Stempeln, wo gearbeitet wird
Nicht jede Arbeit findet an einem Schreibtisch statt. Für Montage, Außendienst, Pflege, Handwerk und Baustelle ist das Telefon das einzige Gerät, das immer dabei ist. Die Handy-App der ITN-Zeiterfassung nutzt genau das — ohne App-Store, ohne Geräteverwaltung, mit Standortnachweis.
Die App auf dem Telefon
Vier Bildschirme, mehr braucht es im Alltag nicht: Zeitkonto sehen, stempeln, Kontokarte prüfen, eigenen Bericht abrufen.
Von der Website zur App in vier Schritten
Bewusst ohne App-Store: Das spart den Rollout und funktioniert auch auf privaten Geräten, ohne sie zu verwalten.
Im Browser öffnen
Der Mitarbeiter öffnet die Anwendung im Browser seines Telefons und fügt sie zum Startbildschirm hinzu. Danach startet sie wie eine App, im Vollbild und mit eigenem Symbol.
Gerät registriert sich
Bei der ersten Anmeldung registriert sich das Gerät und zeigt eine Geräte-Nummer an.
Administrator gibt frei
Die Nummer wird dem Administrator genannt, der das Gerät einem Benutzer zuordnet und freigibt. Erst danach erscheinen die Kacheln zum Stempeln und für die Berichte.
- Zuordnung Gerät zu Benutzer
- Freigabe durch Verwaltung
- keine offene Anmeldung
Standort erlauben
Beim ersten Stempeln muss der genaue Standort erlaubt werden. Auf dem iPhone muss die Berechtigung in den Einstellungen für Safari beziehungsweise die Website auf Erlauben stehen.
Was passiert, wenn kein Netz da ist?
Mobile Zeiterfassung scheitert selten an der Bedienung, sondern an der Verbindung. Im Keller, in der Tiefgarage, auf dem Feld oder im Funkloch zwischen zwei Einsätzen ist genau dann kein Netz, wenn gestempelt werden muss. Eine App, die in diesem Moment nichts tun kann, erzeugt Nacharbeit — und Misstrauen gegenüber den Zahlen.
Deshalb puffert die App: Ohne Verbindung werden Stempel lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit ihrer originalen Uhrzeit übertragen — nicht mit der Uhrzeit der Übertragung. Das gelingt auch, wenn die App vorher geschlossen wurde. Jeder Eintrag zeigt seinen Status, damit erkennbar bleibt, was noch wartet.
Praxishinweis: Damit gepufferte Stempel ankommen, sollte die App gelegentlich mit Internet und aktivem Standort geöffnet werden. Wer wochenlang offline bleibt, hat seine Zeiten korrekt gespeichert, aber nicht übertragen.
Der gepufferte Stempel behält den Zeitpunkt, an dem er gesetzt wurde.
Übertragen oder wartend — sichtbar für den Mitarbeiter, ohne Rückfrage im Büro.
Auch nach dem Schließen der App wird die Übertragung selbst nachgeholt.
Die Pflicht zum Standort entfällt offline nicht — der Nachweis bleibt vollständig.
Nachweis, kein Bewegungsprofil
Der Unterschied ist wichtig — für die Akzeptanz im Betrieb genauso wie für den Datenschutz.
Standort beim Stempeln
Zum Zeitpunkt der Buchung wird der Standort erhoben. Damit ist belegt, von wo aus gestempelt wurde.
Keine laufende Ortung
Zwischen den Stempeln wird nichts erhoben. Es entsteht kein Bewegungsprofil und keine Wegstrecke.
Prüfung erlaubter Orte
Zusätzlich lassen sich erlaubte Orte hinterlegen und je Mitarbeitergruppe zuweisen — mit abgestuften Reaktionen bei Abweichung.
Wie das im Betrieb mit dem Betriebsrat abgestimmt wird, steht auf der Seite zu Datenschutz und Mitbestimmung. Die technischen Details zur App finden Sie in der Funktionsreferenz.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung per Handy
Muss eine App aus dem App-Store installiert werden?
Nein. Die Anwendung wird im Browser geöffnet und zum Startbildschirm hinzugefügt — sie verhält sich danach wie eine App, kommt aber ohne App-Store und ohne Rollout durch die IT. Das ist besonders praktisch, wenn Beschäftigte ihre privaten Geräte nutzen.
Kann jeder mit seinem Handy einfach stempeln?
Nein. Nach der ersten Anmeldung registriert sich das Gerät und zeigt eine Geräte-Nummer. Diese nennt der Mitarbeiter dem Administrator, der das Gerät einem Benutzer zuordnet und freigibt. Erst nach der Freigabe erscheinen die Kacheln zum Stempeln und für die Berichte.
Wird der Standort beim Stempeln benötigt?
Ja, beim Stempeln über die Handy-App ist der Standort Pflicht. Beim ersten Mal muss der genaue Standort erlaubt werden. Ist die Ortung zu ungenau, wird der Stempel mit einem Hinweis abgelehnt — dann kurz warten und erneut versuchen.
Was passiert ohne Internetverbindung, etwa im Keller oder auf dem Feld?
Die Stempel werden lokal gespeichert und bei der nächsten Verbindung mit ihrer originalen Uhrzeit übertragen. Das gelingt auch, wenn die App vor dem Standort-Fix geschlossen wurde — sie holt das selbst nach. Jeder Eintrag zeigt seinen Status: übertragen oder wartend.
Sehen Mitarbeiter ihre eigenen Zeiten auf dem Handy?
Ja. Die Startseite zeigt geleistete Stunden, Soll, Saldo, Resturlaub sowie geplanten und frei verplanbaren Urlaub. Über die Berichte ruft der Mitarbeiter seinen eigenen Monatsbericht direkt am Telefon ab.
Funktioniert das auf iPhone und Android?
Ja, auf beiden. Auf dem iPhone muss der Standortzugriff in den Einstellungen für Safari beziehungsweise für die Website auf Erlauben stehen, sonst schlägt jedes Stempeln fehl — das ist die häufigste Ursache für Probleme bei der Einführung.
Für Teams ohne eigene Geräte ist das Kiosk-Tablet oder ein festes Terminal die passendere Wahl — beides lässt sich mit der App kombinieren.