„Die Anlieferung kommt morgen erst um 7 Uhr“ lief bisher über Telefonketten und private Messenger: an der Zeiterfassung vorbei und ohne Nachweis. Hier erreichen solche Nachrichten dieselben Leute im selben Programm — mit Bestätigung, wer sie gelesen hat.
Nicht für den Plausch — für die Information, die jeden erreichen muss und im Zweifel belegbar sein soll.
Am Brückentag öffnet die Filiale erst um zehn. Wer es nicht weiß, steht um sieben vor der Tür.
Die Nachtschicht beginnt diese Woche eine Stunde früher. Das muss ankommen, bevor jemand zur alten Zeit erscheint.
Eine neue Regel im Betrieb. Später soll nachvollziehbar sein, wer sie zur Kenntnis genommen hat.
Eine Gefahrenstelle auf dem Gelände, eine geänderte Schutzausrüstung. Hier zählt der Nachweis nicht nur intern.
Drei Schritte, und am Ende steht, wer gelesen hat.
Administratoren und die Geschäftsleitung erreichen alle, Abteilungsleiter und Bearbeiter die ihnen zugeteilten Gruppen (die hinterlegte Vertretung zählt mit), ein benannter Vorgesetzter die ihm zugeordneten Personen. In der Empfängerauswahl steht nur, wen man erreichen darf.
Kapitel MitteilungenEine normale Mitteilung wartet im Postfach; Glocke und Kachel zeigen die Zahl der ungelesenen. Eine als wichtig gekennzeichnete öffnet sich beim nächsten Start als Fenster, das sich nur mit „Gelesen“ schließen lässt.
Bei jeder gesendeten Mitteilung steht, wie viele Empfänger sie gelesen haben — auf Wunsch mit Namen und Zeitpunkt. Eine Mitteilung lässt sich zurückziehen; sie verschwindet dann aus allen Postfächern, bereits verschickte E-Mails bleiben allerdings.
Wer die App schon zum Stempeln nutzt, hat die Mitteilungen damit bereits.
Benachrichtigungen des Betriebssystems werden bewusst nicht verwendet. Es gibt damit keine Erlaubnis, die jemand verweigern könnte, und nichts steht auf dem Sperrbildschirm — was auf privaten Telefonen zählt, die niemand für den Betrieb hergeben muss.
Wer auch ein Postfach außerhalb der Zeiterfassung erreichen will, setzt beim Verfassen den Haken „Auch per E-Mail senden“ — am PC, am Handy und bei „Änderungen mitteilen“ in der Schichtplanung. Verschickt wird über Ihren eigenen Mailserver; bestätigt wird weiter in der App.
Die zuletzt geladenen Mitteilungen bleiben in der App, auch wenn in der Halle oder im Keller kein Empfang ist.
Kein Chat, keine Diskussion. Wer etwas beantragen möchte, nutzt das Antragswesen — dort ist der Weg samt Entscheidung geregelt.
An eine einzelne Person, an eine ganze Abteilung oder an alle. In der Empfängerauswahl stehen ausschließlich Personen und Gruppen, die der Absender auch erreichen darf.
Administratoren und die Geschäftsleitung erreichen alle, Abteilungsleiter und Bearbeiter die ihnen zugeteilten Gruppen (die hinterlegte Vertretung zählt mit), ein benannter Vorgesetzter die ihm zugeordneten Personen. Alle übrigen Beschäftigten haben ein Postfach, aber keinen Schreibzugriff.
Der Empfänger schließt die Mitteilung mit „Gelesen“. Unter „Gesendet“ steht dann bei jeder Mitteilung, wie viele Empfänger sie zur Kenntnis genommen haben — auf Wunsch mit Namen und Zeitpunkt. Damit ist belegbar, wer die Information hatte.
Eine normale Mitteilung wartet im Postfach; die Glocke in der Kopfzeile und die Kachel in der Handy-App zeigen die Zahl der ungelesenen. Eine als wichtig gekennzeichnete öffnet sich beim nächsten Start als Fenster, das sich nur mit „Gelesen“ schließen lässt — für den Fall, dass eine Nachricht wirklich jeden erreichen muss.
Nein, und das ist Absicht. Benachrichtigungen des Betriebssystems werden bewusst nicht verwendet: So gibt es keine Erlaubnis, die jemand verweigern könnte, und nichts steht auf dem Sperrbildschirm. Das zählt gerade auf privaten Telefonen, die niemand für den Betrieb hergeben muss. Die Kachel mit dem Zähler genügt.
Ja, auf Wunsch zusätzlich. Die Mitteilung steht immer in der App; setzt der Absender beim Verfassen den Haken „Auch per E-Mail senden“, bekommt außerdem jeder Empfänger mit hinterlegter „E-Mail für Benachrichtigungen“ eine eigene E-Mail — verschickt über Ihren eigenen Mailserver. Niemand sieht die Adressen der anderen, Antworten gehen an den Absender. Bestätigt wird weiter in der App: Eine gelesene E-Mail zählt nicht als „Gelesen“. Ist kein Mailserver eingerichtet, bleibt der Haken ausgegraut.
Nein. Wer die App schon zum Stempeln nutzt, hat die Mitteilungen damit bereits — sie kommen mit den übrigen Daten in die App. Die zuletzt geladenen Mitteilungen bleiben auch ohne Netz lesbar.
Mitteilungen sind bewusst einseitig: kein Chat, keine Diskussion. Wer etwas beantragen möchte, nutzt das Antragswesen — dort ist der Weg samt Entscheidung geregelt.
Ja. Sie verschwindet dann aus allen Postfächern und bleibt unter „Gesendet“ als zurückgezogen stehen. Bereits verschickte E-Mails lassen sich allerdings nicht zurückholen. Jeder Versand steht mit Absender, Betreff und Empfängerzahl im Änderungsprotokoll.
Gelesene Mitteilungen bewahrt die Zeiterfassung zehn Jahre auf.
Ja, über die Stempeluhr. Wer eine wichtige Mitteilung noch nicht gelesen hat, sieht sie dort direkt nach der PIN groß als „ACHTUNG“-Fenster und bestätigt sie mit „Gelesen und verstanden“. Normale Mitteilungen erscheinen an der Stempeluhr nicht.
Alles im Detail steht im Kapitel Mitteilungen der Funktionsreferenz. Der Weg für Anträge steht bei Urlaub und Abwesenheiten. Wie eine Nachricht alle Häuser oder die ganze Schicht erreicht, zeigen die Seiten für Filialbetriebe und die Gastronomie.
Schritt für Schritt im Handbuch: Mitteilungen.
Aushang, Telefonkette, WhatsApp-Gruppe? Sagen Sie uns, worum es geht und wie viele Leute erreicht werden müssen.
Der folgende Knopf öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Entwurf, in dem die Angaben bereits als Stichpunkte stehen, die wir für ein Angebot brauchen. Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an.
Oder ganz ohne Vorlage an info@itn-network.de. Bitte senden Sie uns keine Zugangsdaten und keine Zeitdaten Ihrer Beschäftigten — für ein Angebot genügen Zahlen.
