Zehn Inseln, zehn Formate
Jede Filiale führt ihre Liste ein bisschen anders. Die Zentrale bekommt am Monatsende zehn verschiedene Dateien und baut daraus von Hand eine Auswertung.
Kapitel zu den BerichtenFilialbetriebe
Jede Filiale für sich — und die Zentrale sieht alles
Zehn Standorte, zehn Dienstpläne, zehn Stapel Stundenzettel. In einem System sind es zehn Gruppen: Jede Filialleitung sieht ihre Leute, die Zentrale sieht alle — und beide sehen dieselben Zahlen.
- Filialen als Gruppen, jede mit eigener Leitung und Vertretung
- Anwesenheit je Filiale live auf einer Tafel
- Ein Tablet je Filiale genügt als PIN-Terminal
- Berichte je Filiale und über alle Filialen zusammen
- Wer mehrere Standorte betreut, sieht sie in einer Ansicht
- Der Preis richtet sich nach Mitarbeitern, nicht nach Standorten
Über mehrere Standorte
Was Filialbetriebe jeden Monat kostet
Drei Punkte, die mit jedem zusätzlichen Standort größer werden.
Wer ist gerade da?
Ein Anruf in der Filiale beantwortet die Frage für einen Standort. Für zehn Standorte sind es zehn Anrufe — und danach ist die Antwort schon wieder alt.
Kapitel zur AnwesenheitAushilfen, die überall aushelfen
Wer heute in der einen und morgen in der anderen Filiale arbeitet, steht in zwei Listen — und am Monatsende in keiner davon vollständig.
Kapitel zur VerwaltungMit der ITN-Zeiterfassung
Getrennt geführt, zusammen ausgewertet
Gruppen bilden die Filialen ab. Was in der Filiale entsteht, bleibt dort sichtbar — und liegt in der Zentrale trotzdem bereits zusammengefasst vor.
Filialen sind Gruppen
Jede Filiale bekommt ihre Gruppe mit Leitung und hinterlegter Vertretung. Wer eine Gruppe führt, pflegt die Zeiten ihrer Beschäftigten und sieht ihre Anträge und Auswertungen.
Anwesenheit auf einer Tafel
Die Anwesenheitstafel zeigt je Gruppe, wer gerade im Haus ist. Auf einem Bildschirm in der Filiale oder am Rechner in der Zentrale — ohne Anruf und ohne Nachfrage.
Ein Tablet genügt je Filiale
Ein handelsübliches Tablet wird zum PIN-Terminal: Jeder stempelt mit seiner Nummer, ohne eigenen Rechner und ohne eigenes Telefon. Wo es fester sein soll, liest ein Datafox-Terminal Chip oder Fingerabdruck und meldet jede Buchung direkt an den Server.
Zuständigkeit über mehrere Filialen
Wer mehrere Standorte betreut, bekommt sie zusammen: ein Dashboard, eine Abwesenheitsübersicht, ein Genehmigungsweg. Beschäftigte, die in mehreren Häusern aushelfen, bleiben dabei eine Person mit einem Konto. Aushilfen ohne festes Soll können ein Modell bekommen, in dem einfach alle gearbeiteten Stunden zählen.
Dieselben Zahlen für alle
Berichte je Person, je Gruppe und über alle Gruppen hinweg — als Tabelle, PDF und CSV. Die Zentrale rechnet nichts nach, sie liest ab. „Per E-Mail senden“ schickt den eingestellten Bericht als PDF an bis zu drei Adressen, etwa an das Lohnbüro, mit Prüfschritt vor dem Versand. Für die Abrechnung entsteht eine Importdatei für DATEV, für andere Lohnprogramme die Lohnübersicht.
Eine Information erreicht alle Häuser
Geänderte Öffnungszeiten am Brückentag gehen als Mitteilung an alle Filialen auf einmal — in die App und auf Wunsch zusätzlich als E-Mail über Ihren eigenen Mailserver, mit Nachweis, wer sie gelesen hat. Das ersetzt den Rundruf am Vorabend.
Mehr dazu: PIN-Terminal und Terminals · Mitteilungen · Schichtplanung · Bäckerei · Funktionsreferenz
Schritt für Schritt im Handbuch: Gruppen · Anwesenheit · PIN-Terminal.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen aus Filialbetrieben
Können wir jede Filiale getrennt führen?
Ja. Gruppen bilden die Filialen ab, Standorte die Adressen dazu. Planung, Anwesenheit, Anträge und Berichte lassen sich je Filiale ansehen; die Zentrale sieht alle Gruppen zusammen.
Wer ist wofür zuständig?
Die Zuständigkeit hängt an der Gruppe. Eine Filialleitung pflegt die Zeiten ihrer eigenen Beschäftigten und sieht deren Anträge und Auswertungen, die Vertretung ebenso. Wer Administratorrechte hat, sieht alle Gruppen.
Was ist mit Beschäftigten, die in mehreren Filialen arbeiten?
Sie bleiben eine Person mit einem Zeitkonto. Die Rolle Abteilungsleiter pflegt die Zeiten ihrer Gruppen und entscheidet deren Meldungen — das dürfen mehrere Filialen sein, die dann in einer Ansicht stehen. Für Aushilfen ohne festes Soll gibt es das Modell „Alle gearbeiteten Stunden zählen“: kein Soll, jede erfasste Stunde zählt.
Brauchen wir in jeder Filiale einen Rechner?
Ein Tablet genügt: Es wird zum PIN-Terminal, an dem jeder mit seiner Nummer stempelt. Wo eine feste Lösung gewünscht ist, liest ein Datafox-Terminal Chip oder Fingerabdruck. Wer ein eigenes Telefon nutzt, stempelt damit.
Sieht die Zentrale, wer gerade wo arbeitet?
Ja, über die Anwesenheitstafel. Sie zeigt je Gruppe die anwesenden Beschäftigten und lässt sich auf einen Bildschirm in der Filiale legen oder aus der Zentrale aufrufen. Auf dem Dashboard zeigt die Karte „Anwesenheit nach Gruppen“ je Gruppe, wer da ist, seit wann und wie lange, darunter Stempelfehler.
Wie erreichen wir alle Filialen gleichzeitig?
Über eine Mitteilung an alle oder an ausgewählte Gruppen. Sie erscheint in der App und auf Wunsch zusätzlich als E-Mail über Ihren eigenen Mailserver. Als wichtig markiert erscheint sie beim nächsten Start der App als Fenster; anschließend ist ablesbar, wer sie gelesen hat.
Wie bekommt die Lohnabrechnung die Zahlen aller Filialen?
Am Monatsende entsteht eine Importdatei für DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt, für alle, eine Gruppe oder eine Person. Für andere Lohnprogramme gibt es die Lohnübersicht als CSV oder PDF: je Mitarbeiter Soll, Ist, Plus/Minus, Gleitzeitsaldo, Zuschläge und Abwesenheitstage. Einzelne Berichte gehen auf Knopfdruck als PDF per E-Mail an das Lohnbüro.
Was kostet das bei mehreren Standorten?
Der Preis richtet sich nach der Zahl der Mitarbeiter, nicht nach der Zahl der Standorte: 2,90 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., für kirchliche, gemeinnützige und öffentliche Arbeitgeber 1,00 €. Weitere Filialen kosten keinen Aufpreis.
Anfrage
Wie viele Standorte, wie viele Beschäftigte?
Nennen Sie uns Ihre Filialen und die Zahl der Beschäftigten je Haus. Wir bilden Ihre Struktur nach und zeigen Ihnen die Auswertung, die die Zentrale danach bekommt.
Ihre Anfrage per E-Mail
Der folgende Knopf öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Entwurf, in dem die Angaben bereits als Stichpunkte stehen, die wir für ein Angebot brauchen. Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an.
Oder ganz ohne Vorlage an info@itn-network.de. Bitte senden Sie uns keine Zugangsdaten und keine Zeitdaten Ihrer Beschäftigten — für ein Angebot genügen Zahlen.