Sollzeit, Istzeit und das Arbeitszeitkonto
Drei Begriffe, an denen sich die meisten Rückfragen entzünden. Was sie bedeuten, wie aus ihnen der Saldo entsteht und was beim Monatswechsel mit ihm geschieht.
BegriffeRatgeber · Grundlagen
Wie digitale Zeiterfassung funktioniert
Zwischen dem Antippen am Morgen und der Zahl, die im Lohnlauf ankommt, liegen vier Schritte. Wer sie kennt, erkennt auch, warum zwei Betriebe mit derselben Software zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen — und an welchen Stellen er selbst entscheidet.
- Erfasst wird ein Zeitpunkt, nicht eine Dauer
- Die Dauer entsteht erst durch das Arbeitszeitmodell
- Korrekturen laufen als Antrag, nicht als stille Änderung
- Am Ende steht ein Bericht und eine Datei für das Lohnbüro
- Jede Änderung bleibt nachvollziehbar
Schritt 1
Eine Stempelung ist ein Zeitpunkt
Das klingt selbstverständlich, ist aber der Grund für die meisten Missverständnisse.
Wer morgens auf „Kommen“ tippt, erzeugt keinen Arbeitstag, sondern einen einzelnen Eintrag: dieser Mensch, dieser Zeitpunkt, dieser Weg. Der Weg ist mit aufgezeichnet — ob im Browser am Arbeitsplatz, in der Handy-App, am Tablet mit persönlicher PIN oder an einem festen Terminal mit Chip oder Fingerabdruck.
Dass es ein Zeitpunkt ist und keine Dauer, hat eine praktische Folge: Eine Stempelung allein sagt noch nichts über Soll, Pause oder Zuschlag. Sie ist die Beobachtung. Alles Weitere ist Rechnung — und die Regeln dafür bestimmen Sie.
Weil der Zeitpunkt das Rohmaterial ist, muss er auch dann entstehen können, wenn gerade keine Verbindung besteht. In der Handy-App wandert er dafür in eine Warteschlange im Telefon und geht später mit seiner ursprünglichen Uhrzeit heraus; ein festes Terminal puffert ebenso und meldet nach.
Schritt 2
Aus Zeitpunkten wird ein Tag
Hier entscheidet sich, ob am Monatsende jemand nachrechnen muss.
Das Arbeitszeitmodell liefert das Soll
Zu jeder Person gehört ein Modell mit Tageskarten von Montag bis Sonntag. Dort steht, wie lang der Tag sein soll, welche Pausenregel greift und wie Feiertage behandelt werden.
Die Pause kommt aus der Regel, nicht aus dem Gedächtnis
Ob eine Pause gestempelt oder nach Regel abgezogen wird, ist eine Einstellung. In der Tageszeile ist anschließend sichtbar, welche Regel gegriffen hat — das beantwortet die Rückfrage, bevor sie gestellt wird.
Zuschläge entstehen aus dem Zeitfenster
Zu jeder Zuschlagsart gehört ein Anspruchsfenster. Wer hineinarbeitet, bekommt den Zuschlag; niemand trägt ihn nachträglich ein.
Die Differenz ist das Ergebnis
Ist minus Soll ergibt den Saldo des Tages. Was daraus im Monat wird, steht ausführlich unter Sollzeit, Istzeit und Arbeitszeitkonto.
Wie ein Modell aufgebaut ist — Kernzeit, Stempelfenster, Übernachtschichten —, steht unter Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit.
Schritt 3
Was tun, wenn jemand vergisst zu stempeln
Das passiert. Entscheidend ist, was danach damit geschieht.
In einem Programm, in dem jeder seine eigenen Zeiten ändern kann, ist die Aufzeichnung wenig wert. In einem, in dem niemand etwas ändern kann, wird sie falsch. Der Weg dazwischen heißt Meldung: Die betroffene Person trägt nach, was fehlt, und begründet es. Der Vorgesetzte sieht die Meldung und entscheidet.
Erst mit der Genehmigung ändert sich die Zeit. Die Änderung steht danach im Protokoll — mit Zeitpunkt, verantwortlicher Person, Vorgang und dem Wert, der vorher dort stand. Einträge des Protokolls lassen sich weder ändern noch löschen. Das schützt beide Seiten: den Betrieb, wenn die Aufzeichnung vorgelegt werden muss, und die Beschäftigten, wenn jemand behauptet, es sei anders gewesen.
Denselben Weg nehmen Urlaub und Abwesenheiten. Das ist kein Zufall, sondern derselbe Gedanke: Wer etwas ändern will, stellt einen Antrag; wer zuständig ist, entscheidet ihn.
Schritt 4
Am Ende steht ein Bericht und eine Datei
Der Monatsabschluss ist der Punkt, an dem sich zeigt, ob die drei Schritte davor sauber waren.
Prüfen
Die Monatsübersicht führt alle Kennzahlen je Person auf einer Seite. Auffälligkeiten — fehlende Gegenstempel, ungewöhnliche Salden — fallen hier auf, nicht erst im Lohnbüro.
Belegen
Tages-, Monats- und Gruppenberichte gehen als Tabelle, PDF und CSV heraus. Für Rückfragen einzelner Beschäftigter genügt der Bericht, den sie ohnehin selbst im Telefon sehen.
Übergeben
Für die Abrechnung entsteht eine DATEV-Datei. Damit sie ohne Nacharbeit ankommt, müssen Personalnummern und Lohnarten einmal zugeordnet werden — das ist die Arbeit am Anfang, nicht jeden Monat.
Der ganze Weg von der Stempelung bis zur Lohndatei steht unter DATEV und Lohnbüro. Was die Aufzeichnungspflicht davon verlangt, ist ein eigenes Thema: Rechtslage.
Zum Mitnehmen
Die vier Stellen, an denen Sie entscheiden
Dieselbe Software, zwei Betriebe, zwei Ergebnisse — das liegt nie an der Software, sondern an diesen vier Einstellungen.
Womit gestempelt wird
Browser, Handy, Tablet mit PIN, festes Terminal — oder mehreres nebeneinander. Danach richtet sich, was Sie an Geräten brauchen.
Welche Modelle es gibt
Ein Modell je Arbeitszeitregelung, nicht je Person. Das ist der Teil, für den es sich lohnt, einmal in Ruhe zu sitzen.
Wer Korrekturen entscheidet
Zuständigkeit und Vertretung stehen fest, bevor der erste Antrag gestellt wird — sonst bleibt er liegen.
Was das Lohnbüro bekommt
Lohnarten und Personalnummern einmal zuordnen, den ersten Monat parallel rechnen, dann stimmt es.
Weiterlesen
Weitere Ratgeber
Berufsschule im Dienstplan und im Zeitkonto
Schultage, Blockwochen und Schulferien gehören zum Ausbildungsjahr — und in die Planung. Wie sie einmal hinterlegt werden und was danach mit Tagessoll und Saldo passiert.
Ausbildung