. Ausgewiesen werden außerdem Zuschläge als Bonus, Pauschalen als Anzahl × Betrag sowie Abwesenheits-Tage (Halbtage als 0,5, Krank inklusive Krank-Korrekturen). Der Gleitzeitstand gilt bis heute; eine Kappung wird ausgewiesen, sofern sie vorhanden ist. Die CSV-Datei dazu hat eine Zeile je Tag und gibt Anwesenheit, Pause, Ist, Soll und Saldo als Dezimalstunden aus (8,50 = 8 Std 30 Min) — Excel rechnet direkt damit.

Tagesübersicht

Die Variante Tagesübersicht listet die einzelnen Buchungen samt Berechnung. Im Tages-PDF wird das Kommen einer über Mitternacht laufenden Schicht dem Geht-Tag zugeordnet.

Zuschläge-Bericht

Die Variante Zuschläge zeigt je Tag Kommt, Geht, Soll und Ist und danach für jeden Zuschlag eine Spalte mit der zuschlagspflichtigen Zeit (nicht dem Bonus). Der Spaltenkopf nennt Name und Satz, z. B. „Nacht 25 %“; oben stehen alle Zuschläge des Zeitraums in einer Legende, unten die Summen. Kommt und Geht sind die erste und letzte Stempelung der Schicht; fällt das Gehen einer Nachtschicht auf den Folgetag, wird es mit „*“ markiert. Der CSV-Export enthält dieselben Spalten, die Zeiten als Dezimalstunden. Eine Pauschale je Schicht hat ihre eigene Spalte mit dem Betrag im Kopf („je 20,00 €“): je Tag steht dort die Anzahl, in der Summe Anzahl × Betrag.

Gruppenbericht

Der Gruppenbericht stellt alle Mitarbeiter einer Gruppe mit Ist, Soll, Differenz, Übertrag und Abwesenheiten gegenüber. „PDF Übersicht“ fasst die Gruppe zusammen, „PDF Gesamtbericht“ bündelt die Einzelberichte aller.

Systemgruppen (Nicht aktive / Ausgetretene) erlauben nur Einzelberichte, keinen Gruppenbericht — und auch die nur für Zeiträume, in denen die Person noch an der Zeiterfassung teilgenommen hat.

Bericht per E-Mail senden

Neben den PDF-Knöpfen steht „✉ Per E-Mail senden“: Der gerade eingestellte Bericht — Berichtsart und Monat oder freier Zeitraum — geht als PDF im Anhang an bis zu drei Adressen, etwa an das Lohnbüro. Betreff und Text sind vorbelegt, „Kopie an mich“ schickt eine Kopie an die eigene Adresse. Liegt eine Adresse außerhalb der eigenen Firma, weist ein gelber Hinweis darauf hin, und vor dem Versand zeigt ein Prüfschritt, was an wen geht — mit „PDF vorab ansehen“. Erst „Jetzt senden“ verschickt die Mail; jeder Versand steht im Protokoll.

Senden darf, wer den Bericht auch als PDF öffnen darf; Mitarbeiter ohne Leitungsrecht senden nur den eigenen Bericht an die eigene hinterlegte Adresse. Im PDF-Kopf steht die Personalnummer statt der Login-Kennung.

Abwesenheiten – alle Gründe

Oben auf der Berichte-Seite öffnet „📋 Abwesenheiten – alle Gründe“ eine Liste aller eingetragenen Abwesenheiten im eigenen Bereich: Admins sehen alle Mitarbeiter, Abteilungsleiter und Bearbeiter die ihrer Gruppen — ausgetretene und nicht mehr aktive eingeschlossen, soweit sie im gewählten Zeitraum noch teilgenommen haben, damit die Liste auch rückblickend vollständig ist. Gefiltert wird nach Zeitraum, Gruppe und Art; zusammenhängende Tage stehen als eine Zeile Von–Bis, darunter die Summe je Art. Die Liste geht als CSV oder PDF hinaus. Mit eingeschalteter AU-Kontrolle (Kapitel 5) kommt die Spalte „AU“ dazu, samt Filter auf die Zeiträume, bei denen sie noch fehlt.

Lohnbüro & DATEV

Am Monatsende erzeugt die Export-Seite eine DATEV-Importdatei für die Lohnbuchhaltung — für Lohn und Gehalt (LuG) oder für LODAS, aufgebaut nach den Schnittstellenbeschreibungen von DATEV. Monat, Umfang (alle, eine Gruppe oder eine Person), Format und Ebene werden vor dem Download gewählt. Für alle anderen Lohnprogramme steht darunter die Lohnübersicht als CSV oder PDF bereit.

Was exportiert wird

• Ist-Stunden, Überstunden und Zuschläge — in Stunden als Dezimalzahl (7,50 = 7 Std 30 Min). Eine Pauschale je Schicht geht nicht in die Datei, weil für Anzahl und Betrag kein DATEV-Bearbeitungsschlüssel belegt ist; die Export-Seite weist darauf hin, übertragen wird sie aus der Lohnübersicht.
• Jede Abwesenheitsart als Tage (Halbtage 0,5): Urlaub, Krank, Kind krank, Reha, Wiedereingliederung, Freistellung, Berufsschule, Dienstreise/Fortbildung, Sonderurlaub, Mutterschutz, Elternzeit, unbezahlter Urlaub und Gleitzeitausgleich — jeweils als Lohnart mit Tagen.
• Ebene wahlweise nur Monatswerte oder „Arbeitsstunden je Tag, Rest als Monatswerte“: Dann stehen die Ist-Stunden je Kalendertag in der Datei — statt der Monatssumme, nicht zusätzlich (LODAS: Kalendarium, Lohn und Gehalt: Kalendererfassung); Überstunden, Zuschläge und Abwesenheiten bleiben Monatswerte.

LODAS und Lohn und Gehalt

Beide Formate sind ASCII-Dateien (.txt) im Windows-Zeichensatz, je Datei ein Mandant und ein Monat. LODAS liest die Datei über seine ASCII-Schnittstelle; die Beschreibung der Sätze steht in der Datei selbst. Vor den Buchungen entfernt ein Abschnitt [Entfernen] für jede Person im Umfang die Buchungen desselben Monats — so ersetzt ein zweiter Import den ersten, statt alles doppelt zu buchen. Weil dabei auch Buchungen wegfallen, die die Kanzlei für diese Personen im selben Monat von Hand erfasst hat, lässt sich das in den Einstellungen abschalten.

Lohn und Gehalt braucht einmalig eine Formatbeschreibung: Neben dem Download liegt der Knopf „INI-Datei“. Das Lohnbüro übernimmt sie im ASCII-Import-Assistenten von Lohn und Gehalt; danach liest das Programm jede Monatsdatei. Einen schon importierten Monat liest man dort nicht einfach noch einmal ein — die Datei hat kein [Entfernen].

Mit dem Steuerberater abstimmen

Einiges legen die DATEV-Unterlagen nicht fest, sondern die Kanzlei für ihren Mandanten. Dafür bringt die Zeiterfassung unter Einstellungen → DATEV in den „Feinheiten der Importdatei“ Vorgaben mit, die der Steuerberater bestätigt oder ändert: die Bearbeitungsschlüssel für Stunden und für Tage in LODAS, den Ausfallschlüssel für Arbeitsstunden je Tag (LODAS und Lohn und Gehalt) und den Schalter für [Entfernen]. Vor dem ersten echten Monat gehört ein Testimport dazu: Sein Prüfprotokoll zeigt, ob LODAS bzw. Lohn und Gehalt jede Zeile angenommen hat.

Lohnarten & Personalnummern

Berater- und Mandantennummer sowie die Lohnarten-Nummern für Ist-Stunden, Überstunden und jede Abwesenheitsart stehen in den Einstellungen unter DATEV; die Lohnart eines Zuschlags steht allein am Zuschlag (Modelle → Zuschläge, Kapitel 11). Eine leere Lohnart heißt: Dieser Wert wird nicht exportiert. Ohne gültige Berater- und Mandantennummer bleibt der Download gesperrt — DATEV nähme die Datei nicht an. Vor Lohnarten, die das gewählte Programm nicht kennt, warnt die Export-Seite.

Personalnummern werden je Benutzer gepflegt und sind im Mandanten eindeutig. Bei reinen Ziffern zählen führende Nullen nicht — „00471“ und „471“ sind dieselbe Nummer —, und beim Eintragen nennt die Benutzerverwaltung die Person, die eine Nummer schon trägt. Doppelte Nummern aus der Zeit vor dieser Prüfung markiert die Benutzerliste mit ⚠️, die Export-Seite nennt sie mit Namen. DATEV nimmt nur Personalnummern von 1 bis 99999: Wer keine oder eine andere hat, fehlt in der Datei, und die Export-Seite sagt es vorher.

Lohnexport und Lohnübersicht erstellen nur Admins. Wer im Monat nicht an der Zeiterfassung teilgenommen hat, geht nie mit — auch nicht als aktives Konto in einer normalen Gruppe: Maßgeblich sind „Eintritt Zeiterfassung“ und „Austritt Zeiterfassung“ in der Personalakte, ist „Austritt Zeiterfassung“ leer, „Austritt Firma“. Wer am 01.09. austritt, steht im September-Export, im Oktober nicht mehr; aktive Konten, die deshalb fehlen, nennt die Export-Seite über dem Download. Mitglieder der Systemgruppen (Nicht aktive / Ausgetretene) gehen nur noch in ihrem letzten Monat mit — wer am 15. austritt und schon vorher verschoben wurde, steht also noch im Export seines letzten Monats. „Urlaub (geplant)“ geht nicht mit, Urlaubs-Konto-Korrekturen ebenso wenig — nur echte Urlaubstage; Krank-Korrekturen dagegen schon.

Lohnübersicht für alle Lohnprogramme

Für Lohnbüros ohne DATEV und für Lexware Office Lohn, wo die Werte von Hand übertragen werden, erzeugt die Karte „Lohnübersicht“ unter der DATEV-Karte für denselben Monat und Umfang eine Tabelle mit einer Zeile je Mitarbeiter — als CSV für Excel oder als PDF zum Abtippen. Darin stehen Personalnummer, Name, Soll, Ist, Plus/Minus des Monats, der Gleitzeitsaldo am Monatsende, je Zuschlag die zuschlagspflichtige Zeit, je Pauschale die Anzahl und die Summe in Euro und je Abwesenheitsart die Tage. Die Zahlen kommen aus derselben Monatsauswertung wie DATEV-Datei und Monatsbericht; Lohnarten braucht die Übersicht nicht.

Stunden stehen als Dezimalzahl (7,50 = 7 Std 30 Min), Abwesenheiten in Tagen, halbe Tage als 0,5. Anders als beim DATEV-Export bleibt, wer keine Personalnummer hat, mit leerer Nummer in der Übersicht — damit das Lohnbüro niemanden übersieht.

Krankmeldungen aus dem Lohnprogramm

Den umgekehrten Weg gibt es auch: Die Krankmeldung (eAU) ruft das Lohnprogramm bei der Krankenkasse ab. Dessen Fehlzeiten werden dort als CSV exportiert und unter Einstellungen in der Karte „Krankmeldungen aus dem Lohnprogramm“ hochgeladen. Beim ersten Mal werden die Spalten (Personalnummer, von, bis, wahlweise die Art) und die Arten einmalig zugeordnet; danach genügt das Hochladen. Eine Vorschau zeigt vorher, was neu ist, was schon dasteht und welche Zeilen sich nicht zuordnen lassen — geschrieben wird erst auf Knopfdruck.

Wiederholtes Hochladen erzeugt keine Dubletten, vorhandene Abwesenheiten werden nie überschrieben, und Urlaub aus der Datei bleibt unberührt — er wird in der Zeiterfassung beantragt und genehmigt. So übernommene Krankmeldungen gelten bei der AU-Kontrolle als „AU liegt vor“.

Handy-App

Die Handy-App läuft als installierbare PWA im Browser unter …/app — ohne App-Store und ohne IT-Rollout. Sie richtet sich an Beschäftigte, die dort stempeln, wo gearbeitet wird.

Installation & Geräte-Kopplung

Die App wird im Browser geöffnet und zum Startbildschirm hinzugefügt. Nach der ersten Anmeldung registriert sich das Gerät und zeigt eine Geräte-Nummer. Diese nennt der Mitarbeiter dem Administrator, der das Handy unter Verwaltung → Einstellungen → Geräte einem Benutzer zuordnet und freigibt. Erst nach der Freigabe erscheinen die berechtigten Kacheln zum Stempeln und für die Berichte.

GPS-Pflicht

Beim Stempeln ist der Standort Pflicht; beim ersten Mal muss „Genauer Standort“ erlaubt werden. Ist die Ortung zu ungenau, wird der Stempel mit einem Hinweis abgelehnt — dann kurz warten und erneut versuchen.

Auf dem iPhone muss der Standort in den Einstellungen für Safari bzw. die Website auf „Erlauben“ stehen, sonst schlägt jedes Stempeln fehl.

Offline-Warteschlange

Ohne Verbindung werden Stempel lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit ihrer originalen Uhrzeit übertragen. Das gelingt auch, wenn die App vor dem Standort-Fix geschlossen wurde — sie holt das selbst nach. Jeder Eintrag zeigt seinen Status: übertragen ✓ oder wartet ⏳.

Zeitenmeldungen unterwegs

Eine eigene Kachel führt zu den Zeitenmeldungen: Urlaub und andere Abwesenheiten beantragen, eine vergessene Stempelzeit für einen einzelnen Tag nachtragen oder eine bereits eingetragene Abwesenheit stornieren. Der Stand jeder Meldung ist dort sichtbar, offene lassen sich zurückziehen; über die Monatswahl kommt man an ältere heran. Entschieden wird bewusst nur am PC.

Kontokarte & eigene Berichte

Die Startseite zeigt geleistete Stunden, Soll, Saldo, Resturlaub, geplanten bzw. zukünftigen Urlaub und den frei verplanbaren Rest. Über „Berichte“ ruft der Mitarbeiter seinen eigenen Monatsbericht direkt am Telefon ab; dort steht auch, wenn ein Gehen kurz vor dem Schichtende bis zum Ende gewertet wurde („Kurz vor Schichtende gegangen — gewertet bis …“). Die Kachel „Meine Schichten“ zeigt die eigenen Schichten mit Zeit von–bis und den geplanten Stunden des Monats (Kapitel 9).

Damit gepufferte Stempel ankommen, sollte die App gelegentlich mit Internet und aktivem Standort geöffnet werden.

Stempeluhr / PIN-Terminal

Der PIN-Terminal verwandelt ein Tablet in eine feste Stempeluhr für das ganze Team. Geöffnet wird er im Browser unter …/kiosk: Aktion antippen, persönliche PIN eingeben, fertig — die PIN identifiziert die stempelnde Person und ersetzt die Anmeldung.

Bedienung & Bestätigung

Nach dem Stempeln füllt eine Bestätigung den Bildschirm: Gruß mit Vornamen, die gebuchte Aktion mit Uhrzeit und Karten mit „Ihre Überstunden“ (im Minus „Noch aufzuholen“, Stand Vorabend), „Heute zu arbeiten“ und „Ihr Resturlaub“; beim Gehen kommt „Heute gearbeitet“ dazu. Sie bleibt etwa acht Sekunden stehen, ein Tipp blendet sie sofort aus. Liegt eine ungelesene wichtige Mitteilung vor, erscheint sie direkt nach der PIN als „⚠️ ACHTUNG“-Fenster und wird mit „Gelesen und verstanden“ bestätigt. In der Marken-Ecke wird das Firmenlogo eingeblendet. Die Anzeigegröße skaliert die komplette PIN-Terminal-Anzeige per Auswahl von Klein bis Extra groß und wirkt sofort — „Standard“ ist auf 8–9-Zoll-Tablets abgestimmt.

Eigene Berichte per PIN

Über das Berichts-Symbol und die eigene PIN sieht jede Person ihren eigenen Monats- oder Tagesbericht; es werden nur die eigenen Zeiten angezeigt. Eine Pauschale je Schicht steht dort wie in den Berichten als Anzahl × Betrag.

Offline-Puffer & Einstellungen

Fällt das Netz aus, funktioniert das Stempeln weiter: Der Stempel wird mit seiner Original-Zeit auf dem Gerät gespeichert, die Bestätigung meldet „Gespeichert · kein Netz“. Sobald die Verbindung zurück ist, überträgt der PIN-Terminal alle Stempel von selbst; eine Zeile auf dem Startbildschirm zeigt, wie viele noch warten. Beim ersten Start werden Terminal-ID und Secret aus der Verwaltung eingegeben; das Zahnrad öffnet nach Eingabe der Admin-PIN die Einstellungen, darunter die Vollbild-Sperre.

Für den unbeaufsichtigten Dauerbetrieb steht zusätzlich eine eigene Android-PIN-Terminal-App mit Autostart bereit, die das Tablet nach dem Einschalten direkt in die Stempeluhr sperrt.

RFID-Terminal: Stempeln mit Chip

Die Stempeluhr gibt es auch als RFID-Terminal: einen Raspberry Pi mit 7-Zoll-Touch-Display und einem Chip-Leser darunter; ein Pfeil auf dem Bildschirm zeigt auf den Leser. In der Terminal-Liste wird dafür die Bauform von „Tablet (PIN)“ auf „RFID-Terminal (Chip)“ umgestellt. Am Pi wird die „Startadresse für den Raspberry Pi“ als Startseite des Browsers eingetragen — sie enthält die Kopplung, eine Tastatur braucht es dafür nicht.

• Chip vorhalten genügt: Ohne vorherigen Tastendruck bucht das Terminal die passende Aktion — wer abgemeldet ist, kommt; wer da ist, geht; wer in der Pause ist, beendet sie.
• Taste zuerst für Pause, Dienstgang oder einen anderen Stempelgrund, dann den Chip. Erst nach der Taste erscheint der Nummernblock: Wer den Chip vergessen hat, stempelt dort mit seiner PIN.
• Kein doppeltes Buchen durch die Automatik: Hält jemand den Chip ohne vorherige Taste innerhalb von 20 Sekunden ein zweites Mal hin, wird nichts gebucht — das Terminal zeigt „Schon gebucht“ mit der Uhrzeit des ersten Stempels. Wer bewusst eine Taste drückt, ist davon nicht betroffen.
• Neue Chips anlernen: Ein unbekannter Chip wird nicht gebucht. Sein Code steht groß am Terminal und erscheint in der Personalakte unter „Zuletzt am RFID-Terminal unbekannt“ — ein Klick übernimmt ihn.
• Ohne Netz speichert das Terminal Stempel wie das Tablet, aber nur, wenn seine Uhrzeit seit dem letzten Start mit dem Server abgeglichen ist: Der Raspberry Pi hat keine Uhr mit Batterie. Sonst meldet es „Keine Verbindung“, statt Stempel mit falscher Zeit zu speichern.

Auch „Meine Berichte“ und das Bestätigen wichtiger Mitteilungen gehen mit dem Chip.

Datafox-Hardware-Terminals

Für Eingangsbereich, Produktion und Außenbereich stehen robuste RFID-Terminals der Datafox-EVO-Serie zur Verfügung. Sie lesen RFID-Chips — je nach Modell auch Fingerabdrücke — und melden jede Buchung direkt und verschlüsselt an den Server; der Browser ist nicht beteiligt, ein eigener Server vor Ort ist nicht nötig.

Chips, Biometrie & Zuordnung

Die Chips werden je Mitarbeiter als Transponder in der Personalakte hinterlegt (Nummer = Chip-UID); mehrere Chips je Person sind möglich, und „aktiv“ steuert, ob damit gestempelt werden darf. Bei Modellen mit Fingerprint-Sensor bleibt die biometrische Zuordnung im Gerät — es verlässt kein Fingerabdruck das Terminal. Fällt das Netz aus, puffert das Gerät die Buchungen und sendet sie später mit Original-Zeit nach.

EVO 2.8

Der kompakte Klassiker fürs Kommen und Gehen: 2,8-Zoll-Farbdisplay, robuste Tasten und RFID-Leser — die schlanke Lösung neben der Tür.

EVO 3.5 Pure Fingerprint

3,5-Zoll-Touchdisplay mit RFID plus biometrischer Identifikation per Fingerabdruck — stempeln ohne Chip und ohne PIN.

EVO 5.0 Pure

Großzügiges 5-Zoll-Touchdisplay mit frei gestaltbaren Tasten — viel Platz für klare Beschriftung, auf Wunsch mit Handschuh-Bedienung.

Einrichtung

Die Einrichtung erfolgt in zwei Schritten: Das Terminal wird in der App unter Verwaltung → Einstellungen → Terminals angelegt und erhält eine ID und ein Secret. Am Gerät wird als Zugang HTTP(S) mit Basic-Auth eingestellt — Benutzername = Terminal-ID, Passwort = Secret — und als Sende-Pfad /terminal/datafox mit der Mandanten-ID eingetragen. Die Seriennummer erscheint automatisch in der Terminal-Liste, sobald sich das Gerät erstmals gemeldet hat.

Per Chip stempeln lässt sich auch ohne Datafox-Gerät: mit dem RFID-Terminal auf einem Raspberry Pi (Kapitel 15).

Anwesenheit live

Die Anwesenheits-Tafel zeigt in Echtzeit, wer gerade da ist. Sie eignet sich für Anwesenheits-Terminals und aktualisiert sich selbstständig.

Die Tafel gliedert sich in drei Spalten:

• Anwesend: aktuell eingestempelt, mit Uhrzeit seit wann.
• Fehlt (sollte da sein): Soll heute größer 0, aber nicht anwesend.
• Abwesend (kein Soll): heute ohne Tagessoll — frei, Urlaub oder Krank.

Über „Gruppe“ lässt sich die Anzeige einschränken.

Standortprüfung / Geofencing

Standorte definieren erlaubte Orte (Geofence), an denen per Handy oder PC-Widget gestempelt werden darf. Die Prüfung ist opt-in und standardmäßig aus; ohne Aktivierung dienen Standorte nur der Information.

Erlaubte Orte anlegen

Ein Standort besteht aus Name, Koordinaten und Radius. Die Koordinaten lassen sich aus einer Adresse ermitteln (serverseitige Abfrage bei OpenStreetMap/Nominatim) oder aus einem echten Handy-Stempel übernehmen (➕📍 in der Zeiterfassung); ein Klick auf die Koordinaten öffnet sie in Google Maps. Als Toleranz gilt der Radius zuzüglich der aktuellen GPS-Genauigkeit (nach oben gedeckelt), damit ungenaue Ortungen nicht sofort abgelehnt werden.

Stufen & Zuweisung

Die Prüfung wird unter Einstellungen → Standort-Prüfung eingeschaltet, getrennt für Handy und PC-Widget. Je Kanal stehen drei Stufen zur Wahl: Aus (keine Prüfung), Nur markieren (Stempel wird zugelassen, aber mit ⚠️ gekennzeichnet) und Blockieren (Stempel außerhalb wird verhindert). Je Gerät lässt sich festlegen, ob es von der Prüfung ausgenommen ist (z. B. Außendienst) und auf welche erlaubten Standorte es beschränkt wird.

Offline erfasste Nachträge werden nie blockiert, sondern nur markiert. Normales Stempeln über das Dashboard bleibt grundsätzlich ungeprüft.

Protokoll — wer hat was geändert

Jede Änderung an Zeiten, Abwesenheiten, Stammdaten und Einstellungen wird mitgeschrieben. Das Protokoll zeigt Zeitpunkt, verantwortliche Person, Vorgang und betroffenen Mitarbeiter — und auf Klick die Einzelheiten, bei einer korrigierten Stempelung also auch den Wert davor.

Gefiltert wird nach Zeitraum, Bereich (Stempelungen, Abwesenheiten, Zeitenmeldungen, Benutzer, Einstellungen …) und Person; die gefilterte Liste lässt sich als CSV ausleiten. Vorgänge ohne Person stammen aus automatischen Läufen, etwa dem Leeren des Papierkorbs nach Ablauf der Frist.

Wer was sieht, ist eng gefasst: Administratoren sehen alle Vorgänge ihrer Firma, Abteilungsleiter und Bearbeiter nur die ihrer Gruppen, Mitarbeiter ohne das Recht „Zeiten bearbeiten“ gar nichts. Das Protokoll ist eine Nachweis-Ansicht — Einträge lassen sich weder ändern noch löschen. Gelöschte Stempelungen holt man über den Papierkorb in der Zeiterfassung zurück.

Verwaltung & Sicherheit

Die Verwaltung bündelt Benutzer, Gruppen, Geräte, Terminals, Feiertage, Einstellungen und Lizenzen. Der Betrieb erfolgt als gehostete Cloud mit Zugriff per HTTPS in Deutschland.

Rollen & Zuständigkeiten

Es gibt drei Rollen: Mitarbeiter (stempeln, eigene Zeiten sehen, Meldungen stellen), Abteilungsleiter (zusätzlich Zeiten der eigenen Gruppen pflegen und deren Meldungen entscheiden, ohne Zugriff auf die Verwaltung) und Admin. Dazu kommen Zusatzrechte wie „Zeiten bearbeiten“ (auf bestimmte Gruppen begrenzbar), „Einsatzplan sehen“ oder die Sichtbarkeit der Projekt-Kalkulation.

Für die Zeitenmeldungen lässt sich unabhängig davon der Status Geschäftsleitung vergeben — an beliebig viele Personen. Er entscheidet die Meldungen aller, für die kein eigener Vorgesetzter hinterlegt ist, darf Mitteilungen an alle schreiben und gibt sonst keine Rechte. Je Person kann ein Vorgesetzter benannt werden; zur Auswahl steht nur, wer selbst entscheiden darf.

Personalakte

Ein Klick auf den Namen öffnet die Personalakte. Über allem steht eine Kerndaten-Zeile (aktiv, Rolle, Gruppe, Arbeitszeitmodell, Resturlaub, Zuständigkeit), darunter fünf Register: Stammdaten (Anschrift, Eintritt und Austritt der Zeiterfassung, Urlaubsanspruch samt Anspruchs-Verlauf, interner Stundensatz), Konto & Zugang (Rolle, Rechte, Passwort, PIN-Terminal-PIN), Zeitenmeldung & Schule (Zuständigkeit, Schulpläne), Erfassung (Standorte, Transponder, Kalender) und Dokumente (Memo, Dateiablage). Jede Karte trägt ein (i) mit der Erklärung ihrer Felder.

Eintritt und Austritt bestimmen, wann jemand an der Zeiterfassung teilnimmt: Vor „Eintritt Zeiterfassung“ und nach dem Austritt lässt sich auf keinem Weg stempeln — weder am PC noch am Handy, an der Stempeluhr, an Terminals oder per Nachtragen — und keine Projektzeit buchen; eine am Austrittstag begonnene Nachtschicht lässt sich noch beenden. Maßgeblich ist „Austritt Zeiterfassung“, ist es leer, „Austritt Firma“; das Soll endet allerdings nur mit „Austritt Zeiterfassung“. Schon Erfasstes bleibt, und in Zeiterfassung, Planung und Personalakte bleibt die Person auffindbar. In der Übersicht (Dashboard) fehlt sie ab dem Tag nach dem Austritt — ausgenommen die Fehler-Karten (bis zum Ende des Austrittsmonats) und offene Zeitenmeldungen (bis zur Entscheidung); in Berichten, Lohnexport und Lohnübersicht erscheint sie nur noch bis zu ihrem Austrittsmonat.

Gruppen & Bearbeiter-Rechte

Gruppen bündeln Beschäftigte für Ansicht und Auswertung; jeder Benutzer gehört zu genau einer Gruppe und wird per Drag & Drop verschoben. Zwei Systemgruppen — „Nicht aktive Mitarbeiter“ und „Ausgetretene Mitarbeiter“ — stehen stets als letzte zwei Gruppen und lassen sich nicht löschen oder umbenennen. Wer dorthin verschoben wird, dessen Konto wird deaktiviert (kein Login, kein Stempeln, keine Änderungen) und zählt nicht mehr zur Lizenz. In den Lohnexport geht es nur noch bis einschließlich des Monats seines Austritts laut Personalakte (Kapitel 13). Umgekehrt landet ein Mitarbeiter, der deaktiviert wird, nach einer Rückfrage von selbst in „Ausgetretene Mitarbeiter“. Die Benutzerliste zeigt standardmäßig nur aktive Personen; der Schieberegler „Alle anzeigen“ blendet die übrigen ein.

Obergruppen für viele Standorte

Wer viele Standorte oder Abteilungen hat, fasst Gruppen zu Obergruppen zusammen, etwa „Nord“ und „Süd“. Eine Obergruppe kann beliebig viele Gruppen enthalten und ist freiwillig: Wer keine anlegt, arbeitet wie bisher. Die Reihenfolge der Obergruppen und der Gruppen darin legt man selbst fest — am PC durch Ziehen, am Tablet und Handy mit den Pfeilen ▲▼.

In Zeiterfassung, Planung und Berichten stehen die Gruppen dann unter ihrer Obergruppe, als Klapp-Liste: Ein Klick öffnet eine Obergruppe und schließt die übrigen, Gruppen ohne Obergruppe stehen offen unter „Weitere Gruppen“. Wo es einen Gruppenfilter gibt — etwa bei Anwesenheit, Abwesenheiten oder Schichtübersicht —, lässt sich zusätzlich eine ganze Obergruppe wählen, und der Export kennt den Umfang „ganze Obergruppe“. Obergruppen ordnen nur: Rechte, Schichten und Abrechnung hängen weiter an der Gruppe.

Geräte & Terminals

Unter Geräte werden die Handys freigegeben, einem Mitarbeiter zugeordnet und in ihren Rechten eingestellt (Stempeln an/aus, maximale GPS-Ungenauigkeit, Standort-Ausnahmen). Terminals erhalten je eine ID und ein Secret. Es gibt drei Arten: Stempeluhren — als Tablet mit PIN, als RFID-Terminal mit Chip auf einem Raspberry Pi oder als Datafox-Hardware —, das Anwesenheitsfenster und das Whiteboard, das den Schichtplan an der Wand zeigt (Kapitel 9).

Feiertage & Einstellungen

Feiertage werden je Region importiert und um eigene, einmalige oder jährlich wiederkehrende Termine (z. B. Betriebsruhe) ergänzt; an einem Feiertag richtet sich das Soll nach der Feiertagsregel des Modells. Jeder Feiertag — auch ein importierter — lässt sich als ganzer Tag, halber Tag oder mit festen Stunden frei werten (Kapitel 8); die Wertung bleibt beim erneuten Import erhalten. Die Einstellungen bündeln Zeitzone und Datumsformat, die globalen Stempeltasten, die Papierkorb-Frist, die Standort-Prüfung, die AU-Kontrolle (Kapitel 5), das Hochladen der Krankmeldungen aus dem Lohnprogramm (Kapitel 13) sowie die Schnittstellen (DATEV, E-Mail/SMTP).

Zusatzmodul Projektzeit mit Projektbudget

Dazubuchbar ist die Projektzeiterfassung: Zeiten werden auf Kunde, Projekt und Tätigkeit gestempelt — am PC oder am Handy, mit Fahrten und Besuchsbericht —, und der Projektbericht wertet sie nach Zeitraum, Kunde, Projekt und Mitarbeiter aus. Je Projekt lassen sich ein Stundenbudget und ein Umsatzbudget in Euro hinterlegen, beide freiwillig und unabhängig voneinander, dazu eine Warnschwelle (Vorgabe 80 %). Der Projektbericht zeigt den Verbrauch über die gesamte Projektlaufzeit als Balken mit Ampel: „OK“, ab der Warnschwelle „WARNUNG“, ab 100 % „ÜBERSCHRITTEN“.

Lizenzen & Peak-Übersicht

Die Lizenzseite zeigt, wie viele Konten gleichzeitig aktiv sind. Maßgeblich ist der höchste Stand gleichzeitig aktiver Konten innerhalb eines Monats (Peak), nicht der Stand am Monatsende. Ausgewiesen werden der aktuelle Stand, der bisherige Monatshöchststand, die inaktiven Konten sowie ein Monatsverlauf und eine freie Zeitraum-Abfrage.

Mandantenfähigkeit & Betrieb

Die Anwendung ist mehrmandantenfähig; jede Datenabfrage ist mandantengebunden. Der Betrieb erfolgt als gehostete Cloud mit HTTPS-Zugriff in Deutschland. Für Mitarbeiter und Admins genügt ein aktueller Browser, für die Handy-App iPhone oder Android als PWA, für den PIN-Terminal ein beliebiges Tablet und für das RFID-Terminal ein Raspberry Pi mit 7-Zoll-Touch-Display und Chip-Leser. Wer dieselbe Kennung in mehreren Mandanten hat, wählt beim Anmelden aus, in welchen er möchte.

Absicherung gegen Angriffe von außen

Die Auslieferung ist gehärtet: strenge Browser-Regeln (Content-Security-Policy, kein Einbetten in fremde Seiten, erzwungenes HTTPS), ein Sitzungs-Cookie, das für Skripte unsichtbar und hinter HTTPS zusätzlich als „Secure“ markiert ist, sowie gesperrte fremde Herkünfte. Gegen das Durchprobieren von Zugangsdaten greifen Bremsen: bei der Anmeldung je Herkunft, bei Einrichtungs-Links und bei der PIN-Terminal-PIN je Terminal — letztere sperrt nach mehreren Fehlversuchen für kurze Zeit und gibt bei richtiger PIN sofort wieder frei.

Jede Änderung an Zeiten, Abwesenheiten, Stammdaten und Einstellungen landet im Protokoll. Das Löschen einer Stempelung ist ein Papierkorb-Vorgang mit Frist, kein sofortiges Entfernen — eine Fehlbedienung bleibt also heilbar.

ITN Service — Serviceeinsätze planen, erfassen, abrechnen

Das Zusatzmodul für Betriebe mit Monteuren im Außendienst — Wartung, Montage, Kundendienst. Das Büro legt Einsätze an, verteilt sie per Ziehen auf Tage und Monteure, teilt die Fahrzeuge ein und hinterlegt wiederkehrende Wartungen als Serie. Die Monteure erfassen am Handy Zeiten, Material und Arbeiten — auch ohne Netz — und schließen mit der Unterschrift des Kunden ab; daraus entsteht der Servicebericht als PDF. Geprüfte Einsätze leiten Sie als CSV oder PDF für die Rechnung aus. Preise kennt das Modul nicht.

Zusatzmodul für Ihren Service

ITN Service wird zur Zeiterfassung dazugebucht und gilt dann für die ganze Firma; die Projektzeit wird dafür nicht gebraucht. Das Modul ist ein eigener Bereich: Mit der Projektzeit teilt es nur die Kunden und die Benutzer, die Service-Tätigkeiten und die Abrechnung sind eigene, davon getrennte Teile. ITN Service gibt es nur in der Cloud.

• Büro: Admins, Abteilungsleiter und alle mit „darf Zeiten bearbeiten“ legen Einsätze an, planen, prüfen und rechnen ab — auf Wunsch begrenzt auf bestimmte Gruppen. Ein eigenes Service-Recht gibt es nicht; Planen und Prüfen funktionieren wie in der Schichtplanung.
• Nur ansehen: Wer „Einsatzplan (eigene Einsätze)“ hat, sieht Einsätze, Planung, Fahrzeugplanung und Serien seiner Gruppe, ändert aber nichts.
• Monteure: Jeder Mitarbeiter arbeitet am Handy unter der Kachel „Service“, sobald das Modul gebucht und sein Handy freigegeben ist — ohne zusätzlichen Schalter je Gerät.
• Stammdaten — Kunden, Service-Tätigkeiten, Fahrzeuge, Materialfavoriten und Einsatzorte — pflegt der Admin.

Im Menü „Service“ stehen Einsätze, Planung, Fahrzeugplanung, Serien und Abrechnung, für Admins dazu die Stammdaten. Die Vorgänge — vom Anlegen über den Abschluss bis zur Abrechnung — stehen im Protokoll unter dem Bereich „Service“, mit der Einsatznummer.

Einsätze im Büro

Mit „+ Einsatz“ wählen Sie den Kunden (Suche nach Name, KDNR, PLZ oder Ort) und den Einsatzort — der zuletzt genutzte ist vorbelegt —, tragen Planbeginn und Planende, die Auftragsbeschreibung und eine interne Notiz nur fürs Büro ein und kreuzen die Monteure an. Gespeichert wird als Entwurf oder gleich mit „Einplanen“. Ist der Kunde noch nicht angelegt, entsteht er als vorläufiger Kunde mit einer Nummer „V-…“; findet das Programm ähnliche vorhandene Kunden, bietet es sie vorher zur Auswahl an. Der Admin gibt ihn danach frei oder führt ihn mit einem bestehenden Kunden zusammen.

Jeder Einsatz durchläuft eine feste Kette: Entwurf → Geplant → In Bearbeitung → Erledigt → Geprüft. Die erste Zeit- oder Materialeingabe setzt ihn auf „In Bearbeitung“, der Abschluss am Handy auf „Erledigt“. Passt etwas nicht, geht er mit „Zur Korrektur“ und einem Grund zurück — der Monteur sieht den Grund in der Handy-App und schließt danach erneut ab. Stornieren geht nur mit Grund; der Einsatz bleibt als Nachweis stehen.

Im Einsatz-Fenster steht alles beisammen: der Auftrag mit Fahrzeug und Tätigkeiten, je Monteur die Zeiten (Arbeit, Anfahrt, Rückfahrt oder eine pauschale Fahrtzeit je Arbeitstag), das Material — auf Wunsch aus den Materialfavoriten übernommen —, die Berichtsfassungen und der Versand an den Kunden. Ist ein weiterer Termin nötig, hakt der Monteur oder das Büro „Weitere Arbeiten erforderlich“ an: Die Notiz steht im Bericht, der Wunschtermin bleibt intern. Daraus legt „Folgeeinsatz anlegen“ den nächsten Einsatz mit Kunde, Einsatzort und Beschreibung vorbelegt an. Aus einem geplanten Einsatz legt „Wiederholen …“ eine Serie an.

Planung per Ziehen

Die Service-Planung zeigt je Gruppe die Mitarbeiter in Zeilen und die Tage in Spalten — als Woche oder als Monat. Urlaub, Krankheit, Berufsschule und Feiertage stehen direkt im Raster. Rechts sammelt die Leiste „Ungeplant“ alles, was noch keinen Tag oder keinen Monteur hat. Ziehen Sie einen Einsatz auf einen Tag in der Zeile eines Mitarbeiters, ist er eingeplant; eine Karte in eine andere Zeile zu ziehen, tauscht den Monteur. Mit gedrückter Strg-Taste oder dem Haken „Als weiteren Monteur zuordnen (Strg)“ kommt ein zweiter Monteur dazu. Ein Klick auf die Karte öffnet den Einsatz.

Die Planung warnt, statt zu verbieten: Ist ein Monteur an dem Tag abwesend oder überschneidet sich der Einsatz mit einem anderen, fragt sie „Trotzdem einplanen?“. In der Woche zeigt jede Karte Kunde, Ort, Uhrzeit und das Fahrzeug. Erledigte und geprüfte Einsätze bleiben fest stehen, stornierte erscheinen nicht.

Fahrzeugplanung

In der Fahrzeugplanung stehen die Fahrzeuge in Zeilen, die Tage in Spalten. Monteure ziehen Sie aus der Leiste auf ein Fahrzeug und einen Tag — mehrere Monteure je Fahrzeug sind möglich, mit Strg wird kopiert statt verschoben, und eine Einteilung lässt sich „bis …“ verlängern. Im Kopf steht je Tag, wie viele Mitarbeiter der Gruppe noch ohne Fahrzeug sind. Muss ein Fahrzeug in die Werkstatt, ziehen Sie eine Sperre — Reparatur, Werkstatt, TÜV oder Sonstiges — darauf und geben Von und Bis an; die Sperre gilt ganztägig. Wer trotzdem auf ein gesperrtes Fahrzeug oder einen abwesenden Monteur einteilen will, bekommt eine Rückfrage.

Die Fahrzeugplanung ist ein Plan: Das Fahrzeug, das der Monteur am Einsatz angibt, ändert sie nicht. Hat ein Einsatz kein eigenes Fahrzeug, zeigt die Service-Planung das eingeteilte.

Wiederkehrende Termine

Regelmäßige Wartungen legen Sie einmal als Serie an: Kunde, Einsatzort, Team, Fahrzeug, Wochentage, Uhrzeit, Rhythmus von „jede Woche“ bis „jede 4. Woche“, „Gültig ab“ und auf Wunsch „Gültig bis“. Die Termine entstehen jeweils für die nächsten 1 bis 13 Wochen im Voraus (Vorgabe: 6). Vor dem Speichern zeigt eine Vorschau genau, welche Termine entstehen. An vollen Feiertagen entsteht kein Termin, und wer an dem Tag abwesend ist, steht nicht im Team; fehlen für ein Jahr die Feiertage, warnt die Vorschau.

Ein stündlicher Abgleich hält die künftigen, noch unberührten Termine aktuell — bei neuen Abwesenheiten, Feiertagen, ausgetretenen Monteuren oder einem nicht verfügbaren Fahrzeug. Einzelne Termine lassen Sie aus, einen ganzen Zeitraum wie die Betriebsferien ebenso, und eine Serie lässt sich „ab …“ beenden. Ändert sich die Regel, gilt „Ganze Serie bearbeiten“ ab einem Stichtag: Termine davor bleiben, wie sie sind, einzeln geänderte Termine ebenfalls. Die Monteure sehen nur ihre Termine, nicht die Serie selbst.

Am Handy — in vier Sprachen, auch ohne Netz

Unter der Kachel „Service“ sieht jeder Monteur „Meine Einsätze heute“ und „Weitere offene“ — nur die Einsätze, an denen er eingetragen ist. Kommt vor Ort ein Auftrag dazu, legt er ihn mit „+ Neuer Einsatz“ selbst an; ein neuer Kunde wird dabei vorläufig angelegt; der Admin gibt ihn danach frei.

Die Einsatzseite hat keinen Speichern-Knopf — jede Eingabe wird von selbst gespeichert. Darauf: Einsatzort und Ansprechpartner vor Ort, „Meine Zeit“ mit Datum, Von, Bis und Pause (auch über mehrere Tage), die Fahrtzeit in Minuten, die Kollegen am Einsatz, das Fahrzeug, die Tätigkeiten zum Antippen, die durchgeführten Arbeiten, das Material mit Favoriten und „Weitere Arbeiten erforderlich“. Vieles schlägt die App vor: Bis = jetzt, die Fahrtzeit des Einsatzorts oder vom letzten Einsatz dort, das zuletzt verwendete oder eingeteilte Fahrzeug. Ein Vorschlag steht gestrichelt da und wird erst übernommen, wenn der Monteur ihn antippt oder den Einsatz abschließt.

Ohne Verbindung arbeitet der Monteur weiter: Die Eingaben bleiben im Gerät gespeichert und werden übertragen, sobald wieder eine Verbindung besteht — auch ein neuer Einsatz und der Abschluss mit Unterschrift. Nur wenige Dinge brauchen das Netz, etwa einen Kollegen hinzufügen oder das PDF öffnen. Hat das Büro in der Zwischenzeit dasselbe geändert, überschreibt die App nichts still: Sie zeigt „Meine Eingabe“ und „Stand im Büro“ nebeneinander, und der Monteur entscheidet.

Die Handy-App gibt es auf Deutsch, Russisch, Polnisch und Ungarisch; umgeschaltet wird im Menü der App, und das Büro kann die Sprache je Benutzer vorgeben. Service-Tätigkeiten und Materialfavoriten lassen sich mit Übersetzungen hinterlegen. Der Bericht für den Kunden bleibt immer deutsch.

Abschluss mit Unterschrift, Servicebericht als PDF

Ist die Arbeit erfasst, tippt der Monteur „Abschließen“. Die App zeigt die Zusammenfassung für den Kunden — Kunde, Einsatzort, Datum, Zeiten je Monteur, Tätigkeiten, Arbeiten und Material. Der Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Handy, dazu kommt sein Name. Ist niemand da, schließt der Monteur „ohne Unterschrift“ ab und wählt den Grund: Kunde nicht anwesend, Unterschrift verweigert oder Unterschrift nicht erforderlich.

Daraus entsteht der Servicebericht als PDF — immer auf Deutsch, mit Ihrem Firmennamen und, falls hinterlegt, Ihrem Logo, ohne Preise und ohne interne Notizen, mit einer Prüfsumme des Inhalts. Ändert das Büro nach dem Abschluss noch etwas, entsteht beim Prüfen eine neue Fassung; die unterschriebene Fassung bleibt abrufbar. Aus dem Büro geht der Bericht per E-Mail über den in der Zeiterfassung eingerichteten Mailversand an die Adresse des Kunden, als PDF im Anhang; jeder Versand steht im Einsatz.

Prüfen und Abrechnung

Erledigte Einsätze sammelt der Reiter „Zu prüfen“. Mit „Prüfen und freigeben“ ist ein Einsatz schreibgeschützt und wartet auf der Seite „Abrechnung (Service)“ als Bereit. Dort wählen Sie den Zeitraum nach Abschlussdatum und auf Wunsch einen Kunden; „Exportieren und als exportiert markieren“ lädt die gewählten Einsätze als CSV-Datei herunter, auf Wunsch zusätzlich als PDF-Abrechnungsübersicht, und setzt sie auf Exportiert. Jeder Exportlauf lässt sich später erneut herunterladen. Ist die Rechnung geschrieben, markieren Sie die Einsätze als Abgerechnet; ein Schritt zurück geht nur mit Grund.

Die Dateien enthalten je Einsatz Kunde, Einsatzort, Monteure, Arbeits- und Fahrtzeiten, Material und Fahrzeug — aber keine Preise. Die Rechnung schreiben Sie wie gewohnt in Ihrer Rechnungssoftware. Abrechnen dürfen Admins und alle mit „darf Zeiten bearbeiten“.

Stammdaten und Kunden

Die Stammdaten pflegt der Admin im Menü „Service“: Service-Tätigkeiten — unabhängig von den Tätigkeiten der Projektzeit, mit Reihenfolge und optionalen Übersetzungen —, Materialfavoriten mit Bezeichnung, Einheit und Artikel-Nr. sowie die Fahrzeuge mit Kennzeichen, Bezeichnung und Typ. Je Kunde lassen sich Einsatzorte hinterlegen, etwa „Halle Nord“, mit Adresse, Ansprechpartner, Telefon und der Fahrtzeit in Minuten als Vorschlag; ohne Einsatzort gilt die Kundenadresse. Vorläufige Kunden aus dem Außendienst stehen im Reiter „Vorläufige“ und werden dort freigegeben, mit einem bestehenden Kunden zusammengeführt oder abgelehnt. Was schon an Einsätzen hängt, wird nicht gelöscht, sondern deaktiviert — die Nachweise bleiben vollständig.

Servicezeit im Zeitkonto

Servicezeit wird behandelt wie die Projektzeit und zählt nie zusätzlich: Hat jemand am Tag gestempelt, gilt die Stempelung. Nur an Tagen ganz ohne Kommen und Gehen gelten Beginn und Ende der Servicezeiten als Kommen und Gehen; dafür gilt die Pausenregel des Arbeitszeitmodells. Stornierte Einsätze zählen nicht, und Projekt- und Servicezeit am selben Tag zählen nicht doppelt. Im Tagesdetail der Zeiterfassung steht dann „Servicezeit“ mit dem Hinweis, dass sie als Kommen/Gehen gilt. Lohnübersicht und DATEV-Datei haben für die Servicezeit keine eigene Spalte; an stempelfreien Tagen steckt sie im Ist.