Zeiterfassung einführen, ohne Vertrauen zu verlieren
Zeiterfassung berührt einen empfindlichen Punkt: Beschäftigte erleben sie leicht als Kontrolle. Technisch und organisatorisch lässt sich das entschärfen — mit Datensparsamkeit, klaren Rechten und einer Ausgestaltung, die der Betriebsrat mitträgt.
Nicht das Ob, sondern das Wie
Die Rollenverteilung ist seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 klarer, als viele annehmen.
Der Beschluss stammt aus einem Verfahren über Mitbestimmung: Ein Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen. Das Gericht verneinte dieses Initiativrecht — mit der Begründung, dass die Pflicht zur Erfassung schon gesetzlich besteht und Mitbestimmung nur greift, soweit eine Frage nicht bereits durch Gesetz geregelt ist.
Daraus folgt eine praktische Arbeitsteilung. Dass erfasst wird, steht nicht zur Verhandlung. Wie erfasst wird, sehr wohl: welche Wege genutzt werden, ob die Handy-App mit Standortprüfung zum Einsatz kommt, welche Auswertungen entstehen, wer sie sehen darf, wie mit Korrekturen umgegangen wird. Genau diese Punkte sind es, die in einer Betriebsvereinbarung Sinn ergeben — und die entscheiden, ob die Einführung als Fortschritt oder als Misstrauen ankommt.
Unser Rat aus der Praxis: Klären Sie diese Fragen vor der technischen Einrichtung, nicht danach. Eine Umgebung, die einmal mit allen Optionen aufgesetzt wurde, lässt sich nur mühsam zurückbauen — und der Eindruck bleibt.
Nur so viel erheben, wie der Zweck verlangt
Der Zweck der Erfassung ist die Dokumentation der Arbeitszeit — nicht die Beobachtung von Verhalten. An dieser Unterscheidung entscheidet sich, was erhoben werden darf und was nicht. Abwesenheiten werden als Art geführt, nicht als Diagnose. Der Standort wird beim Stempeln erhoben, nicht laufend. Auswertungen richten sich auf Zeitkonten, nicht auf Anwesenheitsmuster einzelner Personen.
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung bleibt Ihr Unternehmen. ITN-Network verarbeitet die Daten im Auftrag, geregelt über einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung; die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland.
Einige Funktionen greifen auf Kartendienste zurück. Lässt sich jemand die Adresse zu einem Handy-Stempel anzeigen, löst unser Server sie über OpenStreetMap (Nominatim) auf; übermittelt werden dabei nur Breite und Länge des Stempels. Ermittelt die Verwaltung die Koordinaten eines erlaubten Orts oder — im Zusatzmodul Projektzeit — einer Kundenadresse aus der Adresse, geht diese Adresse über unseren Server an OpenStreetMap (Nominatim). Kartenlinks, etwa an einem Stempel, öffnen Google Maps erst, wenn sie angeklickt werden.
Löschfristen, Aufbewahrungsdauer und die Ausgestaltung des Auftragsverarbeitungsvertrags klären wir im Rahmen des Auftrags — bringen Sie Ihre Anforderungen und die Vorgaben Ihres Datenschutzbeauftragten in die Vorbereitung ein.
Bearbeiter ändern Zeiten nur in den Gruppen, für die sie zuständig sind, und sehen nur deren Konten und Auswertungen.
Wer die eigenen Zeiten und Konten sieht, kann Fehler früh melden — das nimmt der Erfassung den Kontrollcharakter.
Änderungen werden festgehalten. Das schützt beide Seiten, auch die Beschäftigten.
Trägt die Zeiterfassung Abwesenheiten in persönliche Kalender ein, heißen Krank, Kind krank, Reha, Wiedereingliederung und Mutterschutz dort nur „Krank“ — nie mit genauer Art, nie mit Notiz. Auf Wunsch steht in jedem Termin nur „Abwesend“.
Ob die Prüfung erlaubter Orte gilt, entscheiden Sie — nicht die Software: eine Stufe für das ganze Konto, getrennt für Handy und PC, Ausnahmen je Benutzer oder Gerät.
Protokoll und Rechte, im Gespräch aufrufbar
Zwei Ansichten beantworten die beiden Fragen, die der Betriebsrat zuerst stellt: Wer darf was bearbeiten — und was wurde verändert?
Vier Punkte, die vor der Einrichtung geklärt sein sollten
Wer diese Fragen vorher beantwortet, spart sich Diskussionen im Betrieb — und kann die Umgebung von Anfang an passend aufsetzen.
Welche Erfassungswege kommen zum Einsatz?
Browser, Handy, PIN-Terminal, Hardware-Terminal — je Mitarbeitergruppe. Die Handy-App mit Standortprüfung ist der Punkt, der am meisten Erklärung braucht.
Wird die Standortprüfung genutzt?
Wenn ja, mit welcher Reaktion bei Abweichung — nur markieren oder blockieren — und wer davon ausgenommen ist. Wenn nein, bleibt es beim Standort zum Stempelzeitpunkt, den die App ohnehin verlangt.
- eine Stufe für das ganze Konto, getrennt für Handy und PC
- Ausnahmen je Benutzer oder Gerät
- kein Bewegungsprofil
Wer darf welche Auswertungen sehen?
Bearbeiterrechte je Gruppe abbilden, statt allen alles zu geben. Das ist schnell eingerichtet und später schwer nachzuholen.
Wie wird mit Korrekturen umgegangen?
Wer darf nachtragen, wird ein Grund verlangt, wie werden Beschäftigte informiert? Nachvollziehbarkeit ist hier im Interesse beider Seiten.
Wie sich Rechte, Gruppen und Protokollierung in der Anwendung abbilden, steht im Kapitel zur Verwaltung in der Funktionsreferenz.
Schritt für Schritt im Handbuch: Protokoll · Standortprüfung.
Häufige Fragen zu Datenschutz und Mitbestimmung
Muss der Betriebsrat der Zeiterfassung zustimmen?
Die Pflicht zur Erfassung selbst besteht gesetzlich und steht damit nicht zur Disposition — das war der Kern des BAG-Beschlusses vom 13.09.2022. Mitbestimmung greift bei der Ausgestaltung: welche Wege genutzt werden, wie mit Standortdaten umgegangen wird, wer welche Auswertungen sehen darf. Für die Bewertung in Ihrem Betrieb ziehen Sie Ihre Rechtsberatung hinzu.
Welche Daten entstehen bei der Zeiterfassung?
Im Kern Zeitstempel mit Zuordnung zu einer Person: Kommen, Gehen, Pausenbeginn und -ende, daraus berechnet Soll, Ist, Pausen, Zuschläge und Saldo. Dazu Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit als Art, nicht als Diagnose. Bei Erfassung über die Handy-App kommt der Standort zum Zeitpunkt des Stempelns hinzu.
Wird laufend der Standort der Mitarbeiter verfolgt?
Nein. Der Standort wird zum Zeitpunkt des Stempelns erhoben, nicht dauerhaft. Es entsteht kein Bewegungsprofil, sondern die Angabe, von wo aus gebucht wurde. Ob zusätzlich gegen erlaubte Orte geprüft wird, legen Sie für das ganze Konto fest, getrennt für Handy und PC. Einzelne Benutzer oder Geräte lassen sich davon ausnehmen.
Wer kann die Zeiten der Beschäftigten sehen?
Abteilungsleiter und Bearbeiter rufen erfasste Zeiten, Konten und Auswertungen nur der ihnen zugeteilten Gruppen auf; Zeitenmeldungen samt den betroffenen Zeiten sieht außerdem, wer über sie entscheidet, etwa ein benannter Vorgesetzter. Die Zentrale sieht das Ganze, Beschäftigte ihre eigenen Zeiten und Konten. Änderungen werden protokolliert, damit nachvollziehbar bleibt, wer etwas geändert hat.
Was gilt für Mitteilungen an die Belegschaft?
Mitteilungen stehen in der App. Per E-Mail gehen sie nur zusätzlich und nur, wenn der Absender das beim Verfassen wählt — über Ihren eigenen Mailserver an die hinterlegte Adresse für Benachrichtigungen; Push-Nachrichten gibt es nicht. Mit der E-Mail verlässt der Text die Zeiterfassung, vertrauliche Personaldaten gehören deshalb nicht hinein. Gelesene Mitteilungen bewahrt die Zeiterfassung zehn Jahre auf.
Wer ist datenschutzrechtlich verantwortlich?
Verantwortlicher ist Ihr Unternehmen als Arbeitgeber. ITN-Network verarbeitet die Daten im Auftrag; das wird vertraglich geregelt. Die Verarbeitung erfolgt in einem Rechenzentrum in Deutschland.
Weiter im Thema: Was das Gesetz verlangt und die Handy-App mit Standortprüfung. Für Kirchengemeinden und Freikirchen, in denen es keinen Betriebsrat gibt: Kirchliche Arbeitgeber.