Urlaub, Krankheit und Freistellung werden im Kalender aufgezogen statt in Formulare getippt — für einzelne Mitarbeiter wie für ganze Gruppen. Beantragt wird digital, entschieden mit einem Klick, und das Zeitkonto rechnet sofort mit.
Die Eingabe kommt ohne Formulare aus. Werkzeug wählen, über die Tage ziehen — fertig.
Urlaub grün, geplanter Urlaub schraffiert, Krank rot, Freistellung gelb. Die Spanne färbt sich beim Ziehen sofort ein, und das Konto rechnet unmittelbar mit. Der Radierer nimmt eine Markierung genauso schnell zurück.
Kapitel UrlaubDie Planungsansicht legt die ganze Gruppe übereinander: jede Person eine Zeile, jeder Tag eine Spalte. Zwei Verkäuferinnen in derselben Woche fallen auf, bevor der zweite Antrag entschieden ist — geplant wird direkt in der Ansicht, nicht in Listen.
Je Mitarbeiter ein Urlaubskonto mit Anspruch, Übertrag und Rest. Der Anspruch wird mit Datum geführt: Ändern sich mitten im Jahr die Wochenstunden, bleibt nachvollziehbar, wie der Anspruch zustande kommt.
Der Zettel auf dem Schreibtisch und die Rückfrage im Vorbeigehen entfallen. Bis zur Entscheidung bleibt das Zeitkonto unberührt.
Urlaub, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Dienstreise, Fortbildung, Gleitzeitausgleich, Zeitenkorrektur und das Storno eines eingetragenen Tages. Für den Grund stehen die häufigen Fälle zur Auswahl, freier Text bleibt möglich.
Entschieden wird vom benannten Vorgesetzten; ohne Vorgesetzten von der Geschäftsleitung, sonst von den Administratoren. Je Gruppe lässt sich eine Vertretung hinterlegen, damit im Urlaub nichts liegen bleibt.
Auch ein Abteilungsleiter nicht — für den eigenen Antrag gibt es den Knopf gar nicht erst.
Vor der Genehmigung einer Zeitenkorrektur prüft der Server, ob der Tag inzwischen bearbeitet wurde. Wenn ja, wird abgelehnt statt eine neuere Änderung zu überschreiben.
Nachricht an die Zuständigen beim Eingang, Nachricht an den Mitarbeiter bei der Entscheidung. Ohne hinterlegte Adresse erscheint alles einfach in der Web- und der Handy-App.
Wer wann was entschieden hat, steht im Änderungsprotokoll — mit Person, Zeitpunkt und Grund.
Wer seinen Urlaub im Mailprogramm sehen will, muss ihn nicht zweimal eintragen.
Ist die Kalender-Anbindung eingerichtet, trägt die Zeiterfassung jede ganztägige Abwesenheit als Termin in den persönlichen Kalender ein — am Rechner, am Handy oder im Webmail.
Geplanter Urlaub erscheint als vorläufiger Termin. Mit der Genehmigung wird derselbe Termin auf bestätigt gesetzt; wird die Abwesenheit entfernt, verschwindet auch der Termin.
Der Austausch läuft über CalDAV. Damit arbeitet die Zeiterfassung mit einer ganzen Reihe von Mail- und Groupware-Servern zusammen, auch selbst gehosteten.
Die Anbindung wird für jeden Mitarbeiter einzeln eingerichtet, mit eigenem und verschlüsselt gespeichertem Passwort.
Grafisch, ohne Formular. In der Kalenderleiste wählen Sie das Werkzeug — Urlaub, geplanter Urlaub, Krank, Freistellung bezahlt oder unbezahlt — und ziehen damit über die Tage. Die Spanne färbt sich sofort ein, das Konto rechnet unmittelbar mit. Der Radierer nimmt eine Markierung genauso schnell wieder zurück.
Ja, das ist der Zweck der Planungsansicht: jede Person eine Zeile, jeder Tag eine Spalte, die ganze Gruppe nebeneinander. Urlaub, geplante Anträge und Krankheitstage liegen farbig übereinander, sodass Engpässe sofort auffallen — zwei Verkäuferinnen in derselben Woche sieht man, bevor der zweite Antrag genehmigt ist.
Ja, am PC oder mit dem Handy. Beantragter Urlaub erscheint sofort als „geplant“ im Raster — die Abteilung sieht also früh, wer weg möchte. Am Zeitkonto ändert sich bis zur Entscheidung nichts.
Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Dienstreise, Fortbildung, Gleitzeitausgleich, die Korrektur einer vergessenen Stempelzeit und das Storno eines eingetragenen Tages. Für den Grund stehen die häufigen Fälle zur Auswahl — vergessen zu stempeln, falsche Zeit, doppelt gestempelt, Terminal nicht erreichbar, Arzttermin, Dienstgang — freier Text bleibt möglich.
Der benannte Vorgesetzte der Person. Ist keiner hinterlegt, entscheidet die Geschäftsleitung, sonst die Administratoren. Offene Meldungen stehen als Kennzahl und Karte auf dem Dashboard und werden dort direkt genehmigt oder mit Begründung abgelehnt.
Nein, auch ein Abteilungsleiter nicht — der Knopf ist dafür gar nicht erst da. Je Gruppe lässt sich zusätzlich eine Vertretung hinterlegen, damit im Urlaub des Vorgesetzten nichts liegen bleibt.
Bei einer genehmigten Zeitenkorrektur prüft der Server vorher, ob der Tag inzwischen bearbeitet wurde. Ist das der Fall, wird die Genehmigung abgelehnt, statt eine veraltete Korrektur über eine neuere Änderung zu bügeln.
Auf Wunsch verschickt das System E-Mails in beide Richtungen: an die Zuständigen, wenn eine Meldung eingeht, und an den Mitarbeiter, sobald entschieden wurde. Ohne hinterlegte Adresse erscheint die Entscheidung einfach in der Web- und der Handy-App — ein Postfach braucht dafür niemand.
Ja, über CalDAV — den offenen Kalender-Standard. Ist die Anbindung an Ihren Mailserver eingerichtet, trägt die Zeiterfassung jede ganztägige Abwesenheit als Termin in den persönlichen Kalender ein: geplanter Urlaub als vorläufiger Termin, mit der Genehmigung wird er auf bestätigt gesetzt, beim Entfernen wieder gelöscht. Die Anbindung ist freiwillig und wird je Mitarbeiter mit eigenem, verschlüsselt gespeichertem Passwort eingerichtet.
Je Mitarbeiter gibt es ein Urlaubskonto mit Anspruch, Übertrag und Rest. Der Anspruch wird mit Datum geführt, sodass eine Änderung mitten im Jahr — etwa bei einem Wechsel der Wochenstunden — nachvollziehbar bleibt.
Kind krank, Reha, Wiedereingliederung, Mutterschutz und Elternzeit, dazu Freistellung bezahlt oder unbezahlt, Dienstreise und Fortbildung, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Gleitzeitausgleich und Berufsschule. Die seltenen Arten stehen in der Kalenderleiste unter „weitere Arten …“, in der Gruppenplanung haben Reha, Wiedereingliederung, Mutterschutz und Elternzeit eigene Knöpfe. Kind krank rechnet wie Krank, wird aber eigens ausgewiesen; Elternzeit zählt neutral — kein Minus im Konto und keine Arbeitszeit im Lohnexport.
Mit der AU-Kontrolle, die Sie in den Einstellungen einschalten. Am Krankheitszeitraum gibt es dann einen Haken „AU liegt vor“. Ab dem eingestellten Krankheitstag — Vorgabe ist der dritte Kalendertag — steht „AU fehlt“ in Zeiterfassung, Planung, Dashboard und Abwesenheitsübersicht, bis abgehakt ist. Sichtbar ist das nur für Verwaltung und Abteilungsleitung; an Soll, Ist und Lohn ändert es nichts.
Beim Eintrag „Krank“ (ebenso „Kind krank“) gibt es den Haken „Rest des Tages als „Krank“ werten“. Dann wird ab dem letzten Gehen die Zeit bis zum Tagessoll gutgeschrieben, und der Tag ist erfüllt — statt dass ein ganztägiges Krank das volle Soll zusätzlich zur gearbeiteten Zeit gutschreibt.
Alles im Detail steht in den Kapiteln Urlaub und Abwesenheiten und Antragswesen der Funktionsreferenz.
Excel-Liste, Papierantrag, Zuruf? Sagen Sie uns, wie es heute geregelt ist und wie viele Leute betroffen sind — dann zeigen wir den Weg an Ihrem eigenen Fall.
Der folgende Knopf öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Entwurf, in dem die Angaben bereits als Stichpunkte stehen, die wir für ein Angebot brauchen. Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an.
Oder ganz ohne Vorlage an info@itn-network.de. Bitte senden Sie uns keine Zugangsdaten und keine Zeitdaten Ihrer Beschäftigten — für ein Angebot genügen Zahlen.
