Vom Stempel zur Lohnabrechnung
Der Monatsabschluss ist der Moment, in dem sich zeigt, ob eine Zeiterfassung Arbeit spart. Wenn Stunden am Ende doch abgetippt oder in einer Tabelle zusammengerechnet werden, ist nichts gewonnen. Deshalb endet die ITN-Zeiterfassung nicht beim Bericht, sondern beim Export mit Lohnarten und Personalnummern.
Prüfen, dann exportieren
Vier Schritte, die im Idealfall eine halbe Stunde dauern — statt eines Tages Tabellenarbeit.
Monatsübersicht prüfen
Je Mitarbeiter Übertrag, Soll, Ist, Differenz, Gleitzeitstand und Resturlaub auf einer Seite. Auffälligkeiten sieht man hier, nicht erst in der Abrechnung.
Offene Punkte klären
Fehlende oder unplausible Stempel nachtragen — mit Grund, damit die Korrektur nachvollziehbar bleibt. Gelöschte Stempel liegen im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.
- Korrektur mit Grund
- Papierkorb
- Protokollierung
Zuschläge gegenlesen
Der Zuschläge-Bericht schlüsselt auf, welche Zuschläge in welchem Anspruchsfenster entstanden sind. So ist belegbar, warum eine Position in der Abrechnung steht.
Exportieren
Der Lohnexport übergibt die Werte mit den zugeordneten Lohnarten und Personalnummern — für DATEV oder als Datei für Ihr Lohnprogramm.
Lohnarten und Personalnummern zuordnen
Damit ein Export ohne Nacharbeit ankommt, müssen zwei Dinge stimmen: Die Personalnummern müssen zu denen im Lohnprogramm passen, und jede exportierte Größe braucht die richtige Lohnart. Beides wird in den Einstellungen einmal hinterlegt.
Diese Zuordnung ist der Punkt, an dem Projekte gern hängen bleiben, weil sie zwischen Zeiterfassung, Buchhaltung und Steuerberater liegt. Wir nehmen sie am Anfang gemeinsam mit Ihnen vor — auf Wunsch mit Ihrem Steuerberater am Tisch. Danach ist der Monatsabschluss eine Routine, die auch die Urlaubsvertretung erledigen kann.
Empfehlung aus der Praxis: Rechnen Sie den ersten Monat parallel — einmal wie bisher, einmal über die Anwendung. Stimmen beide Ergebnisse überein, ist die Zuordnung richtig, und Sie haben einen belegten Startpunkt.
Alle Kennzahlen je Mitarbeiter auf einer Seite, als Grundlage der Freigabe.
Jede Zeile mit Stempelungen, Pause, Soll, Ist und Differenz — für Rückfragen.
Aufschlüsselung, welche Zuschläge wie entstanden sind.
Auswertung über eine ganze Gruppe, etwa je Standort oder Abteilung.
Wenn Sie die Abrechnung für Mandanten machen
Ein Hinweis für Kanzleien, die eine Empfehlung aussprechen wollen.
Aus Sicht der Lohnabrechnung ist eine Zeiterfassung dann gut, wenn die gelieferten Werte belegbar sind und sich Rückfragen ohne Telefonat klären lassen. Beides ist hier gegeben: Zuschläge sind über den eigenen Bericht nachvollziehbar, Korrekturen tragen einen Grund, und Änderungen werden protokolliert.
Weil die Anwendung mehrmandantenfähig ist, lassen sich mehrere Mandanten getrennt führen, jeweils mit eigenen Bearbeiterrechten. Für Kanzleien, die mehrere Betriebe betreuen, ist das der praktische Teil — die Trennung ist technisch und nicht nur organisatorisch.
Wenn Sie die Anwendung für Mandanten in Betracht ziehen, sprechen Sie uns direkt an. Zur Einordnung: Die Nutzung kostet 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat, für öffentliche Arbeitgeber und gemeinnützige Organisationen 1,00 €.
Häufige Fragen zu Export und Lohnbüro
Unterstützt die ITN-Zeiterfassung DATEV?
Ja, für den Lohnexport steht eine DATEV-Anbindung zur Verfügung. In den Einstellungen werden Lohnarten und Personalnummern zugeordnet, damit die exportierten Werte im Lohnprogramm auf den richtigen Konten landen.
Was genau wird exportiert?
Die für die Abrechnung relevanten Werte des abgeschlossenen Monats je Mitarbeiter — insbesondere die geleisteten Zeiten und die ermittelten Zuschläge, zugeordnet zu den hinterlegten Lohnarten. Rohe Stempelungen gehören nicht in den Lohnexport; wer sie braucht, findet sie in den Berichten.
Muss mein Steuerberater etwas umstellen?
In der Regel nicht mehr, als die Lohnarten einmal abzustimmen. Genau diese Abstimmung machen wir am Anfang gemeinsam mit Ihnen und, wenn Sie möchten, mit Ihrem Steuerberater — danach ist der Monatsabschluss Routine.
Wie werden Zuschläge behandelt?
Zuschläge werden automatisch aus den Stempelungen ermittelt. Je Zuschlagsart legen Sie fest, ob sie ausgezahlt oder als Zeit gutgeschrieben wird. Für die Prüfung gibt es einen eigenen Bericht, der die Zuschläge nachvollziehbar aufschlüsselt.
Kann ich vor dem Export prüfen, ob alles stimmt?
Ja, und das ist der empfohlene Weg. Die Monatsübersicht zeigt je Mitarbeiter Übertrag, Soll, Ist, Differenz, Gleitzeitstand und Resturlaub; die Tagesübersicht zeigt jede einzelne Zeile. Offene Punkte wie fehlende Stempel fallen dort auf, bevor sie in der Abrechnung landen.
Wie die Werte zustande kommen, steht bei den Arbeitszeitmodellen; alle Berichte im Detail zeigt die Funktionsreferenz.