Gleitzeit, Kernzeit, Schicht — abgebildet statt nachgerechnet
Stempel aufzunehmen kann jede App. Der Aufwand entsteht danach: Pausen nach Regel, Soll je Wochentag, Kernzeit, Übernachtschicht, Zuschläge, Gleitzeitkonto mit Kappung. Wenn ein System diese Regeln nicht kennt, wandert die Arbeit zurück in die Tabelle.
Woran einfache Stempel-Apps scheitern
Nicht an der Erfassung, sondern an der Auswertung. Sechs Stellen, an denen es typischerweise klemmt.
Unterschiedliches Soll
Wer montags bis donnerstags länger und freitags kürzer arbeitet, braucht ein Soll je Wochentag. Ein pauschaler Tageswert erzeugt jede Woche eine falsche Differenz.
Pausenregeln
Wird die Pause abgezogen oder nur gestempelt anerkannt? Ab welcher Dauer, zu welcher Uhrzeit? Und was gilt, wenn sich jemand mittags einfach aus- und wieder einstempelt? Ohne Regel je Wochentag entstehen Diskussionen bei jeder Abrechnung.
Mitternacht
Schichten über die Tagesgrenze werden zerschnitten, wenn das System sie nicht kennt. Nachtschichten sehen dann nach zwei halben Tagen aus.
Zuschläge
Nacht, Sonntag, Feiertag: Wer das manuell ermittelt, rechnet jeden Monat neu — und wer es falsch ermittelt, zahlt entweder zu viel oder zu wenig.
Gleitzeit ohne Grenze
Ein Saldo, der unbegrenzt wächst, wird irgendwann zum Problem. Ohne Kappung fehlt das Instrument, das zu steuern.
Individuelle Sonderfälle
Wenn jede Abweichung ein eigenes Konstrukt braucht, wird die Pflege zum Zweitjob. Modelle müssen wiederverwendbar sein.
Ein Modell bauen, vielen zuweisen
In der ITN-Zeiterfassung ist ein Arbeitszeitmodell ein eigenes Objekt: Es besteht aus Tageskarten von Montag bis Sonntag und einer Feiertagskarte, jede mit Soll, Abwesenheitswert, Pausenregel und Zuschlägen, dazu Kernzeit, Stempelfenster, die Feiertagsregel, die Behandlung von Übernachtschichten und die Einstellungen für das Gleitzeitkonto samt Kappung. Zuschläge, die an einer Schicht hängen, kommen zu denen des Modells hinzu.
Mitarbeiter werden diesem Modell zugewiesen. Ändert sich eine Regel — etwa die Pausenregelung oder ein Zuschlagssatz — wird sie einmal am Modell geändert und gilt für alle. Das ist der Unterschied zwischen einer Einrichtung, die mitwächst, und einer, die mit jedem Sonderfall unübersichtlicher wird.
Sichtbar wird das Ergebnis in der Tageszeile: links die Stempelungen, in der Mitte Pause, Soll, Ist und Differenz, rechts die Korrekturen. Man sieht nicht nur die Zahl, sondern wie sie entsteht — wichtig, wenn jemand nachfragt.
Je Wochentag und für Feiertage eigenes Soll, eigene Pausenregel — auch Pausenfenster zu festen Uhrzeiten — und eigene Zuschläge.
Auf Wunsch zählt Aus- und Einstempeln zwischendurch als Pause, begrenzt auf einen Zeitraum; standardmäßig aus.
Wann gearbeitet werden soll und welche Anwesenheit gewertet wird.
Schichten über Mitternacht werden dem richtigen Tag zugeordnet.
Saldo läuft mit, Guthaben lässt sich begrenzen.
Je Tageskarte zugeordnet und automatisch ermittelt, Auszahlung oder Zeitgutschrift; Zuschläge an der Schicht kommen hinzu.
So sieht ein Modell aus
Soll-Typ, Arbeitstage, Gleitzeitkonto, Kernzeit — und am Ende die Tageszeile, an der ablesbar ist, wie die Zahl entstanden ist.
Wie daraus die Zuschläge entstehen — Nacht, Sonntag, Feiertag, Überstunden — steht auf Zuschläge.
Wie die Einrichtung abläuft
Die Modelle sind der Teil, für den es sich lohnt, einmal in Ruhe zu sitzen. Danach läuft es.
Regeln zusammentragen
Welche Sollzeiten gelten, wie werden Pausen behandelt, gibt es Kernzeiten, wie sind Zuschläge geregelt? Meist steckt das in Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung und ungeschriebener Praxis.
Modelle bilden statt Personen abbilden
Aus den Regeln entstehen wenige Modelle — Vollzeit, Teilzeit, Schicht, Aushilfe — statt vieler Einzelfälle. Erfahrungsgemäß decken drei bis fünf Modelle den größten Teil der Belegschaft ab.
Zuweisen und gegenrechnen
Mitarbeiter werden zugewiesen, dann wird ein abgeschlossener Monat gegengerechnet: Stimmen Soll, Ist und Zuschläge mit dem überein, was bisher von Hand ermittelt wurde?
- Vergleichsmonat rechnen
- Abweichungen klären
- erst dann umstellen
Übertrag setzen
Bestehende Gleitzeit- und Urlaubsstände werden als Übertrag eingesetzt, damit die Konten ab dem ersten Monat stimmen.
Alle Einstellungen im Detail — mit Bildschirmfotos aus dem Modell-Editor — stehen in der Funktionsreferenz.
Schritt für Schritt im Handbuch: Arbeitszeitmodelle · Berechnungsregeln.
Häufige Fragen zu Arbeitszeitmodellen
Kann ich für jeden Wochentag ein anderes Soll hinterlegen?
Ja. Ein Arbeitszeitmodell besteht aus Tageskarten von Montag bis Sonntag und einer Feiertagskarte (FE), jede mit eigenem Soll, eigener Pausenregel und eigenen Zuschlägen. Damit lassen sich der kurze Freitag, die Vier-Tage-Woche oder Teilzeitmodelle abbilden, ohne für jede Person ein eigenes Modell zu bauen.
Wie funktioniert das Gleitzeitkonto?
Die Differenz zwischen Ist und Soll läuft als Saldo mit und wird in der Kontokarte im Monatskopf angezeigt — zusammen mit dem Übertrag aus dem Vormonat. Für das Gleitzeitkonto lässt sich eine Kappung festlegen, damit Guthaben nicht unbegrenzt anwächst.
Werden Pausen automatisch abgezogen?
Das hängt von der Pausenregel ab, die je Wochentag hinterlegt ist: nur die gestempelte Pause, die gesetzliche Mindestpause, eine pauschale Mindestpause, Stufen je nach Arbeitsdauer oder Pausenfenster zu festen Uhrzeiten, etwa 30 Minuten zwischen 12:00 und 12:30. Abgezogen wird die gestempelte Pause, mindestens aber die vorgeschriebene. Mit dem Schalter „Gehen/Kommen während des Tages als Pause anrechnen“ zählt auch ausgestempelte Zeit zwischendurch auf die Mindestpause — abgezogen wird nur, was dann noch fehlt. In der Tageszeile ist sichtbar, welche Pause angesetzt wurde.
Was passiert bei Schichten über Mitternacht?
Übernachtschichten werden dem richtigen Tag zugeordnet, statt an der Tagesgrenze auseinandergerissen zu werden. Das ist bei Nachtschicht, Bereitschaft und langen Diensten der Punkt, an dem einfache Lösungen falsche Werte liefern.
Wie werden Zuschläge berechnet?
Zuschläge werden mit ihrem Anspruchsfenster hinterlegt — etwa nachts, sonntags, an Feiertagen — und den Tageskarten des Modells zugeordnet; Zuschläge, die an einer Schicht hängen, kommen hinzu. Ermittelt werden sie automatisch aus den Stempelungen. Je Zuschlag legen Sie fest, ob er ausgezahlt oder als Zeit gutgeschrieben wird; eine feste Pauschale je Schicht wirkt immer als Lohn. Beim Modell „Alle gearbeiteten Stunden zählen“ gibt es keine Zuschläge aus dem Modell, die Zuschläge der Schicht gelten trotzdem.
Muss ich für jeden Mitarbeiter ein eigenes Modell anlegen?
Nein, und das ist der Kern des Konzepts: Modelle werden einmal gebaut und dann Mitarbeitern zugewiesen. Ändert sich eine Regel, wird sie am Modell geändert und gilt für alle zugewiesenen Personen.
Geht ein Modell, bei dem nur die Stunden im Monat zählen?
Ja, mit der freien Tageswahl. Beim Monatssoll setzen Sie den Haken „Freie Tageswahl“: Das Monatssoll wird dann nicht auf die Tage verteilt, jeder Tag hat Soll 0, und niemand bekommt ein Tagesminus oder einen Hinweis für einen Tag ohne Stempel. Im Kopf der Zeiterfassung stehen Monatsziel, Erreicht und getrennt davon die Überstunden. Damit ein Urlaubs- oder Krankheitstag trotzdem etwas wert ist, trägt jede Tageskarte einen Abwesenheitswert; ein Rechner schlägt ihn vor und empfiehlt einen festen Wert. Ein freier Feiertag schreibt nur den Wert gut, der auf der Feiertagskarte (FE) unter „Abwesenheit“ steht; einen Gleitzeitausgleich gibt es bei freier Tageswahl nicht. Stempelfehler wie ein Kommen ohne Gehen werden auch hier gemeldet.
Wie bilde ich Aushilfen ohne festes Soll ab?
Auf zwei Wegen. Mit „Alle gearbeiteten Stunden zählen“ zählt jede erfasste Stunde; Urlaub und Gleitzeitausgleich gibt es dort nicht, Krankheit und ähnliche Abwesenheiten lassen sich als Nachweis eintragen, schreiben aber keine Stunden gut. Mit „Pro Wochentag“, Tagessoll 0:00 und einem Abwesenheitswert an den üblichen Einsatztagen zählen dagegen Urlaub und Krankheit an diesen Tagen und schreiben den eingetragenen Wert gut. Ob und in welchem Umfang Aushilfen Urlaub und Entgeltfortzahlung bekommen, klärt Ihr Lohnbüro.
Wie werden Feiertage gerechnet — auch Heiligabend und Silvester?
Über die Feiertagskarte (FE) des Modells, meist mit Soll 0 zuzüglich der Feiertagszuschläge; an einem ganzen Feiertag gelten Pausenregel und Zuschläge dieser Karte. Jeder Feiertag trägt außerdem eine Wertung: ganzer Tag, halber Tag oder feste Stunden frei — etwa Heiligabend als halber Tag und Silvester mit 4:00 Stunden frei. Am halben Feiertag sinkt das Soll auf die Hälfte des Tagessolls; es gelten Pause und Zuschläge des Wochentags, ohne Feiertagszuschlag.
Was danach ans Lohnbüro geht, steht bei DATEV und Lohnexport. Die rechtlichen Anforderungen an die Erfassung selbst finden Sie unter Arbeitszeiterfassung: Pflicht.