Gleitzeit, Kernzeit, Schicht — abgebildet statt nachgerechnet
Stempel aufzunehmen kann jede App. Der Aufwand entsteht danach: Pausen nach Regel, Soll je Wochentag, Kernzeit, Übernachtschicht, Zuschläge, Gleitzeitkonto mit Kappung. Wenn ein System diese Regeln nicht kennt, wandert die Arbeit zurück in die Tabelle.
Woran einfache Stempel-Apps scheitern
Nicht an der Erfassung, sondern an der Auswertung. Vier Stellen, an denen es typischerweise klemmt.
Unterschiedliches Soll
Wer montags bis donnerstags länger und freitags kürzer arbeitet, braucht ein Soll je Wochentag. Ein pauschaler Tageswert erzeugt jede Woche eine falsche Differenz.
Pausenregeln
Wird die Pause abgezogen oder nur gestempelt anerkannt? Ab welcher Dauer? Ohne Regel je Wochentag entstehen Diskussionen bei jeder Abrechnung.
Mitternacht
Schichten über die Tagesgrenze werden zerschnitten, wenn das System sie nicht kennt. Nachtschichten sehen dann nach zwei halben Tagen aus.
Zuschläge
Nacht, Sonntag, Feiertag: Wer das manuell ermittelt, rechnet jeden Monat neu — und wer es falsch ermittelt, zahlt entweder zu viel oder zu wenig.
Gleitzeit ohne Grenze
Ein Saldo, der unbegrenzt wächst, wird irgendwann zum Problem. Ohne Kappung fehlt das Instrument, das zu steuern.
Individuelle Sonderfälle
Wenn jede Abweichung ein eigenes Konstrukt braucht, wird die Pflege zum Zweitjob. Modelle müssen wiederverwendbar sein.
Ein Modell bauen, vielen zuweisen
In der ITN-Zeiterfassung ist ein Arbeitszeitmodell ein eigenes Objekt: Es besteht aus Tageskarten von Montag bis Sonntag, jede mit Soll und Pausenregel, dazu Kernzeit, Stempelfenster, die Feiertagsregel, die Behandlung von Übernachtschichten und die Einstellungen für das Gleitzeitkonto samt Kappung. Zuschlagsarten hängen mit ihrem Anspruchsfenster daran.
Mitarbeiter werden diesem Modell zugewiesen. Ändert sich eine Regel — etwa die Pausenregelung oder ein Zuschlagssatz — wird sie einmal am Modell geändert und gilt für alle. Das ist der Unterschied zwischen einer Einrichtung, die mitwächst, und einer, die mit jedem Sonderfall unübersichtlicher wird.
Sichtbar wird das Ergebnis in der Tageszeile: links die Stempelungen, in der Mitte Pause, Soll, Ist und Differenz, rechts die Korrekturen. Man sieht nicht nur die Zahl, sondern wie sie entsteht — wichtig, wenn jemand nachfragt.
Je Wochentag eigenes Soll und eigene Pausenregel.
Wann gearbeitet werden soll und wann Buchungen zulässig sind.
Schichten über Mitternacht werden dem richtigen Tag zugeordnet.
Saldo läuft mit, Guthaben lässt sich begrenzen.
Anspruchsfenster hinterlegt, Ermittlung automatisch, Auszahlung oder Zeitgutschrift.
Wie die Einrichtung abläuft
Die Modelle sind der Teil, für den es sich lohnt, einmal in Ruhe zu sitzen. Danach läuft es.
Regeln zusammentragen
Welche Sollzeiten gelten, wie werden Pausen behandelt, gibt es Kernzeiten, wie sind Zuschläge geregelt? Meist steckt das in Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und ungeschriebener Praxis.
Modelle bilden statt Personen abbilden
Aus den Regeln entstehen wenige Modelle — Vollzeit, Teilzeit, Schicht — statt vieler Einzelfälle. Erfahrungsgemäß decken drei bis fünf Modelle den größten Teil der Belegschaft ab.
Zuweisen und gegenrechnen
Mitarbeiter werden zugewiesen, dann wird ein abgeschlossener Monat gegengerechnet: Stimmen Soll, Ist und Zuschläge mit dem überein, was bisher von Hand ermittelt wurde?
- Vergleichsmonat rechnen
- Abweichungen klären
- erst dann umstellen
Übertrag setzen
Bestehende Gleitzeit- und Urlaubsstände werden als Übertrag eingesetzt, damit die Konten ab dem ersten Monat stimmen.
Alle Einstellungen im Detail — mit Bildschirmfotos aus dem Modell-Editor — stehen in der Funktionsreferenz.
Häufige Fragen zu Arbeitszeitmodellen
Kann ich für jeden Wochentag ein anderes Soll hinterlegen?
Ja. Ein Arbeitszeitmodell besteht aus Tageskarten von Montag bis Sonntag, jede mit eigenem Soll und eigener Pausenregel. Damit lassen sich der kurze Freitag, die Vier-Tage-Woche oder Teilzeitmodelle abbilden, ohne für jede Person ein eigenes Modell zu bauen.
Wie funktioniert das Gleitzeitkonto?
Die Differenz zwischen Ist und Soll läuft als Saldo mit und wird in der Kontokarte im Monatskopf angezeigt — zusammen mit dem Übertrag aus dem Vormonat. Für das Gleitzeitkonto lässt sich eine Kappung festlegen, damit Guthaben nicht unbegrenzt anwächst.
Werden Pausen automatisch abgezogen?
Das hängt von der hinterlegten Pausenregel ab. Sie wird je Wochentag definiert, sodass sowohl der Abzug einer gesetzlichen Mindestpause als auch die Anerkennung tatsächlich gestempelter Pausen abgebildet werden kann. In der Tageszeile ist sichtbar, welche Pause angesetzt wurde.
Was passiert bei Schichten über Mitternacht?
Übernachtschichten werden dem richtigen Tag zugeordnet, statt an der Tagesgrenze auseinandergerissen zu werden. Das ist bei Nachtschicht, Bereitschaft und langen Diensten der Punkt, an dem einfache Lösungen falsche Werte liefern.
Wie werden Zuschläge berechnet?
Zuschlagsarten werden mit ihrem Anspruchsfenster hinterlegt — etwa nachts, sonntags, an Feiertagen — und dann automatisch aus den Stempelungen ermittelt. Je Zuschlag legen Sie fest, ob er ausgezahlt oder als Zeit gutgeschrieben wird.
Muss ich für jeden Mitarbeiter ein eigenes Modell anlegen?
Nein, und das ist der Kern des Konzepts: Modelle werden einmal gebaut und dann Mitarbeitern zugewiesen. Ändert sich eine Regel, wird sie am Modell geändert und gilt für alle zugewiesenen Personen.
Was danach ans Lohnbüro geht, steht bei DATEV und Lohnexport. Die rechtlichen Anforderungen an die Erfassung selbst finden Sie unter Arbeitszeiterfassung: Pflicht.