Unterlagen der Beschäftigten geordnet aufbewahren
Das Zusatzmodul zur ITN-Zeiterfassung legt die Unterlagen Ihrer Beschäftigten je Mitarbeiter ab — nur für Admins, mit Fristvorschlägen, die Sie selbst prüfen, und Löschvorschlägen. Es unterstützt bei der Aufbewahrung, ist aber kein Lohnprogramm und ersetzt keine rechtliche Prüfung.
- Je Mitarbeiter abgelegt, Dokumentgruppen als Reiter
- Nur PDF, jede Datei einzeln verschlüsselt
- Neue Versionen statt Überschreiben
- Fristvorschläge, die Sie selbst prüfen
- Gelöscht wird nur nach Ihrer Freigabe
- Export als ZIP, lesbar ohne die Zeiterfassung
Eine Akte je Mitarbeiter
Dokumentenarten mit Vorschlägen, eigene Arten und selbst benannte Dokumentgruppen, die in der Akte als Reiter erscheinen. Zu jedem Dokument stehen Datum, Versionen, Frist und Status beisammen.
Abgelegt werden PDF-Dateien bis 25 MB. Abgelehnt werden PDFs mit Öffnungs-Passwort oder mit gefundenen Skripten, nachgeladenen Inhalten und Anhängen, bei Entgelt- und Steuerbelegen auch mit Formularfeldern. Einen Virenscan gibt es nicht.
Eine neue Datei überschreibt nie die alte, jede ist eine eigene Version. Dokumente lassen sich mit Grund archivieren und wieder reaktivieren.
Bei Lohn- und Beitragsunterlagen fragt das Programm, wo das Original liegt: auf Papier, elektronisch an anderer Stelle, als abgelegte Datei selbst oder kein gesondertes Original. Papieroriginale und elektronische Originale an anderer Stelle bewahren Sie weiter selbst auf.
Die Akten sind nur für Admins. Dokumente mit dem Kennzeichen Gesundheit oder Straftaten öffnen nur die Admins mit dem Leserecht für diese Kategorie.
Vorschläge, keine Automatik
Je Dokumentenart gibt es Fristvorschläge, dazu Löschvorschläge und Karten, wenn eine Löschfrist ansteht. Gelöscht wird erst, wenn Sie es freigeben.
Alle vorbelegten Fristen sind Empfehlungen von ITN und nicht rechtlich geprüft. Sie prüfen und ändern sie selbst.
Für kirchliche Arbeitgeber können eigene Regeln gelten, zum Beispiel kirchliche Personalakten- und Aufbewahrungsordnungen, teils mit Fristen über den Austritt hinaus. Die Empfehlungen berücksichtigen das nicht — prüfen Sie das selbst.
Das Programm löscht nie von selbst. Gelöscht wird nur nach Ihrer Freigabe mit Grund und Passwort, mit Löschnachweis.
Eine Löschsperre schützt einzelne Dokumente oder ganze Personen.
Verschlüsselt, mit eigenem Leserecht und Nachweisbuch
Jede Datei ist einzeln verschlüsselt. Zum Öffnen fragt das Programm das eigene Passwort ab; die Freischaltung gilt höchstens 8 Stunden.
Kennzeichen für Gesundheit und Straftaten mit eigenem Leserecht: Solche Dokumente öffnen nur die Admins mit dem Leserecht für die jeweilige Kategorie. Vergeben und entzogen wird es je Kategorie.
Jede Änderung wird verkettet protokolliert. Das Nachweisbuch liegt in der Datenbank; einen Nachweis außerhalb bilden die Mails zum Tagesstand, die an Tagen mit neuen Einträgen und bei eingerichtetem Mailversand an die Admins gehen. Nach „Kette prüfen“ lassen sich Nummer und Prüfsumme aus einer solchen Mail abgleichen.
Massenabrufe von Akten werden gestoppt. Die Zeiterfassung läuft dabei weiter.
Eine Verfahrensbeschreibung zum Modul gibt es auf Anfrage. Was ITN-Supportmitarbeiter sehen und was nicht, steht unten bei den Fragen.
Als ZIP-Datei, lesbar ohne die Zeiterfassung
Eine Akte, alle Akten oder die Ausgabe für die Betriebsprüfung — jeweils als ZIP-Datei. Exporte aller Akten sind begrenzt; das Fenster nennt, ab wann der nächste wieder geht.
Die Unterlagen bleiben drei Monate exportierbar. Über die drei Monate hinaus sagt ITN keine Aufbewahrung zu, außer Sie beauftragen die Weiter-Aufbewahrung gesondert; danach steht die Löschung an.
Ob Sie Ihre Aufbewahrungspflichten nach dem Vertragsende erfüllen, prüfen Sie selbst. Nach dem Vertragsende lassen sich fällige Löschungen, Löschsperren, Aufschübe und Betriebsprüfungen weiter bearbeiten, Betriebsprüfungen bei bestätigter Verantwortungserklärung; einzelne Dokumente lassen sich dann nicht mehr ansehen.
2,50 € je aktivem Mitarbeiter und Monat
Zusätzlich zur ITN-Zeiterfassung, zzgl. MwSt. Für kirchliche und gemeinnützige Arbeitgeber 1,90 € nach Prüfung durch ITN.
100 MB je aktivem Mitarbeiter, mindestens 1 GB — gemeinsam für die Personalakten, die Dateien unter „Dokumente“, die Besuchsfotos und, wenn Sie ITN Service nutzen, die Service-Fotos.
Administratoren aktivieren das Modul unter Verwaltung → Lizenzen und können es zum Monatsende abbestellen. Wer sich verklickt hat, kann die Aktivierung bis 24 Uhr desselben Tages einmalig rückgängig machen; dann wird nichts berechnet. Es gibt das Modul nur zusammen mit der Zeiterfassung.
Es gibt das Modul nur in der Cloud, nicht On-Premise. Für Behörden und andere öffentliche Stellen wird es nicht angeboten.
Die Aktion „7 Monate kostenlos testen“ gilt für die Zeiterfassung. Die Elektronische Personalakte ist davon ausgenommen: Sie wird ab der Buchung berechnet, auch wenn die Zeiterfassung noch in den kostenlosen Monaten ist.
Was die Zeiterfassung selbst kostet, steht bei den Preisen der ITN-Zeiterfassung.
Häufige Fragen zur Elektronischen Personalakte
Was kostet die Elektronische Personalakte?
2,50 € je aktivem Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt., zusätzlich zur ITN-Zeiterfassung. Für kirchliche und gemeinnützige Arbeitgeber 1,90 € nach Prüfung durch ITN. Die Elektronische Personalakte ist nicht Teil der Aktion „7 Monate kostenlos testen“: Sie wird ab der Buchung berechnet, auch wenn die Zeiterfassung noch in den kostenlosen Monaten ist.
Für wen gibt es das Modul nicht?
Für Behörden und andere öffentliche Stellen wird das Modul nicht angeboten. Es gibt es nur in der Cloud, nicht On-Premise, und nur zusammen mit der ITN-Zeiterfassung.
Wie wird das Modul gebucht und abbestellt?
Administratoren aktivieren es selbst unter Verwaltung → Lizenzen und können es zum Monatsende abbestellen. Wer sich bei der Aktivierung verklickt hat, kann sie bis 24 Uhr desselben Tages einmalig rückgängig machen; dann wird nichts berechnet.
Welche Dateien lassen sich ablegen?
Nur PDF bis 25 MB. Jede Datei wird beim Hochladen geprüft: Abgelehnt werden PDFs mit Öffnungs-Passwort oder mit gefundenen Skripten, nachgeladenen Inhalten und Anhängen, bei Entgelt- und Steuerbelegen auch mit Formularfeldern. Einen Virenscan gibt es nicht.
Sind die vorgeschlagenen Fristen rechtlich geprüft?
Nein. Alle vorbelegten Fristen sind Empfehlungen von ITN und nicht rechtlich geprüft; Sie prüfen und ändern sie selbst. Für kirchliche Arbeitgeber können eigene Regeln gelten, zum Beispiel kirchliche Personalakten- und Aufbewahrungsordnungen, teils mit Fristen über den Austritt hinaus. Die Empfehlungen berücksichtigen das nicht. Das Modul unterstützt bei der Aufbewahrung, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung.
Löscht das Programm Unterlagen von selbst?
Nein. Es macht Löschvorschläge und zeigt Karten bei Löschfristen. Gelöscht wird nur nach Ihrer Freigabe mit Grund und Passwort, mit Löschnachweis. Eine Löschsperre schützt einzelne Dokumente oder ganze Personen.
Kann ITN meine Personalakten sehen?
ITN-Supportmitarbeiter haben innerhalb der Anwendung keinen direkten Zugriff auf Dokumente der Elektronischen Personalakte. Das gilt auch für Titel, Vermerke, das Nachweisbuch und den Export. Das gilt nicht für den allgemeinen Bereich „Dokumente“ außerhalb des Moduls. Sichtbar bleiben dem ITN-Support Angaben ohne Akteninhalt, darunter das Ergebnis von „Kette prüfen“, der Tagesstand und das PDF der Verantwortungserklärung. Im Protokoll Ihrer Firma zeigt die Anwendung dem ITN-Support die Zeilen zu Akten-Vorgängen und zum Leserecht nicht an. ITN hält Vorgänge des Moduls in seinem eigenen Betriebsprotokoll fest, darunter Exporte (Kennung Ihrer Firma, Umfang und Zweck, auch ohne Mail an ITN), Zugriffssperren und ihre Aufhebung (bei einer Aufhebung durch ITN mit Kennung des betroffenen Kontos, Grund und Angaben zur Rücksprache), das Sichern, Ersetzen, Zurückholen und Löschen der Akten Ihrer Firma (beim Ersetzen, Zurückholen und Löschen mit Grund) und Vorgänge der Schlüssel; Titel, Dateinamen Ihrer Unterlagen und Akteninhalte stehen dort nicht. Zu Zugriffssperren sieht ITN in seiner Betriebsübersicht auch den Namen des betroffenen Kontos. Akten-Vorgänge, die der ITN-Support selbst auslöst, etwa das Aufheben einer Zugriffssperre, zeigt die Anwendung im Protokoll Ihrer Firma nicht an; ersetzt ITN Ihre Akten beim Einspielen einer Sicherung, steht das im Nachweisbuch („Daten ersetzt“, ITN-Support, mit Grund) und im Löschprotokoll. Die übrigen Protokollzeilen, etwa zum Schutzkennzeichen einer Datei im allgemeinen Bereich „Dokumente“ (im Protokoll: Bereich „Personalakte-Dateien“), sieht der ITN-Support weiter. Einen Zugriff ermöglicht vor allem das Setzen eines Passworts: Setzt der ITN-Support das Passwort eines Kontos, auch beim Anlegen eines Kontos, steht das einmal in Ihrem Protokoll, und die betroffene Person sieht nach ihrer nächsten Anmeldung in der Zeiterfassung am PC (nicht im Nur-Lese-Zugang) einen Hinweis mit der Bitte, das Passwort zu ändern oder von einem Admin neu setzen zu lassen. Einen noch nicht benutzten Einrichtungslink kann ITN bis zu 30 Tage erneut abrufen. Das Abrufen und die Nutzung stehen im Protokoll; der Vermerk „Passwort durch ITN-Support gesetzt“ entfällt mit der Nutzung. Als Betreiber kann ITN einen technischen Zugriff außerhalb der Anwendung nicht absolut ausschließen.
Was passiert nach dem Abbestellen?
Die Unterlagen bleiben drei Monate exportierbar. Über die drei Monate hinaus sagt ITN keine Aufbewahrung zu, außer Sie beauftragen die Weiter-Aufbewahrung gesondert; danach steht die Löschung an. Ob Sie Ihre Aufbewahrungspflichten nach dem Vertragsende erfüllen, prüfen Sie selbst. Fällige Löschungen, Löschsperren, Aufschübe und Betriebsprüfungen lassen sich nach dem Vertragsende weiter bearbeiten, Betriebsprüfungen bei bestätigter Verantwortungserklärung; einzelne Dokumente lassen sich dann nicht mehr ansehen.
Wie viel Speicher ist enthalten?
100 MB je aktivem Mitarbeiter, mindestens 1 GB — gemeinsam für die Personalakten, die Dateien unter „Dokumente“, die Besuchsfotos und, wenn Sie ITN Service nutzen, die Service-Fotos.
Gibt es eine Verfahrensbeschreibung?
Ja, eine Verfahrensbeschreibung zum Modul gibt es auf Anfrage.
Die Personalakte der Grundversion — Stammdaten, Konto und Rechte einer Person — beschreibt das Kapitel Verwaltung der Funktionsreferenz.
Wie bewahren Sie Personalunterlagen heute auf?
Sagen Sie uns, wie viele Beschäftigte Sie haben und wo die Unterlagen heute liegen. Wir zeigen Ihnen das Modul an einem Beispiel.
Ihre Anfrage per E-Mail
Der folgende Knopf öffnet Ihr E-Mail-Programm mit einem vorbereiteten Entwurf, in dem die Angaben bereits als Stichpunkte stehen, die wir für ein Angebot brauchen. Lieber direkt sprechen? Rufen Sie uns an.
Oder ganz ohne Vorlage an info@itn-network.de. Bitte senden Sie uns keine Zugangsdaten und keine Zeitdaten Ihrer Beschäftigten — für ein Angebot genügen Zahlen.