Wie digitale Zeiterfassung funktioniert
Vom Antippen bis zur Zahl im Lohnlauf: Was zwischen Stempelung und Monatsabschluss tatsächlich passiert — und an welchen vier Stellen ein Betrieb entscheidet, wie das Ergebnis aussieht.
GrundlagenRatgeber · Begriffe
Sollzeit, Istzeit und das Arbeitszeitkonto
An diesen drei Begriffen entzünden sich die meisten Rückfragen — und zwar nicht, weil sie schwierig wären, sondern weil sie im Betrieb oft unausgesprochen bleiben. Hier stehen sie ausgeschrieben, mit dem, was im Monatswechsel daraus folgt.
- Sollzeit: was der Tag laut Modell haben soll
- Istzeit: was nach Pausenabzug tatsächlich gearbeitet wurde
- Saldo: Ist minus Soll — je Tag und aufsummiert je Monat
- Das Zeitkonto trägt den Saldo in den Folgemonat
- Eine Kappungsgrenze begrenzt das Guthaben nach oben
Sollzeit
Was der Tag haben soll
Die Sollzeit ist keine Eigenschaft der Person, sondern des Tages — und sie kommt aus dem Arbeitszeitmodell.
Zu jedem Arbeitszeitmodell gehören Tageskarten von Montag bis Sonntag. Auf jeder steht, wie lang der Tag sein soll und welche Pausenregel gilt. Wer montags bis donnerstags acht Stunden arbeitet und freitags sechs, hat kein besonderes Modell — er hat fünf Tageskarten mit unterschiedlichen Werten.
Daraus folgt etwas Praktisches: Das Soll eines Monats ist nicht „40 Stunden mal 4,3“, sondern die Summe der Tageskarten der Tage, die in diesem Monat tatsächlich liegen. Ein Monat mit einem Feiertag am Dienstag hat ein anderes Soll als einer ohne — und zwar ohne dass jemand etwas einträgt.
Für Betriebe, denen die tägliche Verteilung gleichgültig ist, gibt es die Monats-Gleitzeit: Dort steht ein Monatssoll, und wie es sich über die Tage verteilt, bleibt offen. Beides nebeneinander im selben Haus ist möglich, weil das Modell an der Person hängt und nicht am Betrieb.
Istzeit
Was tatsächlich gearbeitet wurde
Nicht die Spanne zwischen Kommen und Gehen — sondern das, was nach der Pausenregel davon übrig bleibt.
Zwischen 07:00 und 16:30 liegen neuneinhalb Stunden. Ob daraus acht Stunden Istzeit werden oder neun, entscheidet die Pausenregel: gestempelte Pause oder Abzug nach Regel. Genau deshalb ist es wichtig, dass die Tageszeile zeigt, welche Regel gegriffen hat — die Rückfrage „warum steht da acht?“ beantwortet sich damit von selbst.
Auch Abwesenheiten wirken auf die Istzeit, und zwar unterschiedlich. Eine bezahlte ganztägige Abwesenheit ohne Stempelung deckt das Tagessoll: Ist gleich Soll, Saldo 0 — es entsteht also weder Plus noch Minus. Eine unbezahlte Freistellung deckt es nicht und wird nur dokumentiert. Urlaub bucht zusätzlich auf das Urlaubskonto.
Saldo
Die Differenz, Tag für Tag
Ist minus Soll. Das ist die ganze Formel — interessant wird erst, was mit dem Ergebnis geschieht.
Der Tagessaldo
Wer neun Stunden arbeitet bei acht Stunden Soll, hat an diesem Tag eine Stunde Plus. Wer sechs arbeitet, hat zwei Minus. Beides steht in der Tageszeile, nicht erst in einer Auswertung.
Der Monatssaldo
Die Summe der Tage des Monats. Die Kontokarte zeigt ihn zusammen mit dem Übertrag aus den Vormonaten, der Gleitzeit und dem Resturlaub — vier Zahlen, die eine Rückfrage meist schon beantworten.
Gleitzeitausgleich
Wer einen angesparten Gleitzeitstand abbummelt, trägt das als Abwesenheitsart ein. Das Minus des Tages zehrt dann den Stand ab, statt als offenes Minus stehen zu bleiben.
Wer ihn sieht
Jede Person sieht ihre eigenen Zahlen — im Browser und in der Handy-App. Das ist kein Entgegenkommen, sondern der wirksamste Weg, Fehler früh zu finden: Wer sein eigenes Konto kennt, meldet die vergessene Stempelung noch in derselben Woche.
Arbeitszeitkonto
Was beim Monatswechsel passiert
Hier trennen sich zwei Betriebsarten — und die Entscheidung dafür ist eine Einstellung, keine Software-Eigenschaft.
Das Gleitzeitkonto lässt sich je Arbeitszeitmodell ein- oder ausschalten. Ist es aus, beginnt jeder Monat bei null: Der Saldo des Vormonats bleibt in seinem Monat stehen und wandert nicht mit. Das passt zu Betrieben, in denen Mehrarbeit ausgezahlt oder monatlich ausgeglichen wird.
Ist es an, wandert der Saldo aller Vormonate als Übertrag in den neuen Monat. Aus dem Monatssaldo wird damit ein fortlaufendes Konto — das, was die meisten meinen, wenn sie „Arbeitszeitkonto“ sagen.
Dazu gehört die Kappungsgrenze: Sie begrenzt den Gleitzeitstand beim Monatswechsel und wirkt nur nach oben. Damit lässt sich verabreden, dass Guthaben genommen und nicht endlos angespart wird — eine Regel, die im Betrieb ohnehin oft besteht und hier nur eingetragen wird.
Ob und in welcher Höhe gekappt werden darf, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag. Die Anwendung bildet ab, was Sie vereinbart haben; die Vereinbarung selbst treffen Sie.
Wie ein Modell im Einzelnen aufgebaut wird, steht unter Arbeitszeitmodelle und Gleitzeit; die Abwesenheitsarten und ihr Weg über den Vorgesetzten unter Urlaub und Abwesenheiten.
Zum Mitnehmen
Ein Monat in vier Zahlen
Wer diese vier nebeneinander sieht, kann jede Rückfahrt zum Monatsanfang vermeiden.
Soll
Die Summe der Tageskarten der Tage dieses Monats — Feiertage und modellfreie Tage bereits berücksichtigt.
Ist
Was nach Pausenregel gearbeitet wurde, zuzüglich der Tage, die eine bezahlte Abwesenheit abdeckt.
Saldo
Ist minus Soll. Ein Plus ist angesparte Zeit, ein Minus offene Zeit — beides ohne Wertung, bis jemand etwas damit vereinbart.
Übertrag
Was aus den Vormonaten mitkommt, sofern das Gleitzeitkonto eingeschaltet ist — auf Wunsch begrenzt durch die Kappungsgrenze.
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