Schichtplanung, die mit der Zeiterfassung mitdenkt

Nein. Sie gehört zur ITN-Zeiterfassung und ist im Preis von 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat enthalten, für kirchliche, gemeinnützige und öffentliche Arbeitgeber 1,00 €. Sie ist kein Zusatzmodul, und es gibt keine höhere Paketstufe.

An der Uhrzeit des Kommen-Stempels. Je Schicht hinterlegen Sie einen Beginn und eine Toleranz in Minuten davor und danach — eine Frühschicht um 6:00 mit 60 Minuten Toleranz wird bei jedem Kommen zwischen 5:00 und 7:00 erkannt. Zeitfenster dürfen sich dabei überschneiden; bei Schichten im Viertelstundenabstand geht es gar nicht anders. Wer innerhalb mehrerer passender Fenster stempelt, landet in der Schicht, für die er eingeplant ist. Passt die geplante nicht, ist es nur dann eine Abweichung, wenn das Kommen näher am Beginn einer anderen passenden Schicht liegt als am geplanten Beginn — bei gleichem Abstand gilt der Plan. Ein geplantes Ende spielt für die Erkennung keine Rolle, und die „Toleranz vor dem Ende“ ist etwas anderes: Sie betrifft das Gehen, nicht das Erkennen.

Ja, über das Schichtmuster unter Zeiterfassung → Schichtplanung → Zuordnungen. Dort steht je Mitarbeiter ein Wochenraster von Montag bis Sonntag, dazu eine eigene Spalte für Feiertage. Der Zyklus reicht über bis zu zwölf Wochen und wiederholt sich danach — ein Zwei-Wochen-Wechsel zwischen Früh und Spät ist damit ebenso abgebildet wie eine feste Woche, die sich nie ändert. Aus diesen Mustern erzeugt „Automatisch vorbelegen“ den Monatsplan.

Schichtgruppe und Monat wählen, wahlweise über einen bis drei Monate. Vorher erscheint eine Vorschau: wie viele Tage aus den Mustern kommen, wie viele offene Plätze aufgefüllt werden, wie viele unberührt bleiben und welche Konflikte es gibt — Urlaubstage etwa werden übersprungen, der Rest trotzdem gesetzt. Geschrieben wird erst auf Knopfdruck. Von Hand gesetzte und bereits gestempelte Tage bleiben dabei stehen.

Ja, je Schicht und Wochentag ein Mindest- und ein Höchstwert. Unter dem Raster steht dann, wie viele Leute an jedem Tag in jeder Schicht stehen — rot bei Unterbesetzung, gelb über dem Höchstmaß, grün wenn es passt. Die Vorbelegung füllt offene Plätze bis zum Minimum auf, gleichmäßig nach Anzahl der Dienste. Lässt sich das Minimum nicht erreichen, wird geplant, was geht, und der Rest gemeldet.

Nur wenn Sie es so wollen. Ein Arbeitszeitmodell an der Schicht ist freiwillig; ohne eines — der Regelfall — rechnet der Tag mit dem persönlichen Modell des Mitarbeiters. Jeder behält also seine eigenen Stunden, auch wenn zehn Leute dieselbe Schicht arbeiten. Hat die Schicht eines, gewinnt es: Dann gelten für diesen Tag Soll, Pausenregel und Zuschläge der Schicht. Dieses Modell ist datiert, ein vergangener Tag rechnet also weiter mit dem, was an diesem Tag galt. Zuschläge, die an der Schicht selbst hängen, gelten in beiden Fällen zusätzlich; ein geplantes Ende an der Schicht ändert am Soll nichts.

Die Planung bleibt sichtbar stehen und die tatsächliche Schicht tritt daneben — im Raster rot umrandet, in der Handy-App als ≠, im PDF ebenfalls rot. Gerechnet wird immer nach der tatsächlich gearbeiteten Schicht: Wer nachts arbeitet, bekommt den Nachtzuschlag, auch wenn er für die Frühschicht eingeteilt war.

Wer eingeplant ist und nicht kommt, bekommt das Soll der geplanten Schicht, sofern die Schicht ein eigenes Arbeitszeitmodell hat — ein Fehltag in einer Sechs-Stunden-Schicht mit eigenem Modell ergibt also sechs Stunden Minus, nicht acht. Ohne eigenes Modell an der Schicht, und das ist der Regelfall, bleibt es beim persönlichen Soll des Mitarbeiters. Wer für einen Tag gar nicht eingeplant ist, rechnet unverändert mit seinem persönlichen Arbeitszeitmodell — die Schichtplanung rührt ihn nicht an.

Ja, sobald die Schichten ein geplantes Ende tragen. Dann steht in der Schichtplanung neben jedem Namen „geplant / Ziel“, etwa „152:00 / 168:00“: die eingeplanten Stunden des Kalendermonats und das Ziel — das Soll des Monats aus dem Arbeitszeitmodell, bei freier Tageswahl das Monatsziel. „+ 3 ohne Ende“ nennt Tage mit einer Schicht ohne geplantes Ende, „gedeckt“ den Teil des Ziels, den Urlaub, Krank & Co. schon gutschreiben; die Sprechblase zeigt, was noch einzuplanen ist, und die Summen je Kalenderwoche. Die Zahlen sehen nur Planende. Es ist reine Planung: Soll, gestempelte Zeit und Schichterkennung ändern sich dadurch nicht.

Das stellen Sie je Schicht ein. Mit einer „Toleranz vor dem Ende“ in Minuten (Standard 0 = aus) bekommt, wer innerhalb dieser Minuten vor dem geplanten Ende geht, die Zeit bis zum Ende angerechnet; die Stempelung selbst bleibt, wie sie ist. Wer zum Ende oder später geht, bekommt seine tatsächliche Zeit — Überstunden zählen —, und wer vor der Toleranz geht, ebenfalls. Es zählt nur das letzte Gehen des Tages. Am Tag steht dann etwa „Kurz vor Schichtende gegangen — gewertet bis 22:00 (0:20 angerechnet)“. Weil die Toleranz auch vergangene Tage neu wertet, verlangt das Ändern das Admin-Passwort, sobald Tage an der Schicht hängen.

Ja. Unter „Zuschläge dieser Schicht“ ordnen Sie einer Schicht Zuschläge aus dem Katalog zu, etwa den Nachtzuschlag der Nachtschicht. Sie gelten an jedem Tag mit dieser Schicht — eingeplant oder beim Stempeln erkannt —, zusätzlich zu den Zuschlägen des Arbeitszeitmodells, auch an Feiertagen und auch beim Modell „Alle gearbeiteten Stunden zählen“. Steht derselbe Zuschlag an Schicht und Modell, zählt er einmal. Dazu gehört auch eine feste Pauschale je Schicht, etwa 20,00 € für jede Frühschicht: Die Berichte zeigen sie als „5 × 20,00 € = 100,00 €“, die Lohnübersicht mit Anzahl und Summe. In die DATEV-Datei geht die Pauschale nicht; Ihr Lohnbüro überträgt sie aus der Lohnübersicht.

Ein Zeitfenster darf über den Tageswechsel laufen, und unter dem Formular steht immer, welcher Zeitraum sich aus Beginn und Toleranz ergibt. Zugeordnet wird die Schicht dem Tag, an dem sie beginnt: Eine Nachtschicht von 23:40 bis 07:10 gehört zum Tag des Kommens, auch wenn sie erst am Morgen darauf endet. Auf welchem Kalendertag die Stunden selbst landen, entscheidet das Arbeitszeitmodell über seinen Trägertag.

Ja. Die Erkennung läuft normalerweise im Moment des Stempelns; wer nachträglich plant, hätte sonst lauter unbestätigte Tage. Dafür gibt es „Schichten nachtragen“: Die Funktion geht die vorhandenen Kommen-Stempel des angezeigten Monats durch und gleicht sie mit der Planung ab. Dabei gilt immer die aktuelle Regel: Eine früher eingetragene Abweichung wird auf die geplante Schicht zurückgesetzt, wenn das Kommen mindestens so nah am geplanten Beginn liegt wie am Beginn der eingetragenen Schicht. Von Hand gesetzte Tage bleiben unangetastet, und ein zweiter Lauf ändert nichts mehr.

Ja, auf zwei Wegen. Am Rechner stehen unter Zeiterfassung → Meine Schichten die eigenen Schichten des Monats und darunter das Raster der eigenen Abteilung, nur zur Ansicht; eine fremde Abteilung bleibt verschlossen. In der Handy-App führt die Kachel „Meine Schichten“ zu den kommenden Wochen. Hat eine Schicht ein geplantes Ende, steht dort die Zeit von–bis statt nur des Beginns, und darunter „Geplant in diesem Monat“ mit der Summe der eigenen geplanten Stunden — die Stunden der Kollegen sieht niemand. Die Kachel lässt sich je Gerät abschalten — ein Tablet, das nur in der Werkstatt zum Stempeln hängt, bleibt frei davon.

Ja, in drei Zuschnitten, alle im Querformat mit Farblegende: „PDF Mitarbeiter“ zeigt nur das Raster, fürs schwarze Brett. „PDF Alles“ zeigt Raster und Besetzung, für die Leitung. „PDF Besetzung“ zeigt nur die Abdeckung, ohne Namen. Daneben gibt es einen Zettel je Mitarbeiter mit dessen eigenen Schichttagen. Der Ausdruck übernimmt die Reihenfolge, in der die Mitarbeiter am Bildschirm stehen — Sie ziehen sie am Griff dorthin, wo sie hingehören.

Mit einem Besetzungsposten. Er fasst mehrere Schichten, die sich nur im Beginn unterscheiden — etwa 5:00, 6:00, 7:00 und 7:15 —, zu einer Vorgabe zusammen: „vier Leute in der Frühschicht“. Gezählt wird die Summe, unter dem Raster steht eine Zeile für den Posten, und auch das automatische Vorbelegen richtet sich danach.

Ja, als Whiteboard: Ein Bildschirm mit Browser zeigt den Monatsplan einer Schichtgruppe im Vollbild, mit ganztägigen Abwesenheiten, der Zeile „Termine“ und ganzen Wochen. Er wird in der Verwaltung als Terminal angelegt und braucht keine Benutzer-Anmeldung. Welcher Monat erscheint, wie groß und wie oft er sich auffrischt, stellen Sie in der Terminal-Liste ein.

Ja, auf Knopfdruck. „Änderungen mitteilen“ schickt jeder betroffenen Person eine Mitteilung in die App, nur mit ihren eigenen Tagen — jeweils als neu, geändert oder entfallen, verglichen mit dem zuletzt mitgeteilten Stand. Auf Wunsch geht sie zusätzlich als E-Mail hinaus, über Ihren eigenen Mailserver. Vorher zeigt ein Fenster, wer was bekäme; eine Bemerkung lässt sich voranstellen.

Ja. „Monat kopieren“ übernimmt den Plan eines anderen Monats Wochentag auf Wochentag: Wer in der Vorlage montags Frühschicht hatte, hat sie im neuen Monat wieder montags. Gefüllt werden nur leere Tage, und eine Vorschau zeigt vorher, was übernommen wird. Als Tabelle für Excel gibt es den Plan zusätzlich als CSV, in der letzten Spalte mit den geplanten Stunden je Mitarbeiter.

Das verlangt das Admin-Passwort, und vorher steht im Dialog, was daran hängt: wie viele geplante Tage sie verlieren, wie viele davon in bereits abgeschlossenen Monaten liegen und wie viele Schichtmuster darauf verweisen. Vergangene Tage bleiben danach stehen — sie sind das Protokoll dessen, was war — und rechnen mit dem persönlichen Modell weiter. Künftige Planungen auf diese Schicht verschwinden.