Wo in wechselnden Diensten gearbeitet wird, hängt die Antwort auf „wer steht nächste Woche nachts?“ meist an einem Aushang, den einer pflegt und alle suchen. Hier füllt sich das Monatsraster aus hinterlegten Schichtmustern selbst — und weil beim Stempeln erkannt wird, welche Schicht jemand tatsächlich gearbeitet hat, steht neben dem Plan immer auch die Wirklichkeit.
Planen können viele Programme. Interessant wird es an dem Punkt, an dem der Plan und die Wirklichkeit auseinandergehen — und das tun sie ständig.
So stand es im Plan, so hing es am schwarzen Brett. Dann wird jemand krank, und die Besetzung wird kurzfristig getauscht.
Gearbeitet wurde Nachtschicht. In vielen Systemen bleibt der Plan die Grundlage der Abrechnung — und der Nachtzuschlag muss von Hand nachgetragen werden.
Die Nachtschicht wird an der Stempelzeit erkannt, und gerechnet wird nach der Schicht, die tatsächlich gearbeitet wurde — samt Nachtzuschlag. Die Abweichung vom Plan bleibt dabei sichtbar: rot umrandet, damit niemand sie übersieht.
Das ist der Punkt, an dem sich Aufwand tatsächlich einspart: nicht beim Planen, sondern beim Monatsabschluss. Wer den Nachtzuschlag nicht von Hand nachträgt, muss ihn auch nicht suchen, wenn er fehlt.
Eine Schicht besteht aus wenigen Angaben: wann sie beginnt, wie weit die Stempelung davon abweichen darf, wie sie heißt und welche Farbe sie im Raster bekommt.
Unter Zeiterfassung → Schichtplanung → Schichtgruppen fasst eine Gruppe die Schichten eines Bereichs zusammen, etwa „Backstube“ oder „Verkauf“. Geschrieben wird überall „Langname (Kürzel)“ — acht Frühschichten dürfen also alle „F“ heißen und sich nur im Beginn unterscheiden, der im Feld darunter steht. Darunter steht, wer zur Schichtgruppe gehört — auch über Abteilungsgrenzen hinweg; genau diese Mitglieder haben im Raster eine Zeile.
Kapitel SchichtplanungBei Schichten im Viertelstundenabstand geht es gar nicht anders. Wer innerhalb mehrerer passender Fenster stempelt, landet in der Schicht, für die er eingeplant ist. Passt die geplante nicht, gewinnt die mit der nächstgelegenen Anfangszeit.
Neben den Schichten gibt es Tätigkeiten — Büro, Homeoffice, Qualitätsmanagement. Eine Schicht sagt, wann gearbeitet wird; eine Tätigkeit sagt, wo oder was. Sie hat keine eigene Anfangszeit und steht im Raster gleichberechtigt neben den Schichten.
Unter Zeiterfassung → Schichtplanung → Zuordnungen bekommt jeder Mitarbeiter sein Schichtmuster: ein Wochenraster von Montag bis Sonntag, dazu eine eigene Spalte für Feiertage. Was dort steht, füllt später den Monat.
Die Folge wiederholt sich danach von vorn. Ein Zwei-Wochen-Wechsel zwischen Früh und Spät ist damit ebenso abgebildet wie eine feste Woche, die sich nie ändert — oder ein Dreischichtbetrieb, der über drei Wochen durchrolliert.
Keine Doppelschichten: Die Ziffer vor dem Kürzel ist die Rangfolge. Die Planung nimmt die Priorität 1 und weicht auf die 2 aus, wenn diese Schicht an dem Tag schon voll besetzt ist.
Aber nur, wenn sie gefüllt ist. Bleibt sie leer, gilt am Feiertag der normale Wochentag — in Schichtbetrieben wird schließlich auch an Feiertagen gearbeitet.
Wer kein Muster hat, wird von der automatischen Planung übersprungen. Einteilen lässt sich jedes Mitglied der Schichtgruppe, an jedem Tag — das Muster bremst nur die Automatik, nicht den Planer.
Geplant wird grafisch unter Zeiterfassung → Schichtplanung: Schicht antippen, über die Tage ziehen — genau wie in der Urlaubsplanung. Den Großteil der Arbeit nimmt aber „Automatisch vorbelegen“ ab.
Die Vorbelegung erzeugt den Plan aus den Schichtmustern. Vorher erscheint die Vorschau: wie viele Tage aus den Mustern kommen, wie viele offenen Plätze aufgefüllt werden, wie viele unberührt bleiben — und welche Konflikte es gibt.
Bis dahin ändert sich nichts. Von Hand gesetzte und bereits gestempelte Tage bleiben ohnehin stehen; überschrieben wird nur, was die Automatik selbst erzeugt hat.
Fällt ein geplanter Tag auf Urlaub oder Krankheit, steht das in der Vorschau. Diese Tage werden übersprungen, der Rest wird trotzdem gesetzt.
Ein Doppelklick setzt die ganze Kalenderwoche, der Radierer nimmt eine Planung zurück, und „frei“ lässt einen Tag ausdrücklich leer — anders als ein radierter Tag wird er von der nächsten Vorbelegung nicht wieder vorgeschlagen.
Je Schicht und Wochentag hinterlegt, zählt unter dem Raster mit, wie viele Leute an jedem Tag stehen: rot bei Unterbesetzung, gelb über dem Höchstmaß, grün wenn es passt.
Die Vorbelegung füllt offene Plätze bis zum Minimum auf, gleichmäßig nach Anzahl der Dienste. Lässt sich das Minimum nicht erreichen, wird geplant, was geht — und der Rest gemeldet.
Mitarbeiter lassen sich am Griff verschieben und zu Blöcken gruppieren, die zusammengehören. Dieselbe Reihenfolge nutzt der Ausdruck — das PDF sieht aus wie der Bildschirm.
Erst geplant, noch nicht gestempelt. Ein künftiger Monat besteht deshalb ganz aus gestrichelten Feldern.
Eine geplante Tätigkeit statt einer Schicht.
Gestempelt wie geplant — der Dienst ist bestätigt.
Abweichend gestempelt: Es kam jemand zu einer anderen Schicht als geplant.
Automatisch aus dem Muster erzeugt. Nur solche Tage überschreibt die nächste Vorbelegung.
Die Schicht ist nicht nur eine Farbe im Raster. Sie entscheidet mit, wie der Tag gerechnet wird — ohne dabei jedem dieselben Stunden aufzuzwingen.
Ein Arbeitszeitmodell an der Schicht ist freiwillig. Ohne eines rechnet der Tag mit dem persönlichen Modell des Mitarbeiters — zehn Leute in derselben Schicht haben also weiterhin zehn verschiedene Sollzeiten. Eine Teilzeitkraft, die mittwochs 4:30 und freitags 6:30 arbeitet, bleibt dabei.
Hinterlegen Sie eines an der Schicht, gewinnt es: Dann gelten für diesen Tag Soll, Pausenregel und Zuschläge der Schicht. Das Modell ist datiert wie bei den Mitarbeitern auch — ein vergangener Tag rechnet weiter mit dem, was an diesem Tag galt.
Je Schicht einschaltbar: Eine frühere Stempelung zählt dann erst ab dem Schichtbeginn — Schicht 07:00, gestempelt 06:45, gewertet ab 07:00. Wer später kommt, zählt ab seiner Stempelung; gekappt wird nur nach vorn.
Ein Zeitfenster darf über den Tageswechsel laufen. Die Schicht gehört zu dem Tag, an dem sie beginnt — eine Nachtschicht von 23:40 bis 07:10 also zum Tag des Kommens.
Wer eingeplant ist und nicht kommt, bekommt das Soll des geplanten Tages. Ein Fehltag in einer Sechs-Stunden-Schicht erzeugt sechs Stunden Minus, nicht acht.
Über die Auswahl lässt sich die Schicht eines Tages umstellen oder über das ✕ ganz entfernen; dann gilt wieder das persönliche Modell. Ein weiterer Stempel überschreibt eine von Hand gesetzte Schicht nicht.
Wurde ein Monat erst später verplant, gleicht „Schichten nachtragen“ die vorhandenen Kommen-Stempel mit der Planung ab. Ein zweiter Lauf ändert nichts mehr.
Ein Plan nützt erst etwas, wenn er dort steht, wo die Leute hinsehen.
Alle im Querformat mit Farblegende: „PDF Mitarbeiter“ nur das Raster, fürs schwarze Brett. „PDF Alles“ mit Raster und Besetzung, für die Leitung. „PDF Besetzung“ nur die Abdeckung, ohne Namen.
Listet nur dessen eigene Schichttage mit Datum, Schicht und Beginn — zum Mitgeben für alle, die nicht am Bildschirm arbeiten.
Eine Kachel führt zu den kommenden Wochen. Wer wissen will, wann er das nächste Mal Nachtschicht hat, muss dafür nicht in den Betrieb fahren. Je Gerät abschaltbar — ein Tablet, das nur zum Stempeln in der Werkstatt hängt, bleibt frei davon.
Wer zu einer anderen Schicht kommt als geplant, sieht das in der App als ≠ neben dem Tag. Im Raster und im PDF ist der Tag rot umrandet.
Als Whiteboard zeigt ein Bildschirm im Flur den Monatsplan einer Schichtgruppe im Vollbild — wie ein Aushang, nur immer aktuell. Er braucht keine Benutzer-Anmeldung und frischt sich selbst auf; geplant wird weiter in der Schichtplanung.
Ein Knopfdruck schickt jeder betroffenen Person eine Mitteilung mit ihren eigenen Tagen — neu, geändert oder entfallen, verglichen mit dem zuletzt mitgeteilten Stand. Verschickt wird nie von allein.
„Excel (CSV)“ gibt dasselbe Raster als Tabelle aus, eine Spalte je Tag und eine Zeile je Mitarbeiter, darunter Termine und Besetzung — zum Lesen und Weiterrechnen.
Überall dort, wo in wechselnden Diensten gearbeitet wird, entscheidet der Plan jeden Tag mit — über die Besetzung, über die Zuschläge und über den Monatsabschluss.
Backstube ab drei Uhr nachts, Verkauf ab sechs, dazu mehrere Filialen und Auszubildende mit Berufsschultagen. Der Nachtzuschlag ist hier kein Sonderfall, sondern der Normalfall.
Früh-, Spät- und Nachtdienst im festen Wechsel, kurzfristige Vertretungen, und eine Abrechnung, die jeden Zuschlag korrekt ausweisen muss. Die Mindestbesetzung je Wochentag ist hier keine Feinheit, sondern die Bedingung.
Zwei- oder Dreischichtbetrieb im festen Wechsel. Wer wöchentlich rolliert, hinterlegt das einmal als Schichtmuster und bekommt den Monat auf Knopfdruck.
Wechselnde Dienste, viel Teilzeit, kurzfristige Änderungen. Hier zahlt sich vor allem aus, dass jeder seine eigenen Stunden behält und den Plan auf dem eigenen Telefon sieht.
Nein. Sie gehört zur ITN-Zeiterfassung und ist im Preis von 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat enthalten, für öffentliche Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen 1,00 €. Es gibt kein Zusatzmodul und keine höhere Paketstufe.
An der Uhrzeit des Kommen-Stempels. Je Schicht hinterlegen Sie einen Beginn und eine Toleranz in Minuten davor und danach — eine Frühschicht um 6:00 mit 25 Minuten Toleranz wird bei jedem Kommen zwischen 5:35 und 6:25 erkannt. Zeitfenster dürfen sich dabei überschneiden; bei Schichten im Viertelstundenabstand geht es gar nicht anders. Wer innerhalb mehrerer passender Fenster stempelt, landet in der Schicht, für die er eingeplant ist. Passt die geplante nicht, gewinnt die mit der nächstgelegenen Anfangszeit.
Ja, über das Schichtmuster unter Zeiterfassung → Schichtplanung → Zuordnungen. Dort steht je Mitarbeiter ein Wochenraster von Montag bis Sonntag, dazu eine eigene Spalte für Feiertage. Der Zyklus reicht über bis zu zwölf Wochen und wiederholt sich danach — ein Zwei-Wochen-Wechsel zwischen Früh und Spät ist damit ebenso abgebildet wie eine feste Woche, die sich nie ändert. Aus diesen Mustern erzeugt „Automatisch vorbelegen“ den Monatsplan.
Schichtgruppe und Monat wählen, wahlweise über einen bis drei Monate. Vorher erscheint eine Vorschau: wie viele Tage aus den Mustern kommen, wie viele offene Plätze aufgefüllt werden, wie viele unberührt bleiben und welche Konflikte es gibt — Urlaubstage etwa werden übersprungen, der Rest trotzdem gesetzt. Geschrieben wird erst auf Knopfdruck. Von Hand gesetzte und bereits gestempelte Tage bleiben dabei stehen.
Ja, je Schicht und Wochentag ein Mindest- und ein Höchstwert. Unter dem Raster steht dann, wie viele Leute an jedem Tag in jeder Schicht stehen — rot bei Unterbesetzung, gelb über dem Höchstmaß, grün wenn es passt. Die Vorbelegung füllt offene Plätze bis zum Minimum auf, gleichmäßig nach Anzahl der Dienste. Lässt sich das Minimum nicht erreichen, wird geplant, was geht, und der Rest gemeldet.
Nur wenn Sie es so wollen. Ein Arbeitszeitmodell an der Schicht ist freiwillig; ohne eines — der Regelfall — rechnet der Tag mit dem persönlichen Modell des Mitarbeiters. Jeder behält also seine eigenen Stunden, auch wenn zehn Leute dieselbe Schicht arbeiten. Hat die Schicht eines, gewinnt es: Dann gelten für diesen Tag Soll, Pausenregel und Zuschläge der Schicht. Dieses Modell ist datiert, ein vergangener Tag rechnet also weiter mit dem, was an diesem Tag galt.
Die Planung bleibt sichtbar stehen und die tatsächliche Schicht tritt daneben — im Raster rot umrandet, in der Handy-App als ≠, im PDF ebenfalls rot. Gerechnet wird immer nach der tatsächlich gearbeiteten Schicht: Wer nachts arbeitet, bekommt den Nachtzuschlag, auch wenn er für die Frühschicht eingeteilt war.
Wer eingeplant ist und nicht kommt, bekommt das Soll des geplanten Tages. Ein Fehltag in einer Sechs-Stunden-Schicht erzeugt also sechs Stunden Minus, nicht acht. Wer für einen Tag gar nicht eingeplant ist, rechnet unverändert mit seinem persönlichen Arbeitszeitmodell — die Schichtplanung rührt ihn nicht an.
Ein Zeitfenster darf über den Tageswechsel laufen, und unter dem Formular steht immer, welcher Zeitraum sich aus Beginn und Toleranz ergibt. Zugeordnet wird die Schicht dem Tag, an dem sie beginnt: Eine Nachtschicht von 23:40 bis 07:10 gehört zum Tag des Kommens, auch wenn sie erst am Morgen darauf endet. Auf welchem Kalendertag die Stunden selbst landen, entscheidet das Arbeitszeitmodell über seinen Trägertag.
Ja. Die Erkennung läuft normalerweise im Moment des Stempelns; wer nachträglich plant, hätte sonst lauter unbestätigte Tage. Dafür gibt es „Schichten nachtragen“: Die Funktion geht die vorhandenen Kommen-Stempel des angezeigten Monats durch und gleicht sie mit der Planung ab. Von Hand gesetzte Tage bleiben unangetastet, und ein zweiter Lauf ändert nichts mehr.
Ja, auf zwei Wegen. Am Rechner steht unter Zeiterfassung → Meine Schichten das Raster der Abteilung, in dem jeder seine eigenen Schichttage findet; eine fremde Abteilung bleibt verschlossen. In der Handy-App führt die Kachel „Meine Schichten“ zu den kommenden Wochen mit Datum, Schicht und Beginn. Die Kachel lässt sich je Gerät abschalten — ein Tablet, das nur in der Werkstatt zum Stempeln hängt, bleibt frei davon.
Ja, in drei Zuschnitten, alle im Querformat mit Farblegende: „PDF Mitarbeiter“ zeigt nur das Raster, fürs schwarze Brett. „PDF Alles“ zeigt Raster und Besetzung, für die Leitung. „PDF Besetzung“ zeigt nur die Abdeckung, ohne Namen. Daneben gibt es einen Zettel je Mitarbeiter mit dessen eigenen Schichttagen. Der Ausdruck übernimmt die Reihenfolge, in der die Mitarbeiter am Bildschirm stehen — Sie ziehen sie am Griff dorthin, wo sie hingehören.
Mit einem Besetzungsposten. Er fasst mehrere Schichten, die sich nur im Beginn unterscheiden — etwa 5:00, 6:00, 7:00 und 7:15 —, zu einer Vorgabe zusammen: „vier Leute in der Frühschicht“. Gezählt wird die Summe, unter dem Raster steht eine Zeile für den Posten, und auch das automatische Vorbelegen richtet sich danach.
Ja, als Whiteboard: Ein Bildschirm mit Browser zeigt den Monatsplan einer Schichtgruppe im Vollbild, mit ganztägigen Abwesenheiten, der Zeile „Termine“ und ganzen Wochen. Er wird in der Verwaltung als Terminal angelegt und braucht keine Benutzer-Anmeldung. Welcher Monat erscheint, wie groß und wie oft er sich auffrischt, stellen Sie in der Terminal-Liste ein.
Ja, auf Knopfdruck. „Änderungen mitteilen“ schickt jeder betroffenen Person eine Mitteilung nur mit ihren eigenen Tagen — jeweils als neu, geändert oder entfallen, verglichen mit dem zuletzt mitgeteilten Stand. Vorher zeigt ein Fenster, wer was bekäme; eine Bemerkung lässt sich voranstellen.
Ja. „Monat kopieren“ übernimmt den Plan eines anderen Monats Wochentag auf Wochentag: Wer in der Vorlage montags Frühschicht hatte, hat sie im neuen Monat wieder montags. Gefüllt werden nur leere Tage, und eine Vorschau zeigt vorher, was übernommen wird. Als Tabelle für Excel gibt es den Plan zusätzlich als CSV.
Das verlangt das Admin-Passwort, und vorher steht im Dialog, was daran hängt: wie viele geplante Tage sie verlieren, wie viele davon in bereits abgeschlossenen Monaten liegen und wie viele Schichtmuster darauf verweisen. Vergangene Tage bleiben danach stehen — sie sind das Protokoll dessen, was war — und rechnen mit dem persönlichen Modell weiter. Künftige Planungen auf diese Schicht verschwinden.
Alle Einstellungen im Detail — mit Bildschirmfotos aus der Anwendung — stehen im Kapitel Schichtplanung der Funktionsreferenz. Wie sich Soll, Pausen und Kernzeit dahinter verhalten, steht bei den Arbeitszeitmodellen.
Sagen Sie uns, welche Schichten es gibt, wie lang die Toleranz sein darf und ob im Wochenwechsel gearbeitet wird. Dann zeigen wir Ihnen die Planung an Ihrem eigenen Fall statt an einem erfundenen.
Der folgende Knopf öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Entwurf, in dem die Angaben bereits als Stichpunkte stehen, die wir für ein Angebot brauchen. Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an.
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