Arbeitszeiterfassung: Was gilt — und was nicht
Zu diesem Thema kursieren zwei falsche Aussagen: „Es gibt noch keine Pflicht, das Gesetz kommt erst“ und „Sie müssen jetzt elektronisch erfassen“. Beide sind falsch. Diese Seite trennt, was gilt, was nicht gilt und was geplant ist.
Drei Aussagen, sauber getrennt
Die Pflicht zur Erfassung
Arbeitgeber müssen ein System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einführen — nicht nur für Mehrarbeit, sondern für die gesamte Arbeitszeit.
Ein Zwang zur elektronischen Form
Die Entscheidung macht keine Vorgabe, wie erfasst wird. Anbieter, die daraus eine Pflicht zur Software ableiten, verkürzen sie.
Die Novelle des Arbeitszeitgesetzes
Eine ausdrückliche Pflicht zur elektronischen Erfassung ist geplant, Stand August 2026 aber nicht verkündet und damit nicht anwendbar.
Vom Europäischen Gerichtshof zum Bundesarbeitsgericht
Ausgangspunkt ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Es verpflichtet die Mitgliedstaaten, Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System zur Messung der Arbeitszeit anzuhalten. In Deutschland folgte daraus zunächst keine Gesetzesänderung — die Diskussion blieb lange bei der Frage, ob das Urteil unmittelbar wirkt.
Beendet hat diese Diskussion das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21). Bemerkenswert ist der Weg dorthin: Verhandelt wurde eigentlich über die Mitbestimmung. Ein Betriebsrat wollte die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung über die Einigungsstelle erzwingen. Das Gericht kam zu dem Ergebnis, dass ihm dieses Initiativrecht nicht zusteht — und zwar deshalb, weil die Pflicht zur Erfassung bereits gesetzlich besteht. Mitbestimmung greift nur, soweit eine Frage nicht schon durch Gesetz geregelt ist.
Hergeleitet wird die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, also aus dem Arbeitsschutz und nicht aus dem Arbeitszeitgesetz. Das erklärt, warum die Pflicht gilt, obwohl das Arbeitszeitgesetz unverändert ist — und warum die Debatte über die Novelle an der Pflicht selbst nichts ändert.
Zwei Pflichten, die viele übersehen
Neben der Aufzeichnungspflicht aus dem Arbeitsschutzrecht bestehen zwei ältere Regelungen, die in der Diskussion oft untergehen — sie gelten unabhängig davon, wie man die BAG-Entscheidung bewertet.
Wer beides schon erfüllt, hat den größeren Teil der Arbeit hinter sich: Ein System, das Beginn, Ende und Pausen sauber festhält, deckt diese Anforderungen mit ab.
Stand: August 2026. Diese Seite ordnet die Rechtslage ein und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und in welchem Umfang die genannten Vorschriften auf Ihren Betrieb anwendbar sind, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind zwei Jahre aufzubewahren.
Für bestimmte Branchen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen — mit eigenen Fristen.
Fehlen Aufzeichnungen, wird die Darstellung des Arbeitgebers in Auseinandersetzungen über Überstunden schwer zu belegen.
Der Sinn der Pflicht ist der Schutz vor Überlastung — nicht die Kontrolle der Beschäftigten. Das prägt auch die Ausgestaltung.
Was das für die Umsetzung bedeutet
Aus der Rechtslage folgt kein bestimmtes Produkt. Es folgen aber Anforderungen, an denen sich eine Lösung messen lässt.
Vollständig statt selektiv
Erfasst wird die gesamte geleistete Arbeitszeit, nicht nur Mehrarbeit. Ein System, das nur Überstunden kennt, greift zu kurz.
Verlässlich und nachvollziehbar
Aufzeichnungen müssen belegbar sein. Nachträge und Korrekturen sollten mit Grund dokumentiert werden, gelöschte Einträge nachvollziehbar bleiben.
- Korrekturen mit Grund
- Papierkorb statt Löschung
- Protokollierung
Zugänglich für die Beschäftigten
Wer seine eigenen Zeiten und Konten einsehen kann, erkennt Fehler früh. Das dient beiden Seiten und nimmt der Erfassung den Kontrollcharakter.
Passend zu den eigenen Arbeitszeitmodellen
Gleitzeit, Kernzeit, Schichten, Übernacht: Wenn das System die eigenen Regeln nicht abbilden kann, entstehen Handarbeit und Fehler — genau das, was vermieden werden sollte.
Wie die ITN-Zeiterfassung diese Punkte umsetzt, steht in der Funktionsreferenz — insbesondere in den Kapiteln zur Monatsansicht und zu den Arbeitszeitmodellen.
Häufige Fragen zur Aufzeichnungspflicht
Muss ich als Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen?
Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz die Pflicht ergibt, ein System zur Erfassung der von den Beschäftigten geleisteten Arbeitszeit einzuführen. Erfasst werden muss dabei nicht nur Mehrarbeit, sondern die gesamte geleistete Arbeitszeit. Stand: August 2026.
Muss die Erfassung elektronisch erfolgen?
Nach der derzeitigen Rechtslage nicht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, macht aber keine Vorgabe zur Form. Eine ausdrückliche Pflicht zur elektronischen Erfassung ist Gegenstand der geplanten Novelle des Arbeitszeitgesetzes, die Stand August 2026 nicht in Kraft ist. Wer bereits elektronisch erfasst, muss bei einer solchen Änderung nichts umstellen.
Reicht ein Stundenzettel auf Papier?
Aus der Form-Offenheit der Entscheidung folgt, dass Papier nicht per se ausgeschlossen ist. Praktisch stellt sich aber die Frage, ob die Aufzeichnungen damit vollständig, verlässlich und im Streitfall belegbar sind — und wer den Aufwand für Auswertung, Pausenprüfung und Abwesenheiten trägt. Für die rechtliche Bewertung Ihres Einzelfalls ziehen Sie bitte Ihre Rechtsberatung hinzu.
Was gilt unabhängig von der BAG-Entscheidung?
Zwei Pflichten bestehen seit langem und unabhängig davon: § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz verlangt, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. § 17 Mindestlohngesetz verlangt für bestimmte Branchen Aufzeichnungen zu Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
Darf ich die Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegieren?
Das Bundesarbeitsgericht hat die Pflicht dem Arbeitgeber zugeordnet. Dass Beschäftigte selbst stempeln, ist damit nicht ausgeschlossen — die Verantwortung dafür, dass ein funktionierendes System existiert und genutzt wird, bleibt aber beim Arbeitgeber. Details klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
Weiter im Thema: Datenschutz und Betriebsrat — dort geht es um die Ausgestaltung, bei der die Mitbestimmung greift. Und Arbeitszeitmodelle für die praktische Abbildung.